高校档案服务信息化的探索与思考——以同济大学为例_周玮.pdf
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1、信息工作information work第 110 页2023/2 (下)总第405期高校档案服务信息化的探索与思考以同济大学为例文/同济大学档案馆周玮季玲玉一、档案服务信息化的必要性推动档案信息化建设,是开辟档案管理现代化的新路径。2020年6月新修订的中华人民共和国档案法第五章,以及2021年10月出台的上海市档案条例第六章集中阐述了档案信息化建设的目标和要求,在档案数字资源利用安全得到保障的基础上,推进档案信息资源共享服务平台建设,推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。新法规、新条例为我国档案事业的发展指明了方向,只有和“互联网+”紧密融合,搭上信息化发展的高速列车,开发合适的利用途径
2、,才能在制度允许的范围内最大限度地合理利用馆藏档案,促进社会效益提升,推动档案事业健康发展。在实际应用过程中,传统的面对面档案服务模式已经无法适应快节奏、高效率的互联网时代,在日常的档案服务利用过程中,相当一部分用户面临距离远、时间紧的难题,但是以网络为依托的信息化档案服务可以消除空间距离远、时间成本高的屏障。因此,利用高科技手段和信息技术服务是档案业适应互联网社会发展的必然选择。二、档案服务信息化的探索与实现(一)“三位一体”自助服务。同济大学档案服务系统多年来致力于远程为用户办理业务。该系统于2021年全面升级改版,实现了“三位一体”(包括PC端、移动端、自助终端)全新服务模式。PC端用户
3、可以通过网址访问档案服务系统,移动端用户可以通过微信小程序“同济e档案”进入该系统并注册使用,根据自身需求选择业务并提交订单。提交成功后的用户订单进入服务系统后台,由档案馆工作人员审核、受理、制作并寄送。“三位一体”的自助服务全面打开了同济大学档案馆的信息化服务进程,为档案资源更好地利用提供了广阔的平台。在此次信息化的升级中,除了开通多终端服务外,还增加了不少新的特色服务:1.“双码”上阵便捷又安全。现场用户通过微信扫码的方式直接进入“同济e档案”小程序,与远程搜索该小程序进入服务系统不同的是,扫码进入的用户须继续输入现场屏幕上的4位实时验证码以证实其是现场办理用户,从而保障用户的账户安全。现
4、场微信扫码的用户在选择配送方式时,既可以选择快递寄送,也可以选择现场自取,这是现场“双码”服务相较于远程服务最主要的区别。2.信息化设备助力“自助”服务。现场触摸屏自助机作为现场业务办理的备用设备,专门配置了高速影像拍摄仪、身份证感应识别器等辅助设备。用户利用高速影像拍摄仪可以快速便捷地上传办理业务时需要的清晰完整的图片,也可以利用身份证感应识别器快速登录已有账户进行业务办理。信息化的辅助设备为前来办理业务的用户节省了宝贵时间,简化了业务办理流程,极大提高了服务质量。3.“业务登记”解决现场特殊情况。在服务全过程必须“留痕”的管理理念下,档案服务系统后台专门增加了“现场业务登记”流程。在现场用
5、户无法亲自注册办理的特殊情况下,这一流程作为备用通道,由窗口工作人员登录系统后台进行实时跟踪式操作,并最终纳入订单系统中管理,这一流程的加入充分保障了业务的信息化管理。同济大学档案馆的现场特色信息化服务极大丰富了档案服务现代化的表现形式,从方便用户办事的角度出发,在档案服务中增加了信息化利用途径,为用户提供了很多实质性的便利,在疫情防控期间发挥了举足轻重的作用,大多数校友都了解并选择了远程办理方式,订单数量激增,档案馆实现了从被动服务向主动服务的转变。(二)档案借阅线上服务。为了方便校内单位借阅档案,2021年11月,同济大学档案馆在“一网通办”平台上线了“档案借阅”申请服务,彻底告别了手持介
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