高校档案资源远程精准服务与利用策略探析_颜冬英.pdf
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1、712023 年 第 7 期业务研讨高校档案资源远程精准服务与利用策略探析颜冬英(潍坊医学院,山东潍坊,261053)摘 要:文章分析了高校档案精准服务与利用的内涵与制约因素,并从高校档案精准服务与利用的内在要求出发,以潍坊医学院为例,提出以人为本,以资源共享为目标,强化档案意识与创新观念,依托远程利用平台、数字化技术手段,持续不断地改进和创新高校档案精准服务与利用的策略,从而推进高校档案工作创新发展,更好地服务学校治理与校友需求。关键词:高校档案;精准服务;共享高校档案馆(室)的日常工作是收集、整理和保管学校各部门的档案资料,服务学校治理、服务师生校友。为提升档案利用服务效率,加强以档案远程
2、利用平台建设为基础的档案精准服务与利用具有特殊意义。潍坊医学院在档案精准服务和资源利用方面立足服务学校中心工作、服务校友需求,打造新式远程查档平台,建设完成了校园网档案资源云平台、互联网档案远程利用服务平台和微信客户端远程服务利用平台三合一的远程查档系统;同时利用新媒体平台,打破时空限制,给广大师生校友提供更方便快捷的查阅服务;通过推动档案存量数字化、增量电子化,有重点、分步骤推进档案数据资源建设,不断提升服务能力与水平,取得了很好的效果。一、高校档案精准服务与利用的内涵分析高校档案精准服务是互联网、大数据、人工智能背景下的交叉性研究课题,是在充分认识高校档案工作特色的前提下,以档案数据管理为
3、基础,以高校档案用户需求为驱动,以高校档案精准查询为导向而构建的新型服务方式。高校档案资源利用则是将学校档案资源通过档案信息平台进行整合,允许用户除直接到学校查阅利用外,主要通过互联网或其他技术手段利用高校档案资源,从而提高档案利用效率与安全性。在实际应用中两者相互支撑、相互促进。档案精准服务可以提升档案共享的安全性和可靠性,而实现档案信息的有效利用则是档案服务的目标。高校档案精准服务与利用要系统研究和借鉴社会信息化的思路、技术方法与实现路径,与高校档案工作的特点相结合。首先,从档案精准服务与利用的背景考虑,精准服务与利用是数据驱动及“互联网+”背景下的档案服务创新举措,也是高校档案部门聚焦的
4、主要问题;其次,从精准服务与利用实现路径考虑,数字技术为高校档案精准服务与共享提供了技术工具,高校提供建立符合档案精准服务与数据利用需要的智能化平台,科学利用数据挖掘等关键技术、档案网站及微服务平台如微博、微信、APP社交媒体工具等,不断提升服务能力与水平,但目前高校档案部门对相关技术的应用还需要进一步融合转化;再次,从具体的精准服务与利用方式考虑,网络与新媒体平台及推送系统成为新的热点,高校档案部门应从自身特色与需求出发,研究不同数字化技术方式在高校的应用;最后,从精准服务与利用的开展环境考虑,涉及档案数据质量、数据安全、数据治理等问题,需要提升档案安全防范意识、档案行业自律、网络安全防护,
5、制定并完善相关法律政策和学校档案管理制度,完善单位知识产权、个人隐私和信息安全保护措施。推进高校档案精准服务与利用要结合档案工作实际,加强顶层设计,既要从宏观视角提出解决方案,也需要考虑实现目标的具体作用机制。因此,笔者将高校档案精准服务与利用定义为:高校档案馆(室)基于档案信息化服务平台,借助网络与数字技术为利用者提供具有针对性的多样化信息服务,满足利用者档72档案与建设ARCHIVES&CONSTRUCTION2023 年 第 7 期案信息利用需求。高校档案精准服务与利用的基本内容包括:通过智能化和个性化方式,服务学校各部门的档案信息利用需求,满足学校师生与校友的档案信息查询利用需求等。二
6、、高校档案精准服务与利用的制约因素1.档案意识与档案创新观念不强高校整体档案意识不强,尤其是档案主动服务意识不强,习惯于传统的利用服务方式带来被动服务的状态,档案人员的整体素质尤其是信息素养不高,对档案信息管理与档案信息化、数字化的认识水平和实践能力不能满足精准服务与利用的要求。某种程度上,高校档案部门与综合性档案馆相比,对国家档案事业发展的整体把握不够,对档案工作创新发展的要求理解不深,站位不高,视野相对不宽。同时,人员编制等相对比较紧张,事务性工作繁忙,应付日常工作已经比较紧张,在业务学习和综合能力提升方面都存在一定压力,整体创新观念不强。2.档案工作投入不足与数字化基础条件薄弱各个地区和
7、类型的高校档案馆(室)在档案工作的经费投入情况很不平衡,东部地区高校档案工作经费投入相对较多,双一流大学整体经费较为充裕,但整体上与综合档案馆相比还存在一定的差距,尤其是档案数字化基础条件相对较弱,高校档案数字化转型明显落后,软硬件都不能满足高校档案工作的需要。高校档案工作经费投入以满足日常工作的需要为主要目标,对多数高校来说,档案信息化与全面档案数字化转型首先面临的是经费相对不足的问题,档案管理系统落后,有些高校甚至没有档案管理系统。3.档案信息安全隐患与信息孤岛在精准服务与利用的大背景下,查档服务远程化、网络化、数字化已然成为一种新常态。1-2远程查档服务便捷高效,但当今网络诈骗频发,个人
8、信息面临着被盗用的可能性,基于网络的学籍查询很可能存在导致个人信息泄露的风险。3同时高校档案信息化还面临外包过程中信息安全保障不充分、电子档案备份不规范等问题。当前高校档案资源整合与利用还面临着信息孤岛的问题,主要是:一方面,大量电子文件、电子数据不断产生,高校各职能部门和二级学院的电子文件、电子档案数量激增,但归档不够系统完整。以潍坊医学院为例,二级学院的党建文件、管理性文件、重要学术会议等文件的电子版、纸质版等没有实现系统归档。人才培养、科学研究、国际交流合作等大学的基本功能主要是通过学院实现的,但学院档案归档不系统等问题,严重影响了学校文件档案的完整性和系统性。另一方面,高校都在积极推进
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