浅议班组建设活动提升航天企业档案管理水平_靳婷婷.pdf
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1、经验交流symposium第 46 页2023/4 (下)总第409期浅议班组建设活动提升航天企业档案管理水平文/西安微电子技术研究所靳婷婷班组建设活动,可以调动档案管理人员的积极性、创造性,提高档案管理人员整体能力素质,提升企业的科学管理水平。班组是企业基础的管理组织,是企业的细胞,航天企业的档案管理部门将各个档案管理班组建设纳入年度部门工作重点,先提高多个点,从而带动整体提升企业的档案管理水平。一、档案管理班组建设思路与方法(一)完善班组现行有效管理制度,加强顶层设计。航天企业由于其特殊性,档案部门作为航天企业产品保障体系的重要一员,除了保存历史档案更要处理大量的现行文件,负责技术文件的归
2、档、更改、发放和回收等工作,完善班组现行管理制度,这些工作显得尤为重要,此项工作是否能完成,需要凝结全班组的智慧,将管理制度逐一进行梳理和完善,既是日后工作的基础,又是未来工作的提升。目前档案部门管理了13个门类档案及现行技术文件材料,该部门下设两个班组,档案管理组主要负责文书档案、基建档案、设备仪器档案等档案管理工作;现行文件管理组主要负责产品档案以及现行文件处理工作,一个偏重保存“历史”,一个着重处理“现在”,于是两个班组根据业务需要,完善符合本班组实际的现行有效管理制度。以现行文件管理组为例:首先,梳理了岗位分工和工作流程制度,明确了现行文件岗、档案管理岗、复印晒图岗的岗位职责,严格规定
3、了各岗位工作流程,让每一位档案管理人员明确自己的工作程序,避免因工作流程不规范造成低级错误发生。其次,完善了安全生产管理制度保密管理制度民主生活会管理制度等9个班组制度。(二)制订班组岗位职责说明书。档案管理人员除了完成日常工作外,还需身兼多职,于是档案管理班组又根据工作需要制订了多个岗位职责说明书,例如:班长(副班长)岗位职责说明书6S管理员岗位职责说明书设备管理员岗位职责说明书民主管理员岗位职责说明书等10个班组岗位职责说明书,确定岗位到人,避免了因工作职责不明确发生的推诿扯皮等现象,大家在工作中各司其职,只要团结友爱就能拧成一股绳,把建设一流档案管理班组的愿景当成最高理想。(三)建立班组
4、目标任务,强化进取心。1.创建班组目标任务。通过建立班组目标任务这一专项工作,改变以前只是零散地把任务布置下去的方式,秉承“凡事提前”这一原则,重要事情组内提前策划,将一般可预计的日常工作建立计划表,工作任务分解落实到年、季度和月。重大任务专项工作建立专项工作计划表,做到全组专项策划,按照节点进行有步骤的全组督促和检查,将日常工作和专项工作进行全组统一管理,通过随时分配人员增加帮手、协调统筹安排时间等方法,避免工作激增或因人员责任心不到位拖延进度等现象发生,提高工作效率。2.建立复盘思维。在班组建设中,通过创建班组目标任务,将完成成果在每个计划和策划时间节点后积极进行专项总结,并在月度、季度、
5、年度进行大总结,建立了全班组的复盘思维,并在不断总结和复盘过程中,大家集思广益碰撞出不少火花,在总结2021年6月9日国际档案日宣传活动时,大家就提出2022年要提前录制微视频,将工作提前布置和策划,争取在2022年取得更好的效果。在复盘优化档案工作流程活动中,提出将信息化与纸质审批流程进行结合,并增加多种现代信息化设备。此后,组内采纳建议并积极向上级机关进行申请,提升了全组的档案信息化水平,在企业取得了较好的效果。(四)不断完善班组质量安全生产管理。1.班组安全生产管理。航天产品档案有别于普通档案,记载了我国的航天发展史,默默守护着我国的领海、领土和领空,有些门类档案呈现利用周期较长等特点。
6、档案管理一定要建立班组完整的安全生产管理体系,将班组的危险源进行统计,并根据规定频次进行点检,安排专人进行班组的安全生产会议记录、环境和职业健康相关管理和记录,建立班组安全生产突发事件应急预案,并组织班组成员进行演练,每年我们都会组织班组成员进行火灾、水灾、地震等专项演练,防患于未然,提高全班组的抗灾能力。2.班组设备管理。将班组的设备建立台账并由专人进行管理,航天企业的档案部门管理班组除了有库房内的密集架、光盘柜、也有办公区的电脑等日常【摘要】本文从航天企业档案管理工作实际出发,论述了班组建设的思路与方法,对提高未来航天企业档案管理水平进行了思考。【关键词】档案管理;班组建设;思路方法;管理
7、水平第 47 页2023/4 (下)总第409期设备,还专门划定区域为保障科研生产配备的工程复印机、晒图机、叠图纸机、胶印机、扫描仪等专业设备。由于航天企业的特殊性,很多设备都带有密级,属于涉密设备,这就要求班组在维修、保养等工作中一定要做到心中有数,一手抓安全,一手抓保密,维修人员要符合相关保密规定。3.班组物资管理。做好班组物资管理是班组建设的基础工作之一,班组拥有多少物资一定要进行日常盘点,做到账物相符,统一存放合理规划,尤其是日常档案封皮、存放底图的袋子,航天产品档案进馆上报专用硬质封面等物资领用流程合理规划,做好发放记录,避免因为人为原因造成浪费。4.班组保卫保密管理。部分航天产品档
8、案涉及保密管理,这就要求航天企业档案部门相关班组将班组保卫保密一定要做到管理到位,把涉密文件、档案根据密级的不同放置密码保险柜、保密要害部位等保密安全地方。将班组的安全保密职责进行分解,认真落实班组保密管理制度,班组保密员做好班组涉密会议管理和涉密人员管理,还要根据保密要求做好24小时视频监控、24小时安全保卫、安装防盗报警装置等,尤其是节假日,一定要将节日值班安排好,准确记录安保巡检维稳巡查记录。5.完善班组质量管理。班组建设很重要的一个环节就是注重班组质量管理,航天企业档案班组每天要处理大量的现行文件,涉及现行文件的接收、更改、分发等程序,于是我们根据业务需求重新修订了质量体系文件管理程序
9、和技术文件控制程序,规定了各部门的职责范围,通过规定质量管理体系文件的编制与批准、文件编号、文件分发、保管与补发、文件更改、作废控制、文件归档、质量记录与技术文件的控制,完善了质量体系文件管理流程;通过技术文件控制程序对设计文件、工艺文件、软件文档、研究试验文件以及偏离单等方面进行管理。QC小组活动加强企业内部交流、沟通、辅导的同时,可以进一步将QC活动与质量基础建设工作相结合,于是档案部门在班组建设初期就将成立QC小组作为一个专项工作去策划,充分调动班组成员积极对这一未知领域进行开发,完成必要性分析,对人员构成、技能和资源条件、存在风险及对策进行充分地论证,制订了QC活动计划节点和实施方案,
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