新时代科研院所科研档案管理提升探析——以科研院所为例.pdf
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1、学学术交流792023.8(下)总第 312 期新时代科研院所科研档案管理提升探析以科研院所为例唐婧 中国电子科技集团公司第三十研究所 摘 要 随着科学技术研究档案管理规定等科研档案规章制度的颁布实施,科研档案工作开始受到重视,也暴露出一些问题。文章以科研院所为例,提出科研档案管理过程中存在的常见问题,分析问题产生的根源,提出新时代科研档案管理提升的建议,以期科研档案管理工作能够科学、合理、规范地开展。关键词 科研档案;管理提升中图分类号:F273.1;G271 文献标识码:A 文章编号:1674-1722(2023)16-0079-03科研档案是指在科研项目全生命周期过程中形成的、具有保存价
2、值的各种形式和载体的文件材料及实物。科研院所承担的科研项目往往涉及国家重要科研领域,其研究成果关系着国家科学技术的研究能力、保障着国家在关键领域的控制能力。科研院所的科研档案是科研项目研究过程及其成果的真实记录,是国家档案资源的重要组成部分。科研档案管理工作亦是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节,理应加以充分重视和严格把控。一、科研档案管理常见问题科研文件归档的及时性是科研档案完整可控的保障。在集中统一管理的前提下,科研院所现有的科研档案的归档模式大致有三种。一是随时形成随时归档。二是按照科研项目的研究阶段,分阶段归档。三是项目结题后统一归档。但无论采取哪种方式,归档的发起人均为项目相
3、关人员。在实际工作中,如果缺乏监督考核机制的约束,加之相关人员对归档工作缺乏重视,使得归档工作往往存在滞后性,归档的不及时可能造成归档文件的遗失或损坏,也可能导致一些文件不符合质量要求未被及时发现,又无法及时整改。科研档案的完整性是其能够反映科研过程全貌的条件。但在实际工作中,可能由于收集工作的不及时、项目管理或研制过程的不规范,导致有的归档文件应产生而未产生、虽产生但未归档的情况,特别是项目立项阶段的前期文件、项目过程评审检查文件、项目产生的样机等实物及其声像文件,以及在各业务系统中产生的电子文件等。科研档案的准确性是档案可以作为真实历史记录的前提。在实际工作中,往往因为在文件形成或者收集阶
4、段的不规范操作,导致科研档案的准确性受到影响,如归档文件签署盖章不全、归档文件内容填写不全、归档没有复制件等情况。特别是在科研院所普遍运用信息化手段之后,部分文件会通过项目管理系统、软件工程化系统等业务系统管理研制项目过程文档,部分人员会将已签署的纸质原件扫描后上传系统,并认为该文件已得到妥善保管,所以将原件销毁,导致最终归档时只有电子扫描件,不符合电子文件和电子档案的管理要求。科研院所的科研项目可能涉及国家关键技术,有一定的涉密性质,所以科研档案的开发利用工作一直较为受限,其利用的频率往往低于文书档案,其利用的目的也往往是为了工作查考或迎审迎检。其实,科研档案的价值远不止于此,对其深度挖掘和
5、开发,有利于服务创新性学术研究、服务创造性科研工作。二、科研档案管理问题根源(一)缺乏正确的认识科研院所的科研工作往往存在“重科研、轻管理”的现象,而科研档案管理工作正是科研管理工作的重要组成部分。如果对科研档案管理工作的定位不准确,对科研档案的归档要求了解不清楚,对科研档案的重要作用理解不清晰,对科研档案的利用价值认识不到位,就会导致相关人员产生“项目都结题了,归档是负担”“我有什么就归什么”“这个归进来以后不会有人用”等错误的认识。这些错误的认识直接决定了科研档案管理工作的“低”地位和科研档案在人们心目中的“低”价值,学学术交流80MASTER MANAGEMENT科研档案的归档和利用工作
6、就自然得不到重视,优质的科研档案资源得不到保障,档案资源的开发利用工作就更加举步维艰。(二)缺乏科学的机制科研档案的产生、收集、归档、整理、保管和利用等环节涉及多个部门,如项目管理部门、产品研发部门、财务管理部门、资产管理部门、物资采购部门、科研成果管理部门及档案管理部门等。如果各相关部门各自为政,没有建立科学有效的管理机制,均以自己的主营业务工作为中心,不协同、不合作,没有在统一目标、统一领导、统一标准、统一要求及明确职责的前提下开展工作,科研档案的全过程科学有效管理就无从谈起。(三)缺乏必要的手段一是缺少管理手段。国家档案局及科研院所的上级管理机关,均有科研档案管理的具体制度和要求,科研单
7、位应制定符合本单位实际的“本地化”制度。如果没有制度,或制度不完善,则无法有效规范地指导科研档案工作实践。同时,制度制定固然重要,但其能够得到有效落实、得以有效实施才是关键。如果没有强有力的约束考核手段,制度的落实也将无法实现。二是缺少技术手段。在信息时代,科研院所的应归档科研文件,多以电子文件的形式存在,如果没有可靠的信息技术手段,电子文件是否真实、完整、可用和安全,是否可以仅以电子文件归档保存,是否符合国家相关规范要求等,将无法得到有效保障。(四)缺乏稳定的人才首先,科研档案的形成和收集主体是各相关部门人员,或是该部门的兼职档案员。如果其缺乏归档意识,对档案知识和归档要求知之甚少,则必将导
8、致对该项工作的不重视,例如归档文件不符合归档文件要求、文件保存不合理或文件收集不完整等,总之,不能从源头上保证归档文件的质量。其次,科研档案的最终归宿是档案管理部门,如果档案管理员缺乏相关档案专业知识,特别是对科研档案的新政策、新规定理解不透彻,对档案信息化管理手段掌握不熟练,对科研档案的特点把握不准确等,都将造成科研档案管理的不规范。最后,当产品研发部门、项目管理部门和档案管理部门等相关人员都具备科研档案知识、提升科研档案意识后,人才的“稳定”就显得尤为重要。现实工作中,常常出现人员变动后文件资料交接不清楚、归档要求传达不准确及管理程序交待不到位等现象。即便不出现以上情况,“新手”适应工作也
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