区域科研管理信息化的现状及发展思考——以广州市越秀区教育科学规划课题管理为例.pdf
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1、N o.7(下)2 0 2 3区域科研管理信息化的现状及发展思考 以广州市越秀区教育科学规划课题管理为例徐 蕾(广东省广州市越秀区教育发展研究院 5 1 0 0 8 0)摘要:作为广州市的教育强区,越秀区近年来课题申报数量不断增加,研究队伍也在不断壮大,这导致区域科研管理的难度逐步提升。因此,将信息技术手段有效地应用于教学和科研管理成为解决问题的关键。文章在深入分析越秀区教育科学规划课题信息化管理现状的基础上,借助简单易操作的信息化软件来解决资料收集、档案管理和科研数据分析等问题,从而优化越秀区科研业务流程,形成区域科研管理信息化的虚拟模型。关键词:教育科研 业务流程 管理信息化 整个社会与信
2、息技术之间的关系日益紧密,教育领域也不可避免地深受信息化的影响。教育信息化涵盖两个方面:一是将提高信息素养纳入教育目标,培养适应信息社会需求的人才;二是将信息技术有效地应用于教学管理和科研,注重教育信息资源的开发和利用。在教学实践中,信息技术已经得到广泛应用,但在科学研究中的应用相对较少。随着中小学和幼儿教师参与教育科研的人数逐年增加,将信息技术应用于科研已迫在眉睫。以广州市越秀区为例,作为广州教育强区,近五年该区的教育科学规划课题立项数量从7 8项增加到1 0 1项,申报时间也从每两年调整为每年一次。课题数量的增加和申报时间的缩短导致区域教育科研管理部门所管理的科研团队越来越庞大。因此,在课
3、题数量和质量方面如何平衡成为区域科研管理部门面临的挑战。将信息技术手段应用于区域科研是提高科研管理效率的必然趋势。一、区域科研管理信息化的内涵科研管理通俗地讲,就是对课题立项、开题、中期和结题等流程进行管理。课题立项管理是指课题申报文件发布、课题指南制定和立项论证会的管理。课题的过程管理包括开题论证和中期检查的管理,科研管理人员协助指导课题研究,推进研究进度。课题结题管理是对课题进行验收,提交相关成果,鉴定课题的最终价值。课题档案管理是对区域课题全程涉及的资料进行建档和保管。课题经费管理是对 区域科研项 目 的 资 金 进 行 预 决 算 和 收 支管理。科研管理信息化即利用现代信息技术将这些
4、管理流程电子化,构建一套利用大数据的科研管理模式。外在表现是课题管理系统,而其实质是科学有效的科研管理模式。二、越秀区教育科学规划课题信息化管理的现状 广州市越秀区的学校和教育局直属单位都非常重视教育科研工作,并每年都有大量课题立项和成果产生,参与课题的成员也不断增加。然而,区域教育科研信息化管理工作相对滞后,主要表现在以下三个方面:1.科研管理消耗大量人力资源目前,越秀区的科研管理模式主要依赖传统的人工管理。信息化在科研管理中的应用速度远远落62课题成 果N o.7(下)2 0 2 3后于教育教学领域。一方面,当前的环境下,科研的重视程度普遍低于教研;另一方面,科研管理思维方面的惯性使得信息
5、化应用进展缓慢。每年全国、省、市和区级的课题申报和成果申报都需要进行大量的材料收集、盖章和运送等工作。学校的科研管理人员需要花费大量时间来收集和整理相关材 料,并 将 其 运 送 到 区 教 研 院 的 科 研 中心,而后又需要科研中心花费数天的时间对这些材料进行分类整理。每年至少要经历5次这样的过程,科研管理人员消耗了大量精力来处理这些材料。同时,评审结束后,这些材料无法全部返还给主持人,导致材料无法有效利用。大部分材料是纸质的,经过评审后被存档,但也面临着大量科研信息流失的问题。为解决上述问题,许多部门尝试建立教育科研管理平台,这种平台的应用在一定程度上可以优化科研业务流程,减轻整理纸质材
6、料的负担。然而,在实际管理操作中,也发现了一些问题。仅仅拥有管理平台,并不能解决所有问题。在平台管理过程中,除了进行电子审核外,还需要人工上传申报书、任务书、中期报告和结题报告。特别是盖章版的申报书和任务书,需要在各个部门盖章后再进行扫描上 传。科 研 平 台 的 管 理 是 层 级 化 的,每 传一次、退一次都需要学校和区级管理员的审核,这增加了科研管理人员的工作负担,无形中增加了时间和精力成本。在没有信息化的时代,一个熟练的科研管理人员可以在几天内完成工作,而现在,引入了管理平台后,需要培训大量应用平台的主持人和学校管理员,从而耗费更多时间。因此,提高科研管理效率不仅仅是简单模仿原来的人工
7、管理系统,如果没有形成成熟的管理流程,并打通管理中的细节障碍,机械地复制人工流程反而会增加科研管理的负担。因此,笔者认为将一些小程序应用于人工管理的某些环节不仅可以提高效率、节约成本,还可以增强科研管理的指导和服务意识。2.科研过程管理中存在档案缺失问题科研管理在狭义上包括对教育科学规划课题进行立项、过程管理、验收、成果管理和档案管理等全流程的管理活动,偏向于事务性工作的上传下达。广义上的科研管理不仅要处理事务性工作,还要承担区域科研指导的职责,积累各级各类课题申报经验,从而提高本区域的课题申报命中率,推动区域科研进入高质量发展。如果只是简单地进行上传下达,管理只停留在表面,缺乏指导性,导致研
8、究工作呈现散漫、无序状态。因此,在立项之后,科研过程管理档案措施对于制订管理方案、后期研究方向和价值有着非常重要的基础意义。一个课题的研究时间跨度通常为25年,在研究过程中会遇到许多情况,如课题延期、主持人工作调动、成员变动等不确定因素的影响,这些情况都可能导致科研信息的流失,严重影响科研成果的梳理。在越秀区,许多重要的科研成果没有得到妥善保存,近5年的科研情况虽然有电子记录,但缺乏系统性,仅包含浅层信息。这导致之前已经取得的成果在新时期需要重新研究的情况时有发生。3.科研数据的统计分析不足目前,越秀区的区域课题申报数据仅限于课题数量和学校分布的统计。在立项数据方面,通过汇总表可以统计学校的立
9、项命中率以及学科分布情况。然而,科研信息仅仅被用于存档,没有进行深入的分析,数据没有发挥真正的作用。对于科研情况的统计分析是制订下一年度科研规划的基础。科研的统计分析应该从学校、教师、学科、成员等多个维度对课题研究的全流程进行统计分析,从而分析区域的优势和改善劣势。然而,目前的科研数据存在以下问题:首先,科研情况的分析指标单一,大部分信息只是进行登记,难以有效开展科研情况的统计分析。其次,手工录入信息工作量大且容易出错。对于已有的科研信息,也没有进行分析,不利于后期的科学管理。再次,目前的科研数据仅限于本区域,没有纵向的数据,获得数据的来源和类别有限,无法进行多维度的比较分析,难以达到整体规划
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