基于现代化管理手段和服务方式的档案管理研究.pdf
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1、2023.4机电兵船档案论坛 引言 管理工作在企业当中是一种政策性、系统性的工作,在实践当中,对于档案管理工作的开展还有许多的不足,还不能满足现代化管理手段和服务方式的需要,企业各方面给予的支持还远远不够,关注度也没有提高。因此为解决现有的问题,需要对档案管理相关内容进行研究和讨论。一、现代化档案管理工作重要性 在一个企业当中,各部门的档案都有着十分重要的作用,这些档案不仅对于整个企业生产经营项目还有工作有所记录,而且保存了许多很重要的资源内容。这也是档案本身的价值,档案自身的价值决定了其在企业当中的地位,档案管理工作的重要性也相应地体现了出来。为了加强管理收集档案的工作水平,我国相应地颁布了
2、 中华人民共和国档案法,这也足以证明档案管理的重要性。档案管理所涉及到的各个方面的工作都有着十分明显的社会价值,比如在一份员工个人信息档案当中,包括了工作人员的一生的信息,所有的生命轨迹都能够体现在这样的一份档案当中,内容十分全面,是用人单位进行人员考核还有人员详细情况了解的最重要的手段。再如企业档案方面,在一个企业档案当中,一个企业的成立到灭亡的全过程都能原原本本地出现在档案里,信息内容十分客观,也能够经由这些档案内容的研究,推断出整个社会的发展或者能从中发现经济发展规律,从而更好地规划未来的发展走向。此外,在企业档案中还会包含各种重大事件变化还有各种政策颁布对其造成的影响数据记录,以及党群
3、工作,各项重大决策内容都有所记录。这些记录不仅对于企业本身能够起到参考作用,也对于整个国家的发展有所帮助。机关档案内容往往是由图文还有视听等多种形式共同组成的。这些内容包含国家出台的各项政策,还可能有外交和军事方面的管理决定。这种机关档案的重要性也就不言而喻。从以上几种档案类型当中也不难看出,档案对于企业甚至整个国家都有着十分重要的作用,做好现代化管理工作,不仅能够更好地提升档案管理水平和质量,还能够进一步为国家做出信息资源的留存,最终为日后的发展和决策提供依据。二、现代化企业档案管理工作定位 (一)把握政治定位,确定正确方向 现代化的企业档案管理工作应该基于生产经营和管理工作之上,只有紧紧抓
4、住现代化企业管理开展的根基,才能实现二者的相辅相成,相得益彰。在目前我国社会主义现代化的大背景下,企业的档案管理工作定位也要牢牢地跟随着政治方向,从而才能实现更好的现代化治理。在现代化的治理背景当中,企业作为社会主义经济重要组成部分,就要首先对管理理念加以改变,使其牢牢地把握政治定位。结合我国的科技水平和各种战略发展计划,例如“互联网+”还有“数字中国”来看,目前企业要定位在这些方面,就要在计划当中做好档案管理与信息时代相融合还有档案管理数字化的工作。要开展的档案管理理念还有档案管理方式、内容都要向着国家政治选择方向相转变。要记住,党为企业还有所有人民指引的道路是更为科学的,要想在未来使企业档
5、案管理工作能够更加稳定,更加健康地发展下去,就需要牢牢把握住党的政治政策。除此以外,针对档案管理用人方面也要紧紧根据政治定位而进行相应的改善,比如员工的思想政治方向正确,还有管理模式转变等。随着时间的推移,政策也不会一直保持一成不变,在政策有所变更发展的同时,企业档案管理也要尽快随之转换,动态更新将会是相关工作的常态。摘要本文通过对现代化档案管理工作重要性及现代化企业档案管理工作定位的研究,提出了提高工作人员重视程度、构建现代化管理体系、加强信息化技术应用以及加强整体队伍建设的改善对策。邹 璇基于现代化管理手段和服务方式的档案管理研究40机电兵船档案2023.4 论坛为了能够达到与社会需求还有
6、发展相匹配的目标,企业要时刻打起精神,随时做好优化改善准备。(二)与其他岗位工作系统相融合 由于企业的档案管理会涉及到所有部门的工作,因此与所有岗位相融合是必然的选择。企业档案当中类似招投标档案或者财务档案等各方面档案的收集管理都离不开其他工作岗位的工作内容。就拿招投标档案为例,我国对于招投标档案有明确的规定,对于所有招标人还有相关的委托招标代理机构都需要对于所有招标期间的文件加以自我管理,并且对于保管时长还有着15年的要求。1因此,企事业单位要涉及到招投标内容的,都需要相应地设立招投标档案管理部门,对档案加以管理,保证其能够保存到15年。在招投标工作开展当中,涉及工作内容和流程专业性强,流程
7、复杂。一般的档案管理人员不能很好地了解具体内容,因此,为了能够更好地使档案管理工作人员能够完成工作,就需要与招投标工作岗位上的工作人员进行合作,从而实现高质量档案管理。三、基于现代化背景下进行档案管理手段和服务方式的优化对策 (一)提高工作人员重视程度 经由长期的实践发现,现代化的企业档案工作人员对于档案管理依然存在着不够重视的情况,这对于档案管理本身以及管理手段和服务方式的优化都是大大不利的。为了解决这一问题,就需要先将企业以及所有工作人员对于档案管理的重要性的认识加以提升。首先,要转变理念,就需要更好地去理解企业档案管理的优势和重要性。众所周知,企业管理者对于企业员工有着引导性的作用,要转
8、变企业和员工的重要性认识,主要转变的就是企业管理者的认识。这需要企业当中的相关管理人员对此方面加强学习。上级部门以及社会层面协助企业做好档案管理重要性普及是十分有效的方法。比如开展大学相关企业管理课程时,增加对于企业档案管理相关的教学内容,从而使未来可能迈入相关职业的所有企业管理人员能够认识到档案管理的重要性。这种方法主要面对人群是企业管理预备人员。针对现有的企业管理人员,上级管理部门比如党务部门可以积极开展档案管理的任务布置,或者进行相关的讲座,安排档案管理人员去档案管理工作做的比较优秀的企业进行参观,了解档案管理的重要性,转变现有的对于档案管理不重视的态度。其次,就是企业档案管理者经由自身
9、的专业素养将档案管理的重要性普及给全公司的领导人员。但管理者往往对于员工的建议不会有很大的重视程度,那么更好的办法就是有针对性的为公司创造出价值。员工在没有企业方面支持的情况下很难主动做到这一点,因此除此以外在企业大会上将相关优秀管理案例进行举例说明或者开展模拟管理工作并将实验成果摆在管理者面前,只有切实的感受到其带来的好处,管理人员才能更好接受。准备的时候,可以通过以上两种方式争取相应的资金拨款,最终对目前的财务档案管理工作进行相应的信息化更新和优化。最后,随着企业管理人员的管理认识转变,要带动企业所有员工档案管理意识的转变。在上文当中已经讨论了与其他岗位融合的工作方向。因此在开展学习方面,
10、可以采取统一培训的方式,讲师可以由档案管理人员担任。培训内容应包括具体的档案管理操作还有带来的价值以及工作当中涉及的与其他各个部门相关联部分。最终使所有员工都能对如何做好档案保存还有相交叉的部分的基本工作内容有所了解和工作操作。在制定档案管理制度的时候,需要明确管理人员所需进行的各个工作的内容,并相应的规定好流程。(二)构建现代化管理体系 在开始建设相关体系时,先要保证其能够合法合规,这就要求相关建设人员较为了解法律相关内容,有法律方面知识储备,避免造成后续工作有不合法现象。所规定的工作内容和流程也需要明确细致有章法,最终实现工作人员能够依据规定,实现更好的管理效果的目的。结合定位政治方向,在
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