北京公交档案数字化管理的思考——以北京公交集团电车分公司为例.pdf
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1、42023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究一、北京公交档案数字化管理的发展现状北京公共交通控股(集团)有限公司(后简称“北京公交集团公司”)是以经营地面公共交通客运业务为依托,多元化投资,多种经济类型并存的企业,承担着北京地面公交的主体任务,在北京城市公共交通发展中发挥着重要作用。随着北京公交的不断发展,档案形成的种类和数量也日趋增多。从2016年起,北京公交集团公司开发使用OA档案管理系统,实行档案数字化初期建设与管理,但因档案制度体系不够完善、开发初期系统利用的意识薄弱、部分模块档案数字化建设受限、档案信息安全难以保障等问题,在一定程度上制约了公交档案数字化管理的发展进度。二、交通档
2、案数字化管理的重要性1.进一步深化档案信息化建设的需要我国档案信息化建设起步于20世纪70年代末,开始尝试运用计算机管理档案,80年代开始普遍建立各类计算机档案管理系统,已实现档案管理现代化。进入21世纪,档案网站建设得到快速发展,档案数字化管理是发展趋势。2021年1月1日,修订后的中华人民共和国档案法指出强化档案管理,规范档案收集、整理工作,有效保护和利用档案,提高档案信息化建设水平,加强深化档案数字化管理成为必然。2.用户需求的转向一是档案法提出“一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务,享有依法利用档案的权利”,开始将档案保护的义务和档案利用的权利置于同
3、等地位。二是随着数字化信息时代发展,用户所需要的档案信息发生转变。传统的档案借阅方式已不能完全满足用户需求,而是拟通过互联网技术,实现随时随地查阅档案信息,解决实际问题,实现档案数字管理势在必行。3.企业发展的需求 北京公交档案是北京公交企业在行政管理、地面公共交通客运业务经营、社会服务以及科学研究等活动中产生的文字、图表、声像和实物等历史记录,是经营生产服务过程具备保存价值及参考意义的历史记录。完善的北京公交档案可以直观再现公交车辆、人员、线路以及场站等核心要素信息数据,再现首都人民日常出行轨迹,是推动公交运营改革、线网优化、车辆升级、服务提升、场站建设及减少企业成本投入的重要依据。大数据时
4、代,档案管理方式发生了一系列的转变,档案管理工作逐步由传统的档案管理转变为档案数据管理。北京公交在传统办公模式转向信息化办公模式的过程中,档案管理模式也随之改变,既要兼顾纸质文件与电子文件,又要符合北京公交企业发展需求。北京公交集团的传统办公机制和档案管理机制无法满足企业管理模式的需求,将智能化、自动化以及数字化技术纳入实际档案管理工作中,推动智能档案系统和办公平台的对接,构建并完善北京公交档案管理系统是必要的。4.对城市公共交通行业运营的新趋势发展具有参考价值 知识经济时代,通过对档案数据的知识管理,碎片化历史档案整合,为公共交通行业提供决策依据,为企业提供知识咨询以及为乘客解决实际问题。尤
5、其在城市公共交通运营等课题中,参考公交车辆技术档案历史数据分析,对地面公共交通运营优化、改革和创新有着重要价值。三、北京公交档案数字化管理面临的问题及分析当前,北京公交集团公司档案管理系统已实现二级单位基本覆盖使用,电车分公司作为系统试点单位使用档案管理系统,此过程中暴露出的一些问题,一定程度北京公交档案数字化管理的思考以北京公交集团电车分公司为例文/巩欣雨摘要:北京公交集团公司要稳定、快速发展,就必须顺应现代数字信息时代的发展趋势,加强数字化管理和信息建设。本文阐述了北京公交档案数字化管理的发展现状及其必要性,以电车分公司为例分析初期档案数字化出现的突出问题,就如何提高档案数字化管理展开分析
6、并提出有效解决途径,希望对以后的工作有所参考。关键词:公交;档案;数字化管理作者简介:巩欣雨(1996),女,汉族,北京人,本科,助理馆员,研究方向:档案管理。52023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究上制约了本单位初期档案数字管理的发展。1.档案分级管理模式现阶段,北京公交集团档案管理组织模式属于“分级管理”,所属单位档案业务管理具有较高的独立性,集团总部对基层企业管控能力被弱化,各方面档案管理的要求在落实上容易打折扣,存在基层企业单位档案管理发展不均衡等问题,影响企业集团档案管理系统建设推广以及管理质量的保障。2.档案制度体系有待完善电车分公司于1998年建立档案室并制定档案管理规定
7、,2016年第一次修订,2019年12月第二次修订档案工作管理规定,并制定本单位的档案安全应急处置预案,初步形成了本单位的档案管理制度体系。但随着档案管理系统的使用,现档案管理系统中使用的规定制度并不完备。虽然国家档案局出台了纸质档案数字化规范等一系列行业标准,但由于本单位档案系统已开发的功能模块有限、各部门产生的档案类型、载体不一致等实际问题,导致在使用初期制定的一些适用于本单位档案管理系统的规定具有一定困难。3.开发初期,系统利用意识薄弱为方便办理借阅,简化流程,解决实际问题,现已开通本单位机关管理人员借阅权限,但仍出现档案管理系统使用率较低的情况。一是历史档案量巨大,档案卷件目录多为手写
8、目录,整理需要时间,导致办理老档案借阅需按照传统方式办理。二是在著目工作完成的基础上,大量纸质档案数字化转换工作待完成,实现“赋权申请在线查阅”功能还需要一定的时间。三是本单位管理人员还需加强档案系统使用培训,引导使用档案管理系统的各项功能。4.部分模块档案数字化建设受限在档案数字化过程中,档案管理系统出现开发功能有限与不稳定的问题。截至2023年3月,电车分公司档案管理系统还未全面开通会计档案模块和科技档案模块,只有案卷目录信息导入,无法实现使用档案管理系统进行会计档案和科技档案的移交、接收、鉴定、整理、编号和组盒等归档工作。档案初期数字化建设持续推进受阻。5.档案管理系统与各办公平台对接不
9、畅在构建信息互联互通、共建共享的智慧档案管理系统的进程中,北京公交集团档案管理系统仅实现与OA办公平台成功对接,实现各类会议纪要、发文、请示与批复文件元数据自动推送功能。但短时间内无法实现与合同管理系统、线网管理系统、智能调度系统、车辆技术管理平台、资产管理平台、人力资源管理系统、财务系统等各办公平台之间的对接,在一定程度上影响了会计档案、合同档案、公交“车辆与线路”运营特色档案的归档效率,各办公平台与档案管理系统平台既独立又相互关联数据库的桥梁中断,无法实现两个数据库的相互转换和利用。大量的运营数据、工作人员分配、线网规划、车辆技术应用以及场站利用规划等核心业务信息无法及时归档,并产生信息关
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