自动化环境下文书档案管理要点研究_蓝剑玲.pdf
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1、1162023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS自动化环境下文书档案管理要点研究蓝剑玲(肇庆市不动产登记中心,广东 肇庆 526060)摘要:本文主要从文书档案传统管理模式入手,对于自动化环境下的文书档案管理优势展开详细的分析,最后重点对于自动化环境下的文书档案管理要点展开探究。关键词:自动化环境;文书档案;管理要点新时代,信息化文档种类相对十分繁多复杂,这对于文档管理工作而言是个不小的挑战。基于这一情况,有必要不断提升办公自动化背景下的档案管理工作的水平和质量。随着办公自动化的应用和不断的普及,在互联网技术的影响之下,文档管理也正在从管理方式、理念、手段等方面不断优化革新。因此,我们
2、需要从文书档案传统管理模式、自动化环境下的文书档案管理优势和要点等方面展开深入的探究分析。一、文书档案管理模式概述在日常工作中,各部门或科室都会形成不同的文件资料,这就体现了文档管理工作分散繁杂的工作属性。这种工作属性给档案室工作人员的工作带来难度,给档案的前期规划和后期控制工作带来挑战。因此,要提高文档管理的效率,一是必须规范文档的管理体制,统一技术的管理标准,保证办公室自动化环境下的文档管理的流线型顺利进行。二是档案管理职责应统一到档案管理部门,便于档案管理的统一规划和处理,确保档案管理的顺利进行。由于各部门的工作性质不同,其形成的文件格式不同,对该文件的管理模式也不同。在管理过程中,如果
3、没有统一的格式和管理流程标准,在资料统计和检索时就容易出错。因此,在处理文件时,必须制定统一的业务流程标准,确定各文件的性质和属性,按照统一的操作流程进行归档处理。统一统计软件的操作标准和技术标准,保证不同类型的电子文件灵活运行、安全存储。(一)文书档案传统管理模式存在的问题1.保密性文件存在安全隐患。在计算机信息技术和网络技术的发展和影响下,如何保存保密性文件已成为档案管理工作中必须解决的问题。电子文档由于缺乏具体形式,没有特定的签名、字迹等标志,容易受到人为因素的篡改,存在保密性泄露风险。2.档案管理工作人员综合素质有待提升。不同格式的文件资料在管理和归档过程中使用的管理原则、方法和技术手
4、段各不相同。传统档案管理人员学历相对较低、知识面较窄、缺乏必要的档案管理知识,实际管理技术和管理水平不能满足档案管理工作的实际需要。很多文件资料管理工作由其他人员兼职完成,很少懂数据通信和计算机信息技术,缺乏数据文件管理工作的原则和理论知识。3.办公自动化系统存在较多的问题。目前,办公自动化系统软件投资少、水平低,整个管理业务的负担不断增加,长期发展必然导致整个系统的运行水平低。系统开发人员的综合素质相对较低,开发团队的组建模式不健全,缺乏足够的工作经验,从而导致许多软件产品的质量水平较低。(二)办公自动化环境下档案管理的特点其一,文档的整理变得有序且容易控制。在传统的纸质文档管理过程中,纸质
5、文件的密度大,只有按照一定规律,人为地将文件进行整合保存才能将文件统一转换成档案。但在办公自动化的环境下,只要管理人员正确操作系统软件,电子文档的性质和类型就可以一目了然。在这个过程中,文件和档案已经在整合的过程中相互融合,融为一体。这就使文档的前期规划、中期存储和后期查找阅读的过程变得有序且容易控制。其二,基于现代自动化技术上的文档管理。传统的文档管理工作主要由档案室工作人员来完成,档案室的工作人员全权承担起档案管理的责任。实行办公自动化后,文书档案管理工作是基于现代自动化技术上的,网络部门、信息技术等多个部门是有责任协助档案室工作人员完成档案管理工作的。档案管理的记录内容直接影响着基础设施
6、的运行、行业技术的发展和科学研究的进步,是当前部1172023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛门管理的主要组成部分。在信息时代发展的影响下,档案管理工作呈现现代化、自动化的发展趋势,档案管理工作的新思想和新理念进一步发生。办公自动化作为高科技的产物,属于复杂工程,是以网络和计算机技术为运行基础,由办公人员和办公业务统一组成的信息系统。保证档案管理在办公自动化环境下顺利进行,需要网络安全、计算机信息技术、完善的规章制度、人员培养和档案工作方案协调统一。因此,办公自动化环境下的档案管理,能够不断提高档案管理工作水平,实现相关信息的挖掘,为经济发展和业务部门的进步提供更多的信息和数据支持。
7、二、自动化环境下文书档案管理的优势(一)办公自动化为实现文档一体化创造有利条件文件是档案形成的基础。档案是文件的本质,是文件的组合。但是,文档不同于档案。文档是广义的文件,即以文字、图表、视听图像等形式形成的各种材料;档案则是有条件地由文件转化而来的。档案与文件是同一事物在不同价值阶段的不同表现形式。它们既有同源性和阶段性的共性,也有有效性、功能性和离合性的个体差异。从文件到档案,是一个批判继承的辩证过程。从时间性、价值性和系统性来看,档案是文件的不断扬弃,是被处理文件中具有保存价值的部分。只有将处于分散状态的文件按照一定的逻辑规律进行整理并集中存储,才能最终成为档案。归档和集中保存是文件转化
8、为档案的必要程序和条件。随着计算机软硬件技术的发展和办公自动化系统的不断应用,专业的软件公司在设计和开发办公自动化系统时一般会考虑与文件管理系统的连接,并在条件允许的情况下,将文件管理系统的所有功能嵌套在办公自动化系统中。在这种情况下,文件和档案存在于一个大系统中,它们之间的时空距离缩短,边界减弱。办公系统中公文流转完成后,通过对系统本身功能的简单操作,将公文转移到档案中,然后进一步整理,完成电子归档。这样可以实现文件的随时归档,提前归档时间,实现文件的集成。(二)办公自动化有效提高了文档一体化管理水平文档一体化从文档管理和档案管理全局出发,实现从文件生成、处理到文件归档的全过程管理,保证文件
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