大数据背景下档案管理现代化分析.pdf
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1、372023年 第23期 兰台内外数字档案创新研究单位的档案管理有着重要价值,可以为公益服务、单位运转、人员管理等方面工作提供数据和资料的支持。在大数据发展背景下,单位的档案管理工作容易受到较多影响,实际的档案管理具有信息可用性降低、数据总量增加和数据类型增加的特点,给档案管理工作带来一定的压力。档案管理部门可借助大数据技术,积极提高各类数据的收集、分类、分析、存储和应用等方面的质量和效率。因此,有必要在大数据背景下进行档案管理现代化的分析,以满足单位发展的需要。一、大数据背景下档案管理的特点 第一,在信息可用性降低方面。当电子档案数据量不断增加,受到数据信息来源广的影响,在查找相关资料时存在
2、着数据可信度低、不全面和检索困难等问题;第二,在数据总量增加方面。既会带来上述的信息检索应用问题,也会增强档案管理人员的工作强度,且在单位数据不断累积下还需关注数据库的建设应用,确保大量的数据可有效存储;第三,在数据种类增加方面。互联网的发展使档案的管理工作发生改变,在数据的收集中既有着结构化的信息,也有着非结构化信息,且纸质、电子(音频、视频、图片、声音)等资料也需要分类存储。因此,新时代的档案管理有着数据种类增加的特点。二、档案管理中大数据技术的价值 首先,能显著提高档案管理的效率。在云计算和分布式存储等技术的支持下,可以高效借助互联网和计算机,完成单位内部各类数据的收集和存储,与以往的人
3、工收集数据模式相比较,整体管理的效率较高;其次,能明显提高档案信息的准确性。一方面,体现在智能检索软件对各类数据的精确查询、定位和借阅;另一方面,也体现在数据收集、存储中的有效分析,可以确保数据信息具有全面性、准确性和合理性。此外,档案数字化管理也能有效预防数据查询中出现档案资料更改和替换等问题,进而提高其内容准确性;最后,能有效进行查漏和规范保管工作。可以在大数据技术的支持下高效对电子档案进行查漏补缺工作,有着较高的查漏效率,不过,需要在明确各档案的缺失信息后,借助人工的方式补缺审核,确保电子档案的补充具有合理性。同时,电子档案管理可以降低档案信息在空间和管理时间上的消耗,能在自动化的管理保
4、存中,具有规范性和效益性等价值。三、大数据背景下档案管理的现状 1.档案数据库存在安全风险 结合部分单位的档案管理工作分析,在缺乏安全防范的意识下,容易受到网络黑客和病毒的影响,对档案信息的正常应用和保密工作造成影响,不利于体现档案管理工作的价值。首先,在缺乏数据安全保护的意识下,没有设置防火墙和杀毒软件等防护安全软件和设备,容易在数据库的管理中存在风险隐患,常见的问题有数据篡改、窃取等方面。其次,档案管理人员缺乏对各类硬件设备设施进行维护,在故障频发下,容易出现硬件损坏,造成数据遗失问题,需要在检修维护方面做好宣传与工作落实。2.缺乏档案管理信息化基础设施 在档案现代化的管理升级中,受到多方
5、面因素的影响,单位在先进技术的应用落实中缺乏配套软件及硬件设备设施的采购,制约数字化、智能化档案管理工作的开展。首先,部分单位的档案现代化升级工作需要对新产生的海量数据进行收集和存储,当计算机硬件设备设施和网络条件缺乏下,便无法落实自动化数据管理。其次,对于以往的纸质档案需要数字化转变,在缺乏扫描仪等设备设施的支持下,也无法高效率完成以往纸质档案的数字化存储。因此,需要单位提高资金方面的支持。大数据背景下档案管理现代化分析文/徐海燕摘要:新时代,事业单位想要提高服务能力,需要借助大数据、云计算等先进技术的支持,确保单位档案管理工作具有先进性,不断提高档案信息的应用质量及效率。但是,结合部分单位
6、的档案管理工作分析,在多方面因素的影响下,实际的管理工作缺乏对大数据的充分认识,如何有效应用先进技术完成档案管理的现代化升级,也成为单位发展中需要考虑的问题。因此,本文对档案管理工作特点和先进技术应用价值进行分析,探讨了具体的管理问题并提出对应的管理策略,以期可以提高单位的档案管理质量。关键词:大数据背景;档案管理;现代化分析作者简介:徐海燕(1977),女,汉族,山东潍坊人,本科,副研究馆员,研究方向:人事档案管理及相关研究。382023年 第23期 兰台内外数字档案创新研究3.档案管理人员综合素养不高人才是单位的重要资源,可以在发挥人才的主观能动性下,提高各岗位工作的质量及效率。但是,部分
7、单位的档案管理人员受到以往管理理念和模式的影响,不仅缺乏高效、高质量的工作理念及责任心,也缺乏对先进技术及设备设施的了解,在不能借助新技术优化自身的工作方式下,容易制约档案现代化管理的开展。同时,单位的人力资源管理也缺乏对档案管理人员的重视,在激励、考核及培训等方面落实不到位,不利于提高员工的工作积极性和专业性。4.档案信息化制度不全面良好的制度可以为实际工作提供引导和支持,对于档案现代化管理而言,借助全面且科学的制度,可以有效规范档案管理人员的工作行为,监督员工承担应尽的职责和义务。但目前,部分单位的档案管理制度不仅存在制度内容缺乏优化的问题,在监管不当下还出现制度落实形式化的问题,前者有考
8、核制度、激励制度以及责任追究制度等设置不全面的问题,后者缺乏专门的监管工作和完善的惩处措施,不利于体现制度的价值,需要完善管理制度。5.大数据技术落实不到位在目前单位的运行发展中,缺乏对档案工作的关注,容易出现对档案工作不重视和单位各部门缺乏配合的问题,且不利于有效落实大数据技术,影响档案管理工作的信息化升级。同时,即使部分单位认识大数据、云计算等技术的价值,但在应用上落实不深入,仅将其作为检索的主要工具,并未发挥其数据分析和分类整理等作用,不能提高档案管理的先进性。此外,单位应用各类先进技术时,还存在应用不合理的问题,既不能结合单位实际需要引进正确的技术,也未及时明确技术的应用规范,容易出现
9、较多技术应用问题。6.未发挥出管理的服务价值在当前单位进行档案管理工作时,受到大数据发展背景的影响,很多单位都积极构建档案管理数据库,以有效提升海量数据的管理质量和效率。但是,数据库仅能发挥数据的存储功能,很多单位并未加强数据信息的分析应用工作,无法发挥出数据管理的服务性价值。在新时代,由于单位档案数据缺乏隐藏价值分析、缺乏档案共享应用等,不能有效开发档案资源,不利于促进单位的长远发展,需要结合各部门对档案信息的实际需要,进行档案的分析、处理及应用。四、大数据背景下档案管理的策略1.进行档案数据库的安全维护 在大数据的发展背景中,虽然在单位档案管理中可以提高对各类数据的收集及应用质量,但基于信
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