“互联网 ”时代提升机关事务档案管理工作效率思考.pdf
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1、342023年 第23期 兰台内外数字档案创新研究一、引言从核心目的上看,探讨“互联网+”时代机关事务档案管理工作效率提升策略,一方面,有利于推进机关单位信息化档案管理模式的建设,对过往档案管理信息化建设的经验进行总结与梳理,为我国机关单位档案管理信息化的开发提供有益参考。另一方面,有利于促进我国机关单位事务档案信息资源开发与管理。随着各种新兴技术在机关单位事务档案管理中的应用,管理工作人员开展工作时的数据分析能力不断增强,进而开发出与人们需求更加贴合的档案信息资源。本文探讨机关单位在“互联网+”时代优化事务档案管理策略具有一定的现实意义。二、“互联网+”时代提升机关事务档案管理工作效率策略1
2、.着手电子档案收集,规范档案信息资源归档(1)健全电子档案归档制度随着电子技术的发展,电子档案成了“互联网+”时代进行档案管理的新模式,而电子档案归档制度是确保电子档案能够有效和完整地进行收集的保障之一。首先,想要有效健全机关单位的电子档案归档制度,应在机关内部制定电子档案归档的范围以及保管期限表等。档案管理相关工作人员应紧密结合单位各种类型电子档案的特点,以传统的纸质档案归档范围与保管期限表为依据,制定出电子档案的归档制度,使得在管理电子档案时能够有据可依。其次,工作人员应制定电子档案归档的配套制度。该制度应对电子档案在归档过程中的各个环节进行详细要求,使电子档案归档规范化,避免采用“双套制
3、”,以“单套制”完成电子档案的管理。电子档案归档的配套制度还应明确规定各个环节的责任人和具体操作流程。工作人员需要清楚地了解每个环节所需的操作步骤,确保电子档案在归档过程中始终得到正确处理。最后,制度还需要强调信息安全的重要性,包括对数据的备份和防护措施的要求。只有通过严格的控制和管理,才能有效保护电子档案的完整性和机密性。为了提高档案的检索效率,还可以在配套制度中加入对电子档案索引的管理要求,确保档案能够快速准确地被找到。通过以上配套制度的建立,不仅可以规范电子档案的归档流程,还可以提升档案管理的效能,实现信息资源的最大化利用,推动工作的高效进行。(2)开展档案管理工作培训机关单位管理事务档
4、案的相关工作人员是决定档案管理工作质量与效率的关键因素,因此,开展档案管理工作培训,提升工作人员专业能力是十分重要的。首先,在实际开展培训时,单位可以开展相关专题培训,以在管理工作过程中的常见问题作为培训主题,邀请专业技术人员进行理论与实践操作的教学与讲解,通过系统化的培训让管理工作人员的专业素养得到提升,进而提升其工作效率与质量。其次,单位可以合理增加档案管理工作培训方式。想要有效提升档案管理工作培训的效率,单位应根据培训的具体内容匹配不同的培训方式。例如,当工作人员在培训期间出现操作失误时,应由专业人员对问题及时纠正;再如,培训内容为信息化档案管理时,机关可以安排工作人员参与档案局开设的专
5、业培训班等,让工作人员能够系统地熟悉档案管理信息化方法,进而提升工作人员档案管理综合能力。最后,单位可以推动档案管理工作交流与合作。组织工作人员参加行业内的研讨会、培训班、学术交流等活动,与其他单位的同行进行经验分享和学习互动。通“互联网+”时代提升机关事务档案管理工作效率思考文/沈鲁摘要:随着“互联网+”时代的到来,我国机关事务信息总量不断上涨,各种信息已经成为新的资源,被机关单位所重视。当前,如何提升事务档案管理水平与质量成为各大机关单位所关注的重要问题之一。机关单位应积极优化事务档案信息资源质量,加大事务档案管理力度,改进事务档案管理水平,推动“互联网+”时代背景下机关单位事务档案管理新
6、模式的建设,为人们提供更加高效、便捷的服务,以此满足人民群众的各种需求。本文针对“互联网+”时代背景下的机关单位,探讨了其事务档案管理工作效率提升的相应策略,为我国机关单位优化改善事务档案管理方法提供有效参考。关键词:互联网+;机关事务;档案管理作者简介:沈鲁(1980),女,汉族,山东菏泽人,本科,馆员,研究方向:档案管理。352023年 第23期 兰台内外数字档案创新研究过与其他单位的合作,可以借鉴先进的档案管理理念和实践经验,进一步提升管理工作人员的专业能力和工作质量。例如,不同机关之间可以建立档案管理的专业交流平台,通过定期交流会议、经验分享等方式促进工作人员之间的互动和学习。2.立足
7、机关信息化档案室,加强档案信息资源整合(1)完善信息化档案室信息资源整合机制为了保证机关单位的信息化档案中蕴含的各种信息资源能够有效整合,单位应建立更加完善的信息资源整合机制,以此,实现在实际工作中遇到问题时能够有据可依。首先,单位应整合信息化档案室的运行机制。要想加强档案信息资源整合的第一步就是对单位内部各个部门的工作进行协调,单位在整合信息化档案室的运行机制后,应制定明确的组织领导,将工作与职能分配到个人,对各个部门的行为进行规范,并形成各部门间的科学联动,以提升单位整体工作人员在档案管理工作中的主动性与积极性。其次,单位应制定档案信息资源的质量评估机制。对于机关单位的档案管理工作而言,对
8、档案信息资源进行质量评估是必不可少的。工作人员应确保质量评估工作规范符合相关规定与要求,以我国相关法律条例为标准,邀请专业人员对信息资源的价值意义进行评估。最后,单位应建设科学的信息反馈机制。在档案管理过程中,有效的信息反馈机制是提升信息资源整合效果的重要方法。科学、有效的信息反馈机制能够帮助工作人员全方位地掌握信息资源的利用需求,进而帮助工作人员在整合相关信息时及时找到适合的方向。机关单位的信息化档案室在建立信息反馈机制时,应引导档案管理工作人员主动走访与调研,向单位内部工作人员、社会公众等多个群体收集信息反馈,并形成成熟的信息资源整合建议,以此有效提升信息化档案室整合信息资源的最终成效。(
9、2)建立信息化档案室专题信息资源数据库信息资源数据库是信息化档案室对档案信息资源进行有效利用的前提,而专题信息资源数据库则是彰显单位职能定位的关键。建立信息化档案室专题信息资源数据库,需要相关工作人员提升单位档案存量数字化、电子化工作的速度,对传统的纸质档案进行数字化转化,存入单位的信息化档案室中,确保单位各类档案的信息化和数字化的概率超出98。同时,工作人员还需将各种档案根据不同类型分类与整合,建设数据库的档案目录与专题数据库,为后续开展信息化档案管理奠定基础。3.树立政务服务观念,提升档案信息资源共享(1)建设单位档案信息资源共享管理制度对于机关单位而言,其存储的档案信息种类较多,其中,部
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