北京公交档案数字化管理的思考——以北京公交集团电车分公司为例.pdf

42023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究一、北京公交档案数字化管理的发展现状北京公共交通控股（集团）有限公司（后简称“北京公交集团公司”）是以经营地面公共交通客运业务为依托，多元化投资，多种经济类型并存的企业，承担着北京地面公交的主体任务，在北京城市公共交通发展中发挥着重要作用。随着北京公交的不断发展，档案形成的种类和数量也日趋增多。从2016年起，北京公交集团公司开发使用OA档案管理系统，实行档案数字化初期建设与管理，但因档案制度体系不够完善、开发初期系统利用的意识薄弱、部分模块档案数字化建设受限、档案信息安全难以保障等问题，在一定程度上制约了公交档案数字化管理的发展进度。二、交通档案数字化管理的重要性1.进一步深化档案信息化建设的需要我国档案信息化建设起步于20世纪70年代末，开始尝试运用计算机管理档案，80年代开始普遍建立各类计算机档案管理系统，已实现档案管理现代化。进入21世纪，档案网站建设得到快速发展，档案数字化管理是发展趋势。2021年1月1日，修订后的中华人民共和国档案法指出强化档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，加强深化档案数字化管理成为必然。2.用户需求的转向一是档案法提出“一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利”，开始将档案保护的义务和档案利用的权利置于同等地位。二是随着数字化信息时代发展，用户所需要的档案信息发生转变。传统的档案借阅方式已不能完全满足用户需求，而是拟通过互联网技术，实现随时随地查阅档案信息，解决实际问题，实现档案数字管理势在必行。3.企业发展的需求 北京公交档案是北京公交企业在行政管理、地面公共交通客运业务经营、社会服务以及科学研究等活动中产生的文字、图表、声像和实物等历史记录，是经营生产服务过程具备保存价值及参考意义的历史记录。完善的北京公交档案可以直观再现公交车辆、人员、线路以及场站等核心要素信息数据，再现首都人民日常出行轨迹，是推动公交运营改革、线网优化、车辆升级、服务提升、场站建设及减少企业成本投入的重要依据。大数据时代，档案管理方式发生了一系列的转变，档案管理工作逐步由传统的档案管理转变为档案数据管理。北京公交在传统办公模式转向信息化办公模式的过程中，档案管理模式也随之改变，既要兼顾纸质文件与电子文件，又要符合北京公交企业发展需求。北京公交集团的传统办公机制和档案管理机制无法满足企业管理模式的需求，将智能化、自动化以及数字化技术纳入实际档案管理工作中，推动智能档案系统和办公平台的对接，构建并完善北京公交档案管理系统是必要的。4.对城市公共交通行业运营的新趋势发展具有参考价值 知识经济时代，通过对档案数据的知识管理，碎片化历史档案整合，为公共交通行业提供决策依据，为企业提供知识咨询以及为乘客解决实际问题。尤其在城市公共交通运营等课题中，参考公交车辆技术档案历史数据分析，对地面公共交通运营优化、改革和创新有着重要价值。三、北京公交档案数字化管理面临的问题及分析当前，北京公交集团公司档案管理系统已实现二级单位基本覆盖使用，电车分公司作为系统试点单位使用档案管理系统，此过程中暴露出的一些问题，一定程度北京公交档案数字化管理的思考以北京公交集团电车分公司为例文/巩欣雨摘要：北京公交集团公司要稳定、快速发展，就必须顺应现代数字信息时代的发展趋势，加强数字化管理和信息建设。本文阐述了北京公交档案数字化管理的发展现状及其必要性，以电车分公司为例分析初期档案数字化出现的突出问题，就如何提高档案数字化管理展开分析并提出有效解决途径，希望对以后的工作有所参考。关键词：公交；档案；数字化管理作者简介：巩欣雨（1996），女，汉族，北京人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。52023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究上制约了本单位初期档案数字管理的发展。1.档案分级管理模式现阶段，北京公交集团档案管理组织模式属于“分级管理”，所属单位档案业务管理具有较高的独立性，集团总部对基层企业管控能力被弱化，各方面档案管理的要求在落实上容易打折扣，存在基层企业单位档案管理发展不均衡等问题，影响企业集团档案管理系统建设推广以及管理质量的保障。2.档案制度体系有待完善电车分公司于1998年建立档案室并制定档案管理规定，2016年第一次修订，2019年12月第二次修订档案工作管理规定，并制定本单位的档案安全应急处置预案，初步形成了本单位的档案管理制度体系。但随着档案管理系统的使用，现档案管理系统中使用的规定制度并不完备。虽然国家档案局出台了纸质档案数字化规范等一系列行业标准，但由于本单位档案系统已开发的功能模块有限、各部门产生的档案类型、载体不一致等实际问题，导致在使用初期制定的一些适用于本单位档案管理系统的规定具有一定困难。3.开发初期，系统利用意识薄弱为方便办理借阅，简化流程，解决实际问题，现已开通本单位机关管理人员借阅权限，但仍出现档案管理系统使用率较低的情况。一是历史档案量巨大，档案卷件目录多为手写目录，整理需要时间，导致办理老档案借阅需按照传统方式办理。二是在著目工作完成的基础上，大量纸质档案数字化转换工作待完成，实现“赋权申请在线查阅”功能还需要一定的时间。三是本单位管理人员还需加强档案系统使用培训，引导使用档案管理系统的各项功能。4.部分模块档案数字化建设受限在档案数字化过程中，档案管理系统出现开发功能有限与不稳定的问题。截至2023年3月，电车分公司档案管理系统还未全面开通会计档案模块和科技档案模块，只有案卷目录信息导入，无法实现使用档案管理系统进行会计档案和科技档案的移交、接收、鉴定、整理、编号和组盒等归档工作。档案初期数字化建设持续推进受阻。5.档案管理系统与各办公平台对接不畅在构建信息互联互通、共建共享的智慧档案管理系统的进程中，北京公交集团档案管理系统仅实现与OA办公平台成功对接，实现各类会议纪要、发文、请示与批复文件元数据自动推送功能。但短时间内无法实现与合同管理系统、线网管理系统、智能调度系统、车辆技术管理平台、资产管理平台、人力资源管理系统、财务系统等各办公平台之间的对接，在一定程度上影响了会计档案、合同档案、公交“车辆与线路”运营特色档案的归档效率，各办公平台与档案管理系统平台既独立又相互关联数据库的桥梁中断，无法实现两个数据库的相互转换和利用。大量的运营数据、工作人员分配、线网规划、车辆技术应用以及场站利用规划等核心业务信息无法及时归档，并产生信息关联，北京公交核心运营数据信息统计及分析难以提供精准助力。6.保障档案信息安全是档案数字化工作面临的新课题在信息化背景下，档案数字化转换是必然趋势。在保障档案实体库房符合“九防”标准的情况下，开展多样借阅检索的同时，档案数字化也存在档案信息盗窃或数据丢失的风险，尤其是重大活动或突发事件所产生的含有不宜对外公开的涉密信息文件。四、完善北京公交档案数字化管理系统开发利用的实现策略1.树立资产化管理意识资产是经济学范围的一个专业术语，是被特定权利主体拥有和控制，并能为其带来经济利益的经济资源。而企业档案是能够为企业带来经济利益的，属于企业知识资源的经济资源，所以，企业档案是企业资产，档案应该被视为企业资产并实行保护、开发与利用。树立档案资产化管理意识，无论从管理层、基层还是专职档案员角度，都应重视档案利用价值，加快数字化进程，加大其开发力度。2.完善档案规章制度，形成完善的制度体系想要完善本单位档案数字化工作制度，一是需要北京公交集团公司加快开发档案管理系统的功能模块、档案数字化进度。二是根据国家标准和自身实际情况明确数字化归档标准，形成制度体系。三是完善归档质量核查和考核机制，结合档案特征，重点针对实物和声像档案，设置收集、整理与归档要求，保证归档质量。同时，主动定期汇报工作，争取相关领导的重视和认可，将档案质量核查纳入考核机制内，以求更好地发挥监督检查职能，高效完成归档工作。3.加大档案数字化经济支持，加快实现“数据互联”档案室在保障实体档案“物物互联”的前提下，建设以纸质档案数字化和电子档案元数据著录建设为主的数字档案，以“数据互联”为目的，初步搭建初期数字档案结构，为下一步形成“知识互联”的智慧型数字档案模式打下坚实的基石。一是需要领导给予大力支持，提供必要的库房、设备设施及人员，加大数字化建设的经济支持，协调档案数字化工作中的实际问题，加速数字化进度。二是加强档案管理系统的维护与开发。2016年至今，基本实现二级单位档案管理系统覆盖，但还存在档案管理系统模块功能开通不全、系统维护不到位的问62023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究题，需加强现有档案管理系统的开发与维护，加大资金投入，实现档案功能模块全部开通，优化现有系统归档流程，简化跨单位借阅流程，为公共交通行业的发展规划提供更便捷的服务。三是北京公交企业的档案系统建设要坚持由集团总部统筹统建的原则，由集团总部制定信息化发展规划及总体框架体系。“十三五”期间，北京公交在不断发展完善信息化的同时，开始向数字化阶段转型，多个信息系统完成建设或升级，包括合同管理系统、线网管理系统、智能调度系统、车辆技术管理平台、资产管理平台、人力资源管理系统、财务系统等共计60个业务系统平台。北京公交档案管理系统应顺应时代发展，完善档案管理系统信息化、智能化，打通各业务办公平台与档案管理系统之间的壁垒。城市公共交通档案管理工作是一项重要的、长期的建设工程，档案工作人员要做好持续改进、完善档案系统制度与平台建设的准备。4.加大档案人才培训力度，提升档案专业素养加大档案管理人员的培训力度，可以从以下四个方面着手：一是通过组织多形式、多途径的档案知识宣传，积极学习档案知识，了解档案工作的重要性，从而提升工作积极性与重视程度。二是增加企业内部培训范围与数量，定期开展档案培训或宣传活动，提升全体人员的档案素养。三是在北京公共交通行业培训计划中增加档案培训项目，为同行业档案管理人员创造相互学习和研讨的机会，增强自身的专业知识。四是建议市档案局多渠道收集不同方面的档案整理难题，召开专题会议，整理并公开专题资料，调动积极性。5.加大人防和技防攻关力度，守住档案安全底线为保障档案安全，在档案实体做到“九防”标准的情况下，需加强人防和技防。在人防上，一是档案室定期开展档案知识与保密制度法规宣传培训，提升对档案信息安全的敏感度。二是加大专职档案严格审批的力度。一方面，针对内部涉密的重要文件信息整理、信息录入、编目严格执行保密制度要求。另一方面，分层分类配置机构用户使用权限，严格执行重要档案借阅审批手续。在技防上，定期检查和更新档案管理系统及电子版著目存储设备，利用先进技术防止档案数据失真、丢失或被篡改，确保档案信息安全。6.打造具有“人、车、站、线”公交特色的档案管理系统平台在网络环境下，档案数据广泛存在于社会生活的各个领域，在技术的支撑下，数据的内涵扩展化，具有大数据的时代特征。档案数据管理需要以“业务数据”为根基进行档案整理，转化档案管理模式，最大程度上发挥档案作用。北京公交集团应形成具有公交企业业务特点的档案管理模式，形成“档案管理集约化、信息系统统筹化、数学资源标准化、专题库特色化”的档案管理模式和北京公交档案管理系统，进一步规范北京公交集团总部和所属单位的档案管理工作。在 北 京 公 交 档 案 管 理 系 统 建 设 过 程 中，实 现“OA+1”系统对接，即在OA办公平台实现的基础上，实现一个业务办公系统平台与档案管理系统对接。现北京公交集团使用的业务办公平台呈现数量多、分布广的特点，包括合同管理系统、线网管理系统、智能调度系统、车辆技术管理平台、资产管理平台、人力资源管理系统和财务系统等共计60个业务系统平台。北京公交每月都会对线网实行开辟、调整及延长，在此过程中会产生大量有价值的信息和数据，包括客流调研、客流量增减、运能变化和乘客意见等。档案管理系统的对接建议从着重探索核心层单位的主营业务系统入手，且系统电子文件产生数量较有对接需求的业务系统优先考虑，并实现对接。在实现核心业务办公平台与档案管理系统成功对接的基础上，探索电子文件归档管理模式，构建企业特色电子档案专题库，如线网档案库、站点档案库、车辆档案库等。围绕公交行业“人、车、站、线”四大板块的管理要求，充分收集有凭证价值、参考价值和长期保存价值的电子文件，做到“应归尽归、应收尽收”，使档案发挥应有的价值和贡献。参考文献：1常大伟.我国档案信息化建设的历程、特点与发展趋势基于1979年至2016年全国档案局长馆长会议工作报告的分析J.浙江档案，2018（1）：18-21.2中华人民共和国档案法：最新修订版.北京法律出版社，2020（6）：4-5.3陈雪燕，于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型J.山西档案，2019（05）：24-32.4国艳秀.智慧校园背景下，高校办公平台与档案系统的对接研究J.兰台内外，2023（2）：1-3.5张世林.企业档案资产和所有权分析J.档案学通讯，2011（2）：29-31.6于晓庆.谈谈有关档案资产的几个问题J.档案学通讯，2011（4）：91-94.7于英香.大数据视域下档案数据管理研究的兴起:概念、缘由与发展J.档案学研究，2018（01）：44-48.（作者单位：北京公共交通控股（集团）有限公司）