综合档案馆服务能力建设的理论依据.pdf
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1、2023年第6期(栏目编辑:卢艳霄)理论探讨摘要:论文通过拆分综合档案馆服务能力的概念结构,分别提取管理学、行政管理学和档案学的有关理论,探讨不同理论如何发挥对于综合档案馆服务能力建设的支撑作用;并最终将以上学科领域所涉及的理论概括为“奠定基石持续追踪精准划界”的逻辑关联。关键词:综合档案馆 服务能力 能力建设 理论依据Abstract:In this paper,by separating the conceptual structure of the service capability of archives,therelevant theories in the fields of m
2、anagement,administrative governance and archives science are extracted respectively,and the supporting roles of differenttheories for the service capability construction in archives are discussed.Finally,the theories involved inthe above areas are summarized as the logical correlation of laying the
3、cornerstone-continuous tracking-accurate positioning.Keywords:Archives;Service capability;Capability construction;Theoretical basis2006年党的十六届六中全会提出“建设服务型政府,强化社会管理和公共服务职能”任务,将提供公共服务视作建设和谐社会的关键要义。2021年中办国办印发 “十四五”全国档案事业发展规划(以下简称 “十四五”规划),提出到2025年“档案治理效能得到新提升”“档案利用服务达到新水平”,体现出切实提升综合档案馆公共服务能力、促进档案公共服务均等
4、化和便捷化的要求。基于我国综合档案馆(以下简称档案馆)的政治属性,其服务能力是服务型政府治理能力的重要组成部分;基于档案馆“存史资政育人”职能,其服务能力也是档案治理的前提基础。但学界目前对档案馆服务能力建设的基本问题尚存模糊认识和理论分歧,不利于科学系统地指导实践。为此,研究档案馆服务能力建设的理论依据十分必要。文献研究发现,相关成果大多集中于近三年,但数量不充足。成果内容主要涉及两方面:一是研究各类档案馆服务能力提升的理论依据。高雪璐1指出省级综合档案馆公共服务能力提升的理论依据包括公共物品理论与公共选择理论、新公共服务和多中心治理理论、档案双重价值理论;雷贺羽2运用供给理论等为高校档案馆
5、服务能力提升提供基础;张雨晴3将公共服务供给理论、档案开放利用理论与电子政务网站绩效评估理论等作为档案网站公共服务能力提升的理论基础;赵建平4提出将协同理论作为档案馆的公共服务提升质量的依据。二是研究档案馆服务能力评估或构建评估体系的理论依据。盛梅5认为新公共服务理论、新公共管理理论、社会记忆理论和绩效评估理论共同构成综合档案馆公共服务能力评估的理论基础;李宗富6指出公共价值管理理论、公共服务质量理论和政府绩效评估理论是构建综合档案馆公共服务能力评估体系的理论依据;虞香群7说明新公共管理理论和新公共服务理论是构建综合档案馆服务能力评价指标的依据。现有成果从行政治理、公共管理、商品经济等多学科角
6、度探讨档案馆服务能力提升或评估的理论依据,可为本文研究提供参考。但不足在于:一是概念存在混淆,多数成果将档案馆服务实践与档案馆服务能力混为一谈,往往思考的是档案馆服务的理论基础,而非档案馆服务能力的理论基础;二是主题范围不够全面,现有成果仅重点关注档案馆服务能力提升或评估的理论依据,缺乏以整体视角聚焦档案馆服务能力建设方面的理论基础;三是关联性思维有待加强,多数成果仅罗列出相关理论,但较少论述各理论在档案馆服务能力建设的相互作用和整体关联。为此,本文拟在明确概念的基础上,聚焦档案馆服务能力建设的理论依据,既说明各理论对档案馆服务能力建设的支撑表现,又综合思考各理论的相互作用和整体关联。此即本文
7、创新点。笔者解读的档案馆服务能力是指“综合档案馆依托内外部资源通过不同服务活动实现多重目标的综合本领或力量”。按照概念定义的逻辑公式,档案馆服务能力可理解为“能力”(属概念)+“服务”“档案馆”(种差)。换言之,探究综合档案馆服务能力建设的理论依据,可遵循概念的解读逻辑,以“属概念(能力)第一级种差(服务)第二级种差(档案馆)”为思路,分别思考服务能力作为档综合档案馆服务能力建设的理论依据*黄霄羽张一92023年第6期理论探讨案馆“立身之本”的理论依据。一、明晰本质:基于能力的理论基础从“能力”的第一层结构出发,“能力”是档案馆服务能力的属概念,而能力建设是一种组织或个体的管理行为,因此在此层
8、级选择管理学领域的理论作为理论依据。能力建设依托能力主体进行,以主体规模作区分,主要涉及两种类型:一是组织管理与行政管理领域,如企业、政府机构或其他组织的群体能力建设;二是人力资源管理领域,如技术人员、管理人员、宣传人员等人员能力建设。因此,笔者认为档案馆服务能力建设的主体既有各级档案馆,也可细化到档案馆内从事服务的专业人员。(一)宏观建设图景:动态能力理论档案馆服务能力建设最终要以档案馆为整体形成一种集成性能力,这是一种档案馆调动内外各种资源满足服务需求的整体能力,也是档案馆服务能力建设的顶层设计。动态能力理论正是顶层设计的理论基础。动态能力理论发端于企业战略管理领域,但其内容除企业组织外也
9、可广泛适用于其他组织。动态能力是通过组织整合、建立和再配置内外部资源以适应环境快速变化的能力,是更新组织能力的能力。8动态能力理论的思想核心在于“动态”,操作核心在于“内外部资源”,是指组织与外部环境变化保持一致而自我更新的及时性,需要通过整合和配置内外部资源来实现。动态能力理论强调的“动态性”体现为档案馆服务能力主体的动态性。一是档案馆服务的过程,即调动馆内外所有资源达成服务目标的过程,包括但不限于馆藏资源、人力资源、资金来源和相关社会力量等。二是档案馆整合配置资源面向动态可变的服务需求。建设档案馆服务能力是为了应对变化多样的服务需求,不仅要强调档案馆配置资源的合理性,还要强调不同需求下配置
10、资源的灵活性,即档案馆要形成即时、可调节的能力系统,实现服务利用者的根本目标。动态能力理论具有作为档案馆服务能力建设理论依据的优势。在战略管理相关理论中,可根据动力来源分为“内部论”与“外部论”,即以组织内外资源分别作为组织核心竞争优势,“内部论”包括资源基础论、核心能力论、知识基础论与本文关注的动态能力论。9一是动态能力理论归属的“内部论”突出组织内部条件的决定性作用,这与档案馆立足馆藏作为服务能力建设的出发点完全同步。档案馆的职能包括存史资政育人,通俗理解,存史即管理职能,资政育人即服务职能。资政育人的服务职能离不开对馆藏资源的开发利用,服务能力建设自然也必须依托于档案馆的馆内条件,若依“
11、外部论”机械强调遵循政策要求、盲目模仿同类机构实践,只能是舍本逐末,与其出发点背道而驰。只有馆藏这一档案馆最重要的内部条件才能构成建设好服务能力的现实基础。二是动态能力理论注重组织应对变化的灵活性与主动性,甚至预测性,这正是档案馆服务能力建设要率先开展、因变则变的设计思路。动态能力理论强调组织要具备应对不同环境做出相应调整的灵活性,还强调需具备预判变化规律调整预案的前瞻性。档案馆服务能力建设需要依据动态能力理论,不仅要具备服务能力,还要形成“调整或更新能力的能力”根据不同需求,灵活变换馆内资源配置、运用适当工具或场域、形成不同形式服务成果,甚至还需在需求明确前主动预判、有意引导,涉及人员、场所
12、、馆藏等多种资源的灵活协调。动态能力理论着力强调档案馆在配置资源方面的灵活调整,说明其能力建设的蓝图是形成集成性群体智能,其“动态性”的特点是笔者在众多战略管理理论中选其作为档案馆服务能力建设理论支撑的关键原因。(二)微观效能表现:胜任力理论及模型构建将档案馆服务能力的主体细化,即能将服务成效具体落实于档案馆人员效能上。胜任力理论是在人员层面识别服务能力要素的理论依据,通过胜任力理论及其模型构建的科学方法,能够确认作为各职业群体服务能力的维度,从而深入优化档案馆人员的服务效能。在管理学定义中,能力是指行为人在活动中的胜任力,将决定人在工作中完成任务的可能性。胜任力强调两点,一是工作绩效,二是要
13、素组合,即一系列影响工作绩效的个人要素组合,如动机、技能、形象、知识结构等,10是以人员个体为能力主体的概念。档案馆服务能力同样是组合不同资源要素实现多重目标的过程,可以说,当档案馆服务能力主体进一步定位到人员层面上,即可借助档案人员的胜任力替代考察档案馆的服务能力。胜任力理论是一系列关于胜任力含义、构建过程、不同应用场景有何不同且如何解释的系统理论,通常指职业胜任力,或称工作胜任力。在1973年此概念被提出后,胜任力理论已经历了较成熟的发展与研究。目前学界对胜任力的特征已形成基本共识11:第一,胜任力由多维度构成,且这些维度可以通过科学方法测定;第二,胜任力与工作绩效有关,甚至可用于预测绩效
14、,即通过职业群体被观察到的行为可评定胜任力,并根据其表现预测工作绩效;第三,胜任力可以被开发,即通过培训开发等提升职业胜任力;第四,胜任力在不同场景下具有不同解释,胜任力模型也需要依据应用场景进行相应调整。显然,细化至人员层面的档案馆服务能力将符合胜任力的以上特征。首先,馆内人员服务能力可细分维度,并通过识别胜任力的系统方法确定;其次,馆内人员服务能力将直接影响档案馆整体的服务质量,进而决定未来102023年第6期继续接受服务的用户数量;再次,档案馆可通过培训来提高馆内人员服务能力,即发掘其潜在的服务能力或优势,优化个体效能;最后,适用于馆内人员服务能力的胜任力模型需要在服务活动中测定并解释,
15、具有情景适用的特殊性。因此,由于胜任力具有可量化绩效的特性,馆内人员服务能力也可由测定的模型做出维度评判,从而确定人员服务效能的优劣。对于馆内人员服务能力而言,需要借胜任力理论识别能力要素,并对建设成果进行科学检验。识别其胜任力的主要方法是建立并检验胜任力模型。由于模型具有情景适用性,因此需要立足服务实践建立模型,识别得到的馆内服务人员的胜任力模型也有区别于其他职业或馆内其他业务人员的特殊适用性。另外,可根据实际选择焦点访谈法、团体多层次水平考察法、专家调查法、专家会议法等进入构建流程,同样,需要根据实际选择量表检验或评价中心的方法等验证模型的可信度。提升档案人员服务效能需要借助科学理论指导,
16、胜任力理论是档案馆服务能力落实到人员层面、提升服务效能的重要依据。二、主题溯源:基于服务的理论基础从“服务能力”的第二层结构出发,“服务”是档案馆服务能力概念的种差之一。档案馆属于文化事业机构,通常受各级党委或政府直接领导。档案工作参与国家治理和社会主义各项事业的实践日趋丰富。中华人民共和国档案法(以下简称 档案法)与 “十四五”规划 及其他地方性法规中也明确提出档案馆的服务作为一种公共服务要致力于均等化发展。故档案馆服务能力建设不可避免受到行政治理领域中行政服务有关理论的影响与约束。行政治理领域的“服务”通常指公共服务,是现代行政机构的基本职能之一。档案馆的服务显然属于公共服务,探究公共服务
17、的背景与依据,新公共服务思想与我国服务型政府理论分别论证了档案馆服务能力建设与国际实践衔接的建设背景以及国内开展特色实践的必要性。(一)国际建设背景:新公共服务思想全球各国的档案服务均具有社会化的显著特征,将档案馆的服务正式作为一种公共服务向社会开放更是近年来的实践共性。服务形式趋于丰富、服务人群趋于广泛、服务目标趋于全面,正是各国档案馆的服务融入新公共服务思想的直接表现。新公共服务思想与理论发端于西方行政治理领域,其核心内容发源于西方,这一思想影响了包括我国在内的全球许多国家。“服务而非掌舵”,以提供公共服务为核心,12这一思想在国际上已得到广泛认可。新公共服务思想源于对新公共管理理论的革命
18、,全面强调公共利益是服务的基础。20世纪80年代,以英美等西方国家为首开展“新公共管理运动”,旨在革新公共部门管理方式,以企业管理理念要求政府部门,强调业绩评估与竞争,导致新公共管理理论在西方引起广泛关注。而新公共服务思想做出了颠覆性设想以主张公平取代主张效率;以政府服务公民12取代政府掌控市场;否认对行政效率的极端强调,将公共利益视作公共服务的基础,其中公共利益包括公民权益、规范法治与规范行政、政府公民关系等。总之,新公共服务思想的内核是政府通过提供服务帮助公民表达并实现公民的公共利益。实际上,档案馆服务能力的客体与目标都蕴含新公共服务的原初思想。就其客体而言,档案馆服务能力的客体是具有档案
19、利用需求的组织机构或个人,利用需求往往包括国家战略制定与中心大局推进、社会治理、组织运行以及个人发展四个层面,形成广泛实现公共利益的辐射范围。尤其当档案资源同时承载社会记忆、民族情感时,全面征集来自社会公众的档案资源,也是通过公权维护私权的表现,这些与新公共服务思想的设想是一致的。就其目标而言,满足利用者需求是档案馆服务能力建设的终极目标。当前,公民权益中信息权益保护的重要性日益凸显,为保障公民知情权、隐私权、知识产权等权益的档案服务活动日益增加。另外,档案馆承担了一部分政务信息公开的职责,即公众可由档案馆服务有序参与到行政监督、社会治理中去,成为档案馆服务的又一新课题,这些均与新公共服务思想
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