档案资源质量管控:演进历程、现实挑战与优化路径_毛章勇.pdf
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1、352023 年 第 7 期学术园地档案资源质量管控:演进历程、现实挑战与优化路径毛章勇 桑晓琳(湘潭大学公共管理学院,湖南湘潭,411105)摘 要:档案资源质量管控是一项系统工程,是档案事业发展的重要保障。文章通过对档案资源质量管控演进历程的梳理,将其分为初步形成期、稳步提升期与创新发展期三个阶段。目前档案资源质量管控还面临着管控规制不健全、资源建设待完善、保障手段待优化等现实挑战。对照“十四五”时期档案资源建设需求,提出加强顶层设计、做好资源建设和重视技术应用等优化路径。关键词:档案资源;资源建设;质量管控分类号:G271Quality Control of Archival Resou
2、rces:Evolution,Realistic Challenges and Optimization PathsMao Zhangyong,Sang Xiaolin(School of Public Administration of Xiangtan University,Xiangtan,Hunan 411105)Abstract:The quality control of archival resources is a systematic project and an important guarantee for the development of the archival
3、undertakings.By sorting out the evolution process of archival resources quality control,it is divided into three stages:initial formation period,steady improvement period and innovative development period.At present,the quality control of archival resources still faces practical challenges such as i
4、nadequate control regulations,incomplete resource development and unimproved guarantee methods.Based on the requirements for archival resources development during the 14th Five-Year Plan period,optimization paths have been proposed,including strengthening top-level design,doing a good job in resourc
5、e development and emphasizing technological application.Keywords:Archival Resources;Resource Development;Quality Control档案资源是开展档案工作的基石。随着经济社会不断发展,档案资源日趋丰富,对其做好质量管控,是档案事业持续健康发展的基础保障。档案资源质量管控是指档案部门基于国家法律法规和标准规范,联合业务、信息化、安全保密等部门,在档案资源的形成、收集、整理、保管、利用等环节中,采用一定的技术手段和管理方法以保证档案资源完整、准确、规范、安全、可用的活动。“十四五”全国档案事
6、业发展规划明确提出“加强档案质量管控”的工作要求。但从当前实践来看,档案资源质量管控工作有待规范和引导。当前,学界研究主题涵盖档案资源体系的治理理念1、理论内涵2、实现路径3等方面。总体来看,缺乏对档案资源质量管控的顶层谋划和实践思考,整体性、系统性、典型性均显不足,有待进一步拓展与深入。因此,本文拟通过梳理档案资源质量管控的发展历程,分析其障碍因素,对照 “十四五”全国档案事业发展规划 要求提出优化路径。1 档案资源质量管控的演进历程档案资源记录并见证了中国从站起来、富起来到强起来的伟大历程,管好用好档案资源,是展现真实、立体、全面中国形象的重要素材。4以此为划分依据,结合对制度规范、实践探
7、索和理论研究等因素的考察,可以总结出档案资源质量管控的阶段性发展特征。1.1 初步形成期(1949年1978年)新中国成立后,档案工作在各级机关迅速建立和开展。有的机关研究制定了简便易行的文书和档案管理办法,档案得到了初步的整理和妥善的保管。51951年,中央人民政府政务院颁布公文处理暂行办36档案与建设ARCHIVES&CONSTRUCTION2023 年 第 7 期法,规定档案应建立分类体系,按其历史价值和使用时效,分别留用、封存或销毁。随着国家自然科学研究事业的发展,加强技术档案资料的管理工作渐成共识。1956年,国务院发布关于加强国家档案工作的决定,明确要求建立归档制度、归档范围和档案
8、保管期限标准表等。以文书档案和科技档案为主要内容,以手工管理为主要方式的档案资源质量管控逐步进入有规可循的发展阶段。由于技术能力受限,此时的标准规范多以法规、规章的形式出现,技术规范较为欠缺。实践探索方面,国家统一了党政档案工作的业务指导,改善了档案保管条件,逐步明确了归档范围,制订或修订了档案材料保管期限表6,传统纸质档案资源质量管控的基础能力得到了提升。学界侧重于从档案形成规律和档案的复制、修复等基础业务方面开展研究,探析档案资源建设的基本原则、理论和方法。这一时期,以传统手工档案管理为特征的档案资源质量管控体系初步形成。1.2 稳步提升期(1978年2012年)自1980年起,科学技术档
9、案工作条例 档案馆工作通则等文件相继发布实施,机关、企事业单位的档案收集、保管、整理等工作日趋完备。71987年,中华人民共和国档案法问世,档案资源的收集归档、移交接收、鉴定销毁等管控环节跃升到有法可依的新阶段。2002年,全国档案信息化建设实施纲要发布,开启电子文件管理的新纪元。档案著录规则 档案分类标引规则等规范颁布实施,档案资源质量管控标准规范日趋完善。这一时期,档案资源质量管控实践快速发展,机关事业单位开展了文件中心的试点工作,企业档案和农业农村档案管理也更加规范,并开始探索纸质档案的数字化、档案网站及数字档案馆的建设。8档案资源质量管控工作基本实现了从手工向现代技术应用的飞跃。学界开
10、始构建电子文件资源管理的框架体系9,探讨前端控制与全程管理理论、文件连续体理论、档案价值鉴定理论等前沿理论。改革开放以来,国家档案事业实现了跨越式发展,档案资源质量管控水平稳步提升。1.3 创新发展期(2012年至今)2014年,中办、国办印发关于加强和改进新形势下档案工作的意见,强调建立健全档案资源体系。“十三五”期间,国家加强对各类档案资源的征集,鼓励开展非国有档案、口述历史档案、非物质文化遗产建档工作,支持现代信息技术融入档案资源质量管控领域。2021年,新修订 中华人民共和国档案法实施,为加快档案信息化战略转型提供法治保障。这一时期,录音录像类、邮件类、社交媒体类数据建设标准相继发布,
11、档案资源存储与备份、鉴定与审查、单套管理等标准陆续出台,大数据背景下档案资源质量管控标准规范更加全面深入。业界围绕党和国家中心大局,加强红色档案、脱贫攻坚和疫情防控等档案资源的归集工作10,广泛开展电子文件归档和电子档案管理试点工作。学界对数字转型、数字连续性、单套制等概念的探讨更加明晰,从功能结构、资源组成、建设方式等方面探讨数字档案资源质量管控体系研究。借助数字化技术的应用,档案资源质量管控迈入创新发展新阶段。2 档案资源质量管控的现实挑战党的十八大以来,我国档案事业进入了历史上最好的发展时期,档案工作向高质量发展跃迁。11对照“十四五”全国档案事业发展规划提出的工作目标,发现当前档案资源
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