报销人需求角度的高校财务报销系统功能优化原则与方案.pdf
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1、经济师 2023 年第 12 期摘要:信息化建设是高校财务进一步强化管理、提高服务质量、提升工作效率的有效手段。文章关注高校财务管理系统的重要组成部分财务报销系统,基于报销人需求的视角,对目前高校财务报销系统存在的主要问题进行分析,进而提出了系统功能优化原则,在此基础上,以 S 高校为例探索报销系统具体优化方案,并对如何落实相关工作展开探讨。关键词:高校财务报销系统优化原则方案中图分类号:F230文献标识码:A文章编号:1004-4914(2023)12-063-04一、背景随着我国教育事业发展,高校办学资源越来越充沛,经费体量迅速增长的同时财务报销业务量也大幅增加。信息化时代背景下,数字生态
2、建设、智能财务等理念的实践探索逐步深化,财务管理系统在高校财务管理工作中的支撑性作用愈发突出。其中,财务报销系统的应用促进了财务报销工作的标准化、规范化,提高了财务部门工作效率和服务水平。财务人员不断优化系统设计,但大部分功能更多是从财务管理角度提出的,体现的是财务部门的管理职能,导致报销人关注的部分问题未被重视,如填单耗时长、填报逻辑不合理、系统功能个性化程度低、业务指引可读性差、处理流程不透明等,长久以往成为高校财务工作推进中的顽疾,“系统难填”仍然是很多报销人对财务报销系统的评价。部分报销人对财务系统满意度偏低,直接导致误填、乱填甚至拒填等现象时有发生,影响财务工作顺利开展。因此,高校财
3、务部门必须充分重视报销人对系统建设的想法,实行以调研数据为指导依据的科学服务方法,通过客观、全面分析,提取具有实用性、代表性、建设性的功能需求,结合财务管理要求及信息技术可行性,实施到系统建设中。本文关注报销人对财务报销系统的功能需求问题,首先通过统计数据分析报销人关注的是哪些方面,再主要从报销人体验角度出发讨论高校财务报销系统功能的优化原则,也即怎样的系统对报销人才是“好用”的,进而以 S 高校为例,结合实务探索系统具体优化设计方案,对强化高校财务管理与服务职能、提高师生员工的报销积极性和满意度、进一步推进智能财务建设具有一定的实用意义。二、高校财务报销系统简介与主要问题分析(一)财务报销系
4、统及业务流程财务报销系统一般由网上报销系统、薪酬门户、集中结算平台等组成。报销人通过网上报销系统、薪酬门户填报已发生的费用信息,系统生成报销申请单(以下简称报销单),报销人将经项目负责人审签的报销单连同附件材料提交至财务部门,财务人员对符合财务制度的报销单直接完成处理,若在审核过程中发现问题则暂停处理且联系报销人,由报销人负责解释或提交补充材料。近年来,基于批量集中处理的优势与财务管控进一步向业务端延伸的需要,集中结算系统在高校迅速推广,其与差旅、材料采购、办公用品采购等平台对接,报销人只需在销售平台上采购商品或服务,并填写经费信息、采购说明等,由供应商直接向财务部门提交发票及结算清单等附件材
5、料,实现批量结算。由于网上报销系统涉及业务事项最全面、填报内容与流程也更为复杂,报销人作为其直接用户且使用频率高,具有较强代表性,因此,本文主要讨论网上报销系统。(二)报销人对系统的功能需求报销人员对财务报销系统的功能需求主要集中在三个方面:一是报销单填报提交功能。主要是被授权的经办人录入报销事由、内容、金额、收款方等业务信息,选择开支项目,提交电子申请;项目负责人进行支出审批;系统生成费用报销单同时冻结对应项目经费,并提供后续的修改、删除、状态查询等功能。二是财务制度学习功能。财务报销系统中各业务模块的填报说明、附件要求、规则提示等,可供报销人按需查询,为业务开展前准备、业务发生时收集材料与
6、信息、业务发生后申请报销等工作提供指引。三是费用支出管理功能。包括项目支出情况统计分析、报销单分项数据筛选、会计凭证查询等。(三)报销人关注的系统主要问题高校财务工作的落脚点应该是为全校师生提供优质安全的财务服务,因此,需要以科学调研作为开展工作的基础。2022年,S 高校进行了一次面向全校师生的财务管理相关调研,共征集到网报系统优化意见 234 条,其中 45.3%涉及系统报销指引的待优化问题,包括提示不清晰、更新不及时,指引前后不一致、针对性不强等;34.2%的调查对象认为填报流程繁琐或逻辑不合理,如填写界面复杂、附件要求多、同一内容重复填写、无纸化程度低等;18.4%的意见是关于功能设置
7、方面,包括数据导入、发票查验等基本功能缺失,报销单管理功能简陋,缺少线上沟通渠道等;其他问题比较突出的有系统运行不顺畅、报销单打印版面设计不美观、部分信息存在延时等。三、高校财务报销系统功能优化原则在传统的网上报销流程中,报销人进行系统填报是正式进入财务报销环节的第一步。报销人填单的过程,也是整理费用支出内容、明确报销标准、根据要求准备报销材料的过程,若系统功能太复杂,会让用户觉得琐碎耗时,反之又容易造成信息缺漏,一旦财务人员在审核中发现问题,报销单就进入“暂停处理沟通补充材料或退单重填再次审核”的流程,双方因此而耗费的额外时间和精力成本不容忽视。在确定财务报销系统的优化方向时,报销人的系统使
8、用体验提供了有价值的参考。以下主要从报销人需求的角度,兼顾考虑财务部门、业务相关职能部门等系统信息使用者的需要,提出系统功能优化原则及关键要素。合规性原则主要强调报销系统的控制逻辑、嵌入规则、标准和提示等应符合相关财务制度规定。安全性原则主要强调报销系统应保障数据信息与项目资金安全。服务性原则主要强调系统应体现较强的服务效能。扩展性原则主要强调报销系统除基本功能外可以为用户提供适当的附加功能。部分要素的归类可能存在交叉,比如“流程呈现”主要是满足安全性需求,同时也达到了服务性效果。报销人需求角度的高校财务报销系统功能优化原则与方案卢俏媚黄丹亭荫财会经济63要要经济师 2023 年第 12 期表
9、 8其他功能优化方案功能 优化方案 主要关注原则 财务预警(1)自动预警。系统对风险事项自动预警,比如:某一项目某一类报销超出正常比例;从某一家公司频繁采购;连号发票拆分报销;差旅行程不闭环、发票丢失、合同倒签等特殊情况反复发生等。(2)自动报告。在风险事项重复出现时,自动调取历史数据,按预设方法进行统计分析,形成初步预警报告。扩展性财务预警 决策分析(1)报表编制。报表数据自动生成并填入预设表格。(2)决策支撑。用户能便捷提取各类财务报销数据,系统按预设方法进行初步统计分析,为校级管理、财务相关决策提供科学支撑。扩展性数据应用 数据共享 积极推进职能部门之间进行系统信息共享,实现业务数据与财
10、务数据双向互通共用。扩展性数据应用 表 4业务填报界面优化方案功能 优化方案 主要关注原则 填写界面 表单式填报。将基本信息、业务信息、特殊情况说明、收款方式和收款单位、支出项目等需填报的内容整合设计成一份表单,各部分只需填写需提交财务人员审核的内容,所填即所得。服务性界面 附件提交(1)逐步实现附件全电子化。提供电子发票上传入口;对接校内相关职能部门的业务系统,直接获取电子合同、审批材料、证明材料等附件;对接税务部门发票查验系统等校外系统。(2)在附件接收时由系统提取业务信息并对其合规性进行初步查验,比如发票是否重复报销、抬头是否正确、是否在有效期内等。(3)汇总呈现附件清单,对不齐全、不合
11、规附件进行提示。合规性规则控制 安全性支付/数据 特殊情况说明 系统根据填报的信息智能判断是否需提供情况说明,并提供对应的填写模板,确保说明内容完整、有效。合规性标准化 四、财务报销系统优化方案以 S 高校为例以系统优化原则为指导,致力于解决报销人关注的系统主要问题,以 S 高校的网上报销系统为例,就几个主要方面提出系统具体功能的优化方案。(一)报销单填报1.系统填报模板。传统模式下,财务报销由报销人自行按业务类型选择填报模板,这就要求报销人熟悉业务分类,增加了系统填报的复杂度和难度。小型智能报销模块化改变了不同业务对应不同报销模板的模式,解决了报销人筛选业务模板的困难,同时多类业务可一次填报
12、,具有较大便捷性。业务系统对接则有利于实现信息一次录入多次利用,同时提高数据真实性、准确性。2.报销指引。财务报销指引往往过于追求内容面面俱到,针对性不强,忽略了不同用户的不同需求。关键字目录的引入能使得报销指引更有条理、便于索引。智能标记、个性化定制通过对不同报销人突出显示不同内容,实现差异化提示,使得报销指引更有针对性,减少同类报销问题重复发生。多个优化方案可组合使用。但根据历史数据进行人员分类判断的过程,可能会影响系统运行速度,削弱高效性,需要考虑如何平衡兼顾。3.业务填报界面。内容简明、流程清晰的填报界面对报销人更为友好,尽量使用上传、对接获取等方式替代人工填报,有利于保障系统信息的真
13、实、准确。4.内嵌标准。强化前端规则控制,能有效减少后期补充材料、沟通说明等工作,大大提高报销业务办理效率,同时有利于核算口径的规范、统一。但要注意控制逻辑需清晰合理,避免因操作设置过于复杂而影响报销人的系统填报体验。(二)报销单审批现行支出审批方式主要为纸质审批,要求审批人亲笔签名或盖签字章。全线上审批方式能大量节省报销人、审批人的时间、精力,打破时间和空间限制,且信息记录完备清晰。高校要同时布局全校性电子签名系统,确保审批有效性、安全性。(三)投递、沟通与报销记录管理报销附件和支出审批电子化是实现报销单据从线下纸质投递转为线上投递的基础。解决系统短信单向沟通问题、进一步拓宽沟通渠道,改变报
14、销按时间顺序流水式记录方式、提供个性化标记查询功能,是财务部门改进服务方式方法的良好体现。(四)其他功能荫财会经济表 1高校财务报销系统功能优化原则原则 要素 举例说明 合规性 规则控制 将财务报销规则嵌入系统,在报销人填写数据和上传附件时进行检查和校验;判断电子附件是否齐全、附件的基本要素是否完备 规则适用 根据最新财务制度及时更新报销指引;合理确定系统管理员权限使其能及时修正错误指引;确定制度过渡期的并行模式 预算控制 对不同业务设定对应的经济分类,并与项目预算对接,在填报系统时进行分项精确控制 标准化 填报要求、政策解读等标准化、统一化 安全性 权限 严格设定项目使用权限、借款权限、审批
15、权限、查阅权限等;明确各权限人的操作功能范围 流程呈现 处理流程清晰透明,便于对各环节进行监督 支付 上线电子发票自动查重、发票验真等功能;将收款方账户信息与历史转账成功记录数据库比对 数据 借助 OCR 等技术提高非结构化数据转化的准确性;对接业务系统保证财务信息真实完整;定期维护基础信息 服务性 高效性 加载内容适量,提高系统的反应速度;业务流清晰提高填报速度;通过系统对接自动获取数据减少手工填写、杜绝重复填写;提供批量导入与填写等便捷功能 智能化 智能填写提示;提高全电子单业务的覆盖面;推进业财融合,利用已有信息自动生成、提取组合形成必要附件;提供报销人与财务人员互动渠道(问题报销单沟通
16、、补充材料上传、业务咨询等);对每份报销单计算预估处理时间 数据呈现 强化经费开支明细统计与分析功能;提供报销单个性化标识、筛选功能 指引 指引清晰,提高可读性、突出重点;优化智能问答功能;提供个性化设置与针对性推送 界面 关注版面格式、配色、字体大小等设计要素;合理使用弹窗式强制确认功能;科学安排各项内容的填写顺序 扩展性 财务预警 强化财务预警功能,对可疑事项进行自动提示 数据应用 按设定规则进行数据统计、分析与推送;自动生成标准化报表;强化财务信息的决策有用性与数据共享 表 2系统填报模板优化方案序号 优化方案 主要关注原则 1 智能定位。在业务模块页面增加智能搜索功能,录入关键字后自动
17、定位对应模板。服务性高效性 2 小型智能报销模块化。不分设模板,所有类型报销业务、费用均通过同一入口填报。报销人输入业务关键词后,系统识别并提供对应的小型智能报销模块。允许多个报销模块组合成一份报销单,实现多类费用集中式填报。服务性智能化 3 业务系统对接。报销系统与校内相关职能部门的业务系统进行对接,在业务开始时报销人授权开支项目,在业务结束时系统自动发起报销。安全性数据 服务性高效性 表 3报销指引优化方案序号 优化方案 主要关注原则 1 关键字目录。对报销指引按关键字编制目录,报销人可通过目录查看对应内容,如“公务卡强制结算目录/特殊情况/审批要求/制度全文”,对制度重点、常见易错点突出
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