事业单位财务档案信息化建设研究_王丹.pdf
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1、第 105 页2023/6 (下)总第413期事业单位财务档案信息化建设研究文/渭南市临渭区水政监察大队王丹财务档案收集了会计专业资料,主要包括三个内容:一是会计凭证,二是会计账簿,三是财务报告。相较于文书档案和科技档案,财务档案的形成范围广泛,实体数量较多;档案类别稳定,方便进行整理与分类;外在形式多样,不能照搬其他门类档案的管理方法。近年来,伴随着信息技术的发展运用,档案管理的信息化成为一个必然趋势,在信息技术的支持下,以自动化、数据化管理取代人工手动管理,既能提高效率,又能降低成本。对档案部门而言,结合自身情况进行信息化建设,探索一条科学合理的财务档案信息化管理途径,是档案工作者必须思考
2、与解决的问题。一、财务档案信息化建设的重要意义(一)推动档案管理转型升级。事业单位的档案管理过程中,财务档案是一项重要内容。为了顺应时代发展潮流,必须实现档案管理的转型升级。信息化建设实现了人工管理向信息化管理的转变,优势如下:一方面,能提高管理效率;另一方面,能减轻人员压力,为单位经济活动的开展提供支持,优化资源配置,提高财务档案的管理水平。(二)加快单位的信息化进程。信息化管理是一个复杂性、综合性的项目,具有全方位、全流程特征,只有各个部门在管理上实现了信息化,才能构建真正的信息化管理体系。财务档案的信息化建设,不仅对档案管理本身有利,还能为其他部门的管理提供参考,发挥出以点带面的作用,加
3、快单位的信息化进程。(三)提高财务档案的使用价值。传统管理模式下,财务档案以纸质档案为主,在保管与使用过程中,因受潮、氧化等因素的影响,容易造成资料丢失、内容模糊不清等情况,降低了财务档案资料的使用价值。信息化建设后,纸质档案转变为电子档案,统一上传至数据库,方便保管与查询,能保证档案资料的完整性。另外,在大数据、云计算等技术的支持下,深入挖掘档案数据背后的价值,能提高财务档案的使用效益。(四)打造良好的单位形象。对事业单位而言,财务档案管理是档案工作中的一个核心。在单位改革与转型的背景下,信息化建设能起到如下作用:一方面,能推动管理理念、方法与制度体系的转变,优化配置单位内的资源,为财务工作
4、和经济活动的开展提供数据支持,有效防范财务风险;另一方面,可以减少档案管理人员的数量,降低人力成本,同时提供更加优质的档案服务,帮助单位履行好自身职责。如此,有助于打造良好的社会形象,创造更大的经济效益和社会效益。二、事业单位财务档案信息化建设存在的问题中华人民共和国会计法明确规定:“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应建立档案,妥善保管。”新修订的档案法新增“档案信息化建设”一章,为信息化建设工作提供了依据和保障。近年来,事业单位在财务档案信息化建设方面积极尝试,取得明显成绩的同时,也存在一些问题,总结如下。(一)信息化意识薄弱。在财务档案信息化建设中,多数事业单位已经认
5、识到其中的重要性,但少数单位的领导认知比较片面,导致信息化意识薄弱。具体表现:第一,谈及信息化建设,等同于先进设备的购进、专业软件系统的使用,忽视了人员在其中的主观能动性。由于宣传不到位、配套资源的支持不足,影响信息化建设步伐。第二,档案工作者存在认识上的盲区,没有看到信息化建设之于档案工作、单位发展的长远意义。尤其是部分年龄较大的工作者,对信息化技术存在排斥心理,会影响信息化建设和信息化管理工作的开展。(二)制度体系不完善。在财务档案管理中,制度体系是具体工作的依据和保障。部分单位在信息化建设中,重视软件与硬件的配置,忽视了相关制度体系的改进,导致档案工作的开展存在随意性和盲目性。具体来看,
6、一种情况是,单位现行的财务档案制度体系落后,不满足实际管理工作需求,尤其跟不上信息化管理的步伐,导致实际工作成果与预期目标之间存在较大偏差;另一种情况是,个别单位照搬其他单位的制度体系,没有结合自身的实际情况,忽视了不同单位之间的差异化特征,进而影响信息化管理工作的开展。(三)基础设施较滞后。财务档案的形成范围广泛,外在形式多样,信息化建设是一项专业的、复杂的工程,先进基础设施是信息化建设的基础。部分单位的信息化基础设施滞后,主要表现:一是对于软硬件设备【摘要】本文针对财务档案的信息化建设问题进行探究,指出财务档案信息化建设存在的问题,结合相关成功案例的启示,总结财务档案信息化建设的途径。实践
7、表明,财务档案信息化建设符合新形势下的档案管理需求,单位必须从观念、制度、方法、人才等方面变革创新,才能实现信息化建设目标。【关键词】事业单位;财务档案;信息化建设;安全保障信息工作information work第 106 页2023/6 (下)总第413期的选择,缺少调研分析和科学验证,设备可能不够先进,系统软件的运行效率低。这一情况的出现,根本原因是单位资金投入不足,选择软硬件设备时只能屈居其次。二是单位不同部门之间沟通不畅,尤其是档案部门与财务部门之间的互动少,信息传递效率低,甚至存在部门壁垒和孤岛效应,不利于信息化建设,影响财务档案的信息化管理成效。三、成功案例及带来的启示(一)案例
8、一。某综合性公立医院,现有3个医疗院区,总建筑面积约70万m2;医药研究教育发展基地建筑面积约为15.5万m2。该医院始建于1883年;2016年完成“三院区、一基地”的建设布局,迈上高质量发展道路;2020年成为首批建设国家区域医疗中心的单位。1.财务档案管理问题。该医院在快速发展中,传统财务档案管理存在诸多问题:(1)管理模式过时。医院决策者采用传统管理观念,不愿接受信息化、智能化、网络化;没有认识到档案管理的重要作用,不愿在创新管理上下功夫。(2)管理手段落后。财务档案信息化建设中,没有与纸质档案同步建立电子账务;或仅仅记录数据内容,未与企业业务系统关联。(3)财务管理人员的能力欠缺。医
9、院的财务档案管理工作,交由会计人员或兼职人员管理,导致实际工作中问题频发。2.三化融合的财务档案信息化管理。针对以上问题,医院树立“信息化、智能化、网络化”三化融合理念,对财务档案进行信息化管理。(1)增强管理意识,完善管理制度,提出数字化财务档案的管理流程:原始资料分类整理文档扫描图像处理索引著录电子版刻录提交档案室。(2)完善基础设施,建设管理平台,依托信息网络技术,搭建适应大数据、云计算和人工智能等技术的信息化平台,为档案管理提供必要的基础设施。(3)引育并举建设人才队伍。人才引进方面,结合信息化建设需求,制订人才聘用标准,采取严格的考核程序;同时改善工作环境,降低人才流动率。人才培育方
10、面,采用选拔、知识技能培训等方式,设置培训基地,制订长期人才培训计划,并对培训效果进行跟踪,切实提高培训实效。(4)通过三化融合提高运行效率。一方面,实现信息共享,发挥出信息技术的治理效能,方便财务档案的整理与查询,实现降本增效的目标;另一方面,利用大数据挖掘档案信息背后的价值,在保证安全的前提下,对财务档案全面利用,为医院的经济活动提供支持。(二)案例二。某市级财政局,是当地人民政府下设的职能部门,内设办公室、综合处、税政法规科、预算处、国库处、经济建设处等十余个部门,负责地方的财政工作,贯彻执行财务制度,管好用活地方的财政资金,促进工农业生产发展和各项事业发展。该单位于2006年被评为“全
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