事业单位财务档案信息化建设研究_王丹.pdf

第 105 页2023/6 （下）总第413期事业单位财务档案信息化建设研究文/渭南市临渭区水政监察大队王丹财务档案收集了会计专业资料，主要包括三个内容：一是会计凭证，二是会计账簿，三是财务报告。相较于文书档案和科技档案，财务档案的形成范围广泛，实体数量较多；档案类别稳定，方便进行整理与分类；外在形式多样，不能照搬其他门类档案的管理方法。近年来，伴随着信息技术的发展运用，档案管理的信息化成为一个必然趋势，在信息技术的支持下，以自动化、数据化管理取代人工手动管理，既能提高效率，又能降低成本。对档案部门而言，结合自身情况进行信息化建设，探索一条科学合理的财务档案信息化管理途径，是档案工作者必须思考与解决的问题。一、财务档案信息化建设的重要意义（一）推动档案管理转型升级。事业单位的档案管理过程中，财务档案是一项重要内容。为了顺应时代发展潮流，必须实现档案管理的转型升级。信息化建设实现了人工管理向信息化管理的转变，优势如下：一方面，能提高管理效率；另一方面，能减轻人员压力，为单位经济活动的开展提供支持，优化资源配置，提高财务档案的管理水平。（二）加快单位的信息化进程。信息化管理是一个复杂性、综合性的项目，具有全方位、全流程特征，只有各个部门在管理上实现了信息化，才能构建真正的信息化管理体系。财务档案的信息化建设，不仅对档案管理本身有利，还能为其他部门的管理提供参考，发挥出以点带面的作用，加快单位的信息化进程。（三）提高财务档案的使用价值。传统管理模式下，财务档案以纸质档案为主，在保管与使用过程中，因受潮、氧化等因素的影响，容易造成资料丢失、内容模糊不清等情况，降低了财务档案资料的使用价值。信息化建设后，纸质档案转变为电子档案，统一上传至数据库，方便保管与查询，能保证档案资料的完整性。另外，在大数据、云计算等技术的支持下，深入挖掘档案数据背后的价值，能提高财务档案的使用效益。（四）打造良好的单位形象。对事业单位而言，财务档案管理是档案工作中的一个核心。在单位改革与转型的背景下，信息化建设能起到如下作用：一方面，能推动管理理念、方法与制度体系的转变，优化配置单位内的资源，为财务工作和经济活动的开展提供数据支持，有效防范财务风险；另一方面，可以减少档案管理人员的数量，降低人力成本，同时提供更加优质的档案服务，帮助单位履行好自身职责。如此，有助于打造良好的社会形象，创造更大的经济效益和社会效益。二、事业单位财务档案信息化建设存在的问题中华人民共和国会计法明确规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应建立档案，妥善保管。”新修订的档案法新增“档案信息化建设”一章，为信息化建设工作提供了依据和保障。近年来，事业单位在财务档案信息化建设方面积极尝试，取得明显成绩的同时，也存在一些问题，总结如下。（一）信息化意识薄弱。在财务档案信息化建设中，多数事业单位已经认识到其中的重要性，但少数单位的领导认知比较片面，导致信息化意识薄弱。具体表现：第一，谈及信息化建设，等同于先进设备的购进、专业软件系统的使用，忽视了人员在其中的主观能动性。由于宣传不到位、配套资源的支持不足，影响信息化建设步伐。第二，档案工作者存在认识上的盲区，没有看到信息化建设之于档案工作、单位发展的长远意义。尤其是部分年龄较大的工作者，对信息化技术存在排斥心理，会影响信息化建设和信息化管理工作的开展。（二）制度体系不完善。在财务档案管理中，制度体系是具体工作的依据和保障。部分单位在信息化建设中，重视软件与硬件的配置，忽视了相关制度体系的改进，导致档案工作的开展存在随意性和盲目性。具体来看，一种情况是，单位现行的财务档案制度体系落后，不满足实际管理工作需求，尤其跟不上信息化管理的步伐，导致实际工作成果与预期目标之间存在较大偏差；另一种情况是，个别单位照搬其他单位的制度体系，没有结合自身的实际情况，忽视了不同单位之间的差异化特征，进而影响信息化管理工作的开展。（三）基础设施较滞后。财务档案的形成范围广泛，外在形式多样，信息化建设是一项专业的、复杂的工程，先进基础设施是信息化建设的基础。部分单位的信息化基础设施滞后，主要表现：一是对于软硬件设备【摘要】本文针对财务档案的信息化建设问题进行探究，指出财务档案信息化建设存在的问题，结合相关成功案例的启示，总结财务档案信息化建设的途径。实践表明，财务档案信息化建设符合新形势下的档案管理需求，单位必须从观念、制度、方法、人才等方面变革创新，才能实现信息化建设目标。【关键词】事业单位；财务档案；信息化建设；安全保障信息工作information work第 106 页2023/6 （下）总第413期的选择，缺少调研分析和科学验证，设备可能不够先进，系统软件的运行效率低。这一情况的出现，根本原因是单位资金投入不足，选择软硬件设备时只能屈居其次。二是单位不同部门之间沟通不畅，尤其是档案部门与财务部门之间的互动少，信息传递效率低，甚至存在部门壁垒和孤岛效应，不利于信息化建设，影响财务档案的信息化管理成效。三、成功案例及带来的启示（一）案例一。某综合性公立医院，现有3个医疗院区，总建筑面积约70万m2；医药研究教育发展基地建筑面积约为15.5万m2。该医院始建于1883年；2016年完成“三院区、一基地”的建设布局，迈上高质量发展道路；2020年成为首批建设国家区域医疗中心的单位。1.财务档案管理问题。该医院在快速发展中，传统财务档案管理存在诸多问题：（1）管理模式过时。医院决策者采用传统管理观念，不愿接受信息化、智能化、网络化；没有认识到档案管理的重要作用，不愿在创新管理上下功夫。（2）管理手段落后。财务档案信息化建设中，没有与纸质档案同步建立电子账务；或仅仅记录数据内容，未与企业业务系统关联。（3）财务管理人员的能力欠缺。医院的财务档案管理工作，交由会计人员或兼职人员管理，导致实际工作中问题频发。2.三化融合的财务档案信息化管理。针对以上问题，医院树立“信息化、智能化、网络化”三化融合理念，对财务档案进行信息化管理。（1）增强管理意识，完善管理制度，提出数字化财务档案的管理流程：原始资料分类整理文档扫描图像处理索引著录电子版刻录提交档案室。（2）完善基础设施，建设管理平台，依托信息网络技术，搭建适应大数据、云计算和人工智能等技术的信息化平台，为档案管理提供必要的基础设施。（3）引育并举建设人才队伍。人才引进方面，结合信息化建设需求，制订人才聘用标准，采取严格的考核程序；同时改善工作环境，降低人才流动率。人才培育方面，采用选拔、知识技能培训等方式，设置培训基地，制订长期人才培训计划，并对培训效果进行跟踪，切实提高培训实效。（4）通过三化融合提高运行效率。一方面，实现信息共享，发挥出信息技术的治理效能，方便财务档案的整理与查询，实现降本增效的目标；另一方面，利用大数据挖掘档案信息背后的价值，在保证安全的前提下，对财务档案全面利用，为医院的经济活动提供支持。（二）案例二。某市级财政局，是当地人民政府下设的职能部门，内设办公室、综合处、税政法规科、预算处、国库处、经济建设处等十余个部门，负责地方的财政工作，贯彻执行财务制度，管好用活地方的财政资金，促进工农业生产发展和各项事业发展。该单位于2006年被评为“全国财政系统先进集体”，2021年获得“全省脱贫攻坚奖”。1.财务档案管理问题。该单位在近年来的工作开展中，财务档案管理存在的问题有：（1）纸质档案的数量大，不仅管理难度增加，而且利用不足。大量的纸质档案堆积起来，字迹变得模糊，丢失难以发现，存档后查找起来也不方便。（2）管理工作不够规范。财务档案在归档前，由财务部门进行管理；归档后则由档案部门负责。财务部门与档案部门在各自工作中，对财务档案的管理范围和要求是不同的，然实际工作中因职责不清，两个部门在档案移交上不规范，缺少完整的移交手续。（3）财务档案鉴定不力、销毁不及时。单位在财务档案管理方面投入的人力、物力不足，对于超过保管期、没有保管价值的档案资料，推诿鉴定责任，没有按照相关程序进行销毁，这是造成档案不断堆积的主要原因。2.财务档案数字化转型升级。针对以上问题，该单位积极推动财务档案的数字化转型升级，采取的措施包括：（1）从顶层设计入手，统一归档业务流程。首先对各类财务档案的特点进行梳理，对电子财务档案建立标准统一的档案形成和归档系统。另外，信息化建设中，同步推进原有档案的数字化建设，确保所有的档案数据采用相同的存储格式，形成统一的数据库，为后续档案资料的使用打下基础。（2）根据档案资料的性质准确鉴定。符合电子化保存条件的财务档案，不再保留纸质载体；必须保留实体的档案，采用纸质+电子版双轨制进行管理。（3）加强制度与技术建设。制度方面，依据相关法律法规，结合单位实际运行情况，制订科学可行的财务档案信息化管理制度，细化各项操作标准。技术方面，积极推行区块链、数字签名、数据备份等技术，落实权限管理，防止出现档案信息泄露的情况。（三）带来的启示。综合以上两个案例，可见财务档案的信息化建设是一项复杂性、综合性任务，事业单位必须从观念、制度、方法、人才等方面入手，才能顺利推进信息化建设，切实提高财务档案的管理水平和使用价值。四、事业单位财务档案信息化建设的途径（一）更新管理观念。财务档案的信息化建设，更新管理观念是思想基础，也是整个建设工作的重要一环。第一，单位领导应该充分认识到信息化建设对于财务档案管理、单位经济决策的重要价值，发挥出榜样示范作用，把控全局、宏观指导，在单位内营造出良好的环境氛围。具体操作上，可用工作例会、宣传栏、LED显示屏、官网、微信公众号等媒介，系统介绍信息化建设知识，潜移默化地影响所有人员，实现思想观念的更新。第二，针对财务档案工作者，可从绩效考评方面入手，制订一些相关指标，促使人员主动学习信息化建设知识，积极转变传统的管理观念，树立信息化管理思想。（二）完善管理制度。完善可行的（下转第133页）第 133 页2023/6 （下）总第413期业创新发展，就必须重视培育与时代发展要求相适应的创新型高素质人才队伍，重视人才资源在档案事业长远发展中的重要作用。根据“十四五”时期档案事业新发展对人才提出的需求，建立起更加完善的档案专业人才培养机制，既要培养具有深厚档案学术涵养的专业管理人才，又要着力培养档案修复保护、编研开发等方面的技术领军人才。一方面，应与各大高校展开合作，为档案事业的可持续发展注入源源不断的人才力量。另一方面，应注重建立相应的人才激励机制，为高素质档案人才提供施展才华的重要平台，创设有利于创新型优秀人才成长发展的环境。持之以恒加强档案人才队伍建设，是促进档案事业高质量发展的迫切要求。通过专业培养与人才引进，建立高素质档案人才队伍，使档案管理人员能够掌握最先进的档案管理知识与理念，完善自身的档案管理知识结构体系，使档案管理人员既强化理论修养，又重视职业道德提升，提高解决问题的能力。四、结语综上所述，档案事业是一项“功在当代、利在千秋”的重要事业，必须以发展的眼光看待其发展。在当前全面深化改革背景下，档案事业发展面临着前所未有的机遇和挑战，想保障档案事业可持续发展，就必须以新发展理念促进其转型创新，着力解决当前档案工作中的各项难题，认清档案管理工作改革的迫切需要，基于人民群众对档案信息资源日益增长的利用需求，打破传统僵化封闭的档案管理思维模式，融入创新、协调、开放、绿色、共享发展理念，以先进科学技术为支撑，推动档案馆数字化转型，促进专业档案人才队伍建设，将新发展理念贯穿于档案工作全方位、全过程，为档案事业的长远可持续发展注入强大的动力。【参考文献】1贾妍.事业单位档案管理创新发展思路刍议J.现代农村科技,2022(7):122.2韩秀娟.积极树立创新服务理念促进档案事业健康发展J.兰台世界,2007(3):34.3刘丽丽.试论五大发展理念与档案事业科学发展J.区域治理,2018(6):159+178.4杨琳,郭霞.探索编研工作新理念谋求档案事业新发展J.城市建设理论研究(电子版),2012(6).5玄冬梅.试论档案事业发展的创新J.中国成人教育,2009(3):79-80.（上接第106页）管理制度体系，能为财务档案管理工作提供指导，实现管理活动的规范性、合理性。第一，综合分析单位的基本情况、财务档案的管理需求，从顶层设计入手，对原有管理制度进行增删修订，剔除落后的制度条款，更好地适应信息化管理需求，有效处理档案管理中的问题。第二，管理制度出台后，下一步是落实制度条款。要求单位领导和部门负责人发挥出指导、监督职能，在工作方法、工作流程上强化监管。尤其是遇到突发性的问题时，及时安排、制订有效的处理方案，提高管理制度的约束效能。（三）强化基础建设。财务档案信息化建设中，要求单位在基础建设方面投入充足的资源。第一，硬件方面。包括档案机房及数字化用房、数字化加工存储设备、档案网络建设等内容。以档案机房及数字化用房为例，机房按照级规范要求建造，数字化用房要设置在独立、可封闭的建筑内，配备视频监控设备，符合防火、防盗、防潮等要求。第二，软件方面。一方面，要打造电子档案管理系统，对财务档案进行接收、整理、保存和利用，满足先进、实用、安全、发展的原则；另一方面，要建设数据库，确保数据的一致性，方便对财务档案数据进行集中管理。第三，信息化标准规范的建设。应涵盖管理、业务、技术三个层面，涉及数字档案资源建设、归档管理、信息化应用、资源开发利用、信息安全等要素。（四）注重人才培养。建立一支高素质、复合型的档案管理人员队伍，能为管理活动的开展提供智力支持。第一，单位必须重视人才的作用，在人才选拔聘任环节，制订更加严格的考核测试方案，筛选出复合型人才。尤其细化信息技术运用能力的标准要求，确保人员上岗后熟练操作信息化设备，满足档案信息化管理的要求。第二，针对现有管理人员，制订长期培训计划，从理论知识、实操技能、职业素养等方面入手，通过教育学习的方式，提高个人综合素质，为财务档案的管理与使用储备充足的人力资源。五、结语综上所述，财务档案的信息化建设能推动档案管理转型升级，加快单位的信息化进程，提高财务档案的使用价值，打造单位的良好社会形象。针对目前信息化建设存在的问题，本文结合成功案例提出针对性解决对策，包括更新管理观念、完善管理制度、强化基础建设、注重人才培养、落实安全保障等。希望为实际管理工作提供参考，助力事业单位高质量发展。【参考文献】1段卫.事业单位会计档案管理信息化及发展趋势研究J.兰台内外,2022(21):51-53.2张晓妹.基层行政事业单位财务档案信息化策略浅探J.兰台内外,2021(16):1-3.3施萃,刘丹.基于三化融合的医院财务档案管理探究J.中国乡镇企业会计,2022(4):131-133.4王兆琳.大数据背景下高校财务档案信息化管理的问题与对策研究J.老字号品牌营销,2022(4):90-92.5谢智莉.事业单位财务档案信息安全保密管理的创新研究J.黑龙江档案,2021(5):120-121.6杨雪梅.事业单位财务档案管理信息化特点与展望J.科技资讯,2021,19(28):120-121.