“互联网%2B”视域下高校设备全周期管理的实践.pdf
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1、 ISSN1672-4305CN12-1352/N实 验 室 科 学LABORATORY SCIENCE第 26 卷 第 3 期 2023 年 6 月Vol.26 No.3 Jun.2023“互联网+”视域下高校设备全周期管理的实践王文君,胡美琴,付庆玖,刘洪颜(山东大学 资产与实验室管理部,山东 济南 250100)摘 要:为提升高校仪器设备资产管理的现代化治理能力和水平,在教育信息化和“放管服”的大背景下,对高校仪器设备管理现状和存在问题进行了分析,以山东大学为例,从“互联网+”的视角研究了仪器设备全生命周期管理信息化的建设目标、建设原则和建设思路,借势信息化手段构建了仪器设备全生命周期信
2、息化管理平台,并总结了平台主要功能和建设成效。平台的建设实现了仪器设备从采购、验收、入账、变动、清查、维修、开放共享、下账处置、统计上报的全过程动态管理,实现了全员参与的实名制管理,形成了“管理随身、服务同行”的高校仪器设备资产管理新形态。关键词:仪器设备;全周期管理;信息化;一体化中图分类号:G482 文献标识码:A doi:10.3969/j.issn.1672-4305.2023.03.045Practice of full cycle management of university equipment under the perspective of“internet plus”WA
3、NG Wenjun,HU Meiqin,FU Qingjiu,LIU Hongyan(Department of Assets and Laboratory Management,Shandong University,Jinan 250100,China)Abstract:In order to improve the modern management ability and level of assets management in uni-versitys instrument and equipment,under the background of educational info
4、rmationization and“put-ting the tube under service”,the current situation and existing problems of the management of the in-struments and equipment in universities are analyzed.Taking Shandong University as an example,the construction goals,principles and construction of the information management o
5、f the whole life cycle management of the instruments and equipment from the Internet plus perspective are studied.In this article,the whole life cycle information management system of instrument and equipment is constructed by means of information technology,and the main functions and operation resu
6、lts of the system are summarized.The construction of the system realizes the whole process dynamic management of instru-ments and equipment from procurement,acceptance,accounting,change,inventory,maintenance,open sharing,accounting disposal,statistics and reporting,realizes the real name system mana
7、gement with full participation,and forms a new form of university instrument and equipment asset management of“management with you,service with you”.Key words:instrument and equipment;full cycle management;informatization;integration 收稿日期:2021-08-19 修改日期:2022-04-19作者简介:王文君,硕士,高级工程师,研究方向为设备共享管理与效益评价。
8、E-mail:wwjun 通讯作者:胡美琴,学士,副研究员,资产与实验室管理部副部长,研究方向为高校资产管理。E-mail:hmq 基金项目:中国高等教育学会 2020 年“实验室管理研究”专项课题基金(项目编号:2020SYD01)。仪器设备管理是国有资产管理的核心要素之一,其管理水平和效能是高校“双一流”建设和智慧校园建设的重要基础和条件保障。随着“双一流”建设的深入推进,高校仪器设备资产快速增长,国家也在近年陆续推出了“放管服”、“深化政府采购制度改革”、“科研放权”、“加强国有资产管理”、“开展解决科研经费报销繁”等一系列管理办法和通知,对高校仪器设备的配置采购、使用管理、共享服务、效
9、益评价等提出了更高的管理要求1-2。在教育信息化发展战略的组织实施下,借势“互联网+”等信息技术建立适应高校新形势发展的仪器设备全生命周期管理平台是当前高校国有资产管理的一项重要课题和共性话题。本文以山东大学为例,在对高校仪器设备管理现状分析的基础上,以仪器设备实际管理需求为基础,坚持问题导向,聚焦关键环节,创新管理模式与管理机制,通过文献研究、深度调研、会议研讨等方法,引入 BMP(业务流程管理)和实名制管理思想,介绍了基于“互联网+”技术的仪器设备全生命周期信息化平台的建设思路和建设成效。平台的建设不仅能为管理层的分析决策提供可视化的技术支持,提高仪器设备的内控管理能力,还对提高设备管理工
10、作效能,助力形成支撑世界一流大学的仪器设备管理工作新格局具有重要的现实意义。1 高校仪器设备管理现状及存在问题伴随高校“双一流”建设的深入推进,高校仪器设备出现了显著的增长,大型设备需求量不断增大,高精尖设备不断涌现。如何合理购置好、统筹管理好、共享使用好、科学评价好、回收利用好仪器设备尤其是大型仪器设备,实现对仪器设备的全员、全过程、全方位的动态管控是高校一直以来研究的热点和重点3-4。为此,诸多高校陆续开展了仪器设备全生命周期管理的信息化建设思考与实践。虽然各高校结合自身仪器设备管理方式、运行管理体制和学科发展特点,设计和实践了适应自身发展的仪器设备全生命周期管理平台,但总的来看,从顶层设
11、计联动仪器设备上下游、协同全流程业务部门的较少,大多数并没有真正实现仪器设备管理系统与财务系统、人事系统、公房管理系统等的实时对接和数据互通互联,在实际操作中仍然存在着一些共性问题5。主要表现为:(1)表格文档多。各环节之间没有实现已有数据的自动提取和共享,数据重复填报情况比较突出;(2)师生跑腿多。预算、论证、审批、采购执行、合同签署、到货验收、建账报销,涉及多角色、多部门、多校区,各流程之间没有做到顺畅衔接6;(3)等待时间长。多级审批,还需线下纸制公文流转,如遇主管领导出差或会议,需要等待较长时间;(4)资源整合少。采购库、专家库、合同库、资产库、供应商库的数据资源没有实现标准化7;(5
12、)统计功能弱。各系统入口不统一,数据标准不一致,在年终上报统计报表时很难整合数据;(6)信息传递差。业务不同阶段,采购经办人及管理部门经手人各不相同,信息孤岛现象严重,数据链条不完整,信息完整性和准确性无法保证,难以有效支撑效益评价和科学决策8-9。2“互联网+”视域下高校设备全周期管理的实践2.1 建设目标2.1.1 打通“四个系统”把“预算管理”、“采购管理”、“资产管理”、“财务管理”四个系统打通,实现资产全生命周期的业务一体化。2.1.2 打通“人”的要素把教职工、人事管理部门、资产管理部门、财务管理部门、监管部门、供应商、外贸代理商、维修商打通,构建业务协同体系。2.1.3 打通“物
13、”的要素把设备、公房、家具、图书、文物及陈列品、软件、专利等有形和无形资产和资源打通,破除信息壁垒,实现资产资源共享共用,提高使用效益。2.1.4 打通规范管理与简化流程把规范管理与简化流程打通,以服务师生为目标,提高服务水平。2.1.5 打通“上下”渠道把高校与上级主管部门打通,把高校主管部门与二级使用单位打通,简化数据上报工作,提高监管水平。2.1.6 打通物联终端把电脑、手机、自助设备、传感器、大屏等终端打通,实现管理随身,服务同行,打造“教师办事不出学院、学生办事不出校区”的管理服务新生态。2.2 建设原则2.2.1 坚持问题导向和服务导向以提升服务效能为宗旨,结合工作流程的梳理,聚焦
14、业务环节突出问题,对系统开发需求进行分析。2.2.2 坚持系统集成和协同高效基于数字校园基础数据集成规范,将仪器设备相关业务部门系统耦合集成,协同人力、物力、信息资源合力构建开放共享、务实高效的仪器设备全周期信息化管理平台10。2.2.3 坚持规范标准和开放兼容遵循国标编码设计及教育部、财政部、国管局等上级行政主管部门相关标准和要求建设,确保数据规范性的同时可以支持与外部系统的对接和与时俱进的不断调整与优化。2.2.4 坚持统筹规划和分步实施从整体目标出发,对项目进行顶层设计,同时制281 王文君,等:“互联网+”视域下高校设备全周期管理的实践定详细的实施方案,根据建设目标重要性等级进行分步建
15、设,有序推进。2.2.5 坚持持续成长和突出绩效遵循模块化设计思想,以效益为核心不断扩展、优化和完善各项功能,以满足未来设备管理相关管理制度或流程的优化和变更。2.3 建设思路仪器设备全生命周期管理平台的建设聚焦管理中的共性问题,借助“互联网+”技术和移动终端技术,从仪器设备的合理配置、阳光采购、精细管理、效益提升和规范处置的角度出发,对仪器设备由“入口”到“出口”的全生命周期业 务 进 行 系 统 集成11-12。通过协同共建、流程再造,打通校区和部门间的业务渠道,打破信息壁垒,破除信息碎片化、应用条块化和服务割裂化等问题,以“互联网+”模式创新服务,建立适应新形势发展和突出学校特色的仪器设
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