医院档案精细化管理模式应用思考_杨磊.pdf
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1、2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S167业务研究Business Study医院档案精细化管理模式应用思考杨磊(焦作市第三人民医院,河南 焦作 454000)摘要:精细化管理模式在医院档案管理中的应用,能够大大提升医院档案管理质量,同时有助于各环节工作的协调开展,从整体上保障医院档案信息的完整性、安全性、可靠性。本文以医院档案管理为内容,对精细化管理模式的构建进行几点具体分析。关键词:医院档案;精细化管理;应用与粗放式管理不同,精细化管理是将各项活动细化,从工作各环节入手进行管理,管理效果更显著,管理有效性更强。将精细化管理应用于医院档案管理中,
2、可以避免很多档案管理不规范、不深入的问题,有助于医院档案管理工作水平的全面提升。一、医院档案管理中常见的问题(一)管理制度不健全随着现代智能化信息化体系的出现,在医疗档案管理过程中,要不断落实相关管理制度,全面提升医院档案管理价值。在市场竞争中,医院为了稳固市场,要根据工作细则完善管理规定,使管理制度具有高度约束力,保证医院档案管理制度有效落实,让医院档案管理模式发挥作用。(二)档案服务被动在传统的档案管理服务体系中,在原始档案借阅和认证过程中,要对相关档案进行复制存储,工作内容复杂且形式单一,无法满足现阶段多类型档案应用需求。医院为了保证相关内容被有效应用,可以根据档案更新办法,对整体使用流
3、程进行优化,在各部门通力合作和协调的同时,使档案内容更加完整,确保档案管理员履行岗位服务责任。(三)信息化水平较低我国医疗改革正在不断推进,医院各部门为控制成本,在医疗数据信息采集和汇总期间,受经费不足影响,整体信息处理流程不健全,档案管理办法无法有效落实。在信息化技术得不到支持的前提下,医疗信息覆盖面降低,使医疗档案整体利用价值无法展现,降低了档案管理质量。(四)传统档案管理模式重管理、轻利用在传统档案管理模式下,医疗档案信息处理通常采用纸质方式展开,人员操作时很容易出现遗漏问题,产生纸质档案无法满足基本使用需求情况。医院的档案管理通常出现“重管理、轻利用”的情况,虽然完成了相关档案的存储和
4、分类,但是在使用期间却没有更专业的进行信息获取,使档案资料无法发挥真正的价值。医护人员没有提供标准的服务,导致借阅档案以后内容出现缺失或损毁情况,原有的档案存储速度和应用价值降低。二、精细化管理在医院档案管理中的具体应用(一)细化档案管理内容1.完善管理体系,保证档案顺利归集。一方面,要对医院档案管理分散模式进行完善,建立统一的管理标准,并按照档案管理规则对相关制度进行整理和分析。在借阅档案时,要通过及时执行的收件管理模式,让重要的档案在借阅以后被及时收回,提高档案管理内容的完整度。另一方面,管理人员根据权限设定要求给予相应的权限。对于管理一把手,可以根据其管理能力对权限放宽,使其具备查阅更机
5、密档案的权限,完成重要档案收集、整理、归档。借阅保存期间,管理人员要根据各档案的类别,采取有效的人、财、物分类方法,使档案资料无论是整理分析还是存储应用,都由专人进行监管,提高应用价值。管理人员要不断学习先进的管理办法和档案优化策略,懂得正确的档案分类手段,在日常工作中与其他同事积极交流,按照规定执行相关管理措施。在工作中逐步解决档案管理能力缺失问题,提升整体管理效率。2.优化档案结构,满足发展需求。档案存储质量直接对以后的服务、管理、应用等方面造成影响。因此,医院档案管理部门要根据要求,不断完善管理信息和条例,建立有效的管理方法。首先,对档案管理办法进行修正、补充和完善,制定适合医院档案使用
6、的分类存储模式,有效保证归档质量。其次,针对临床科研成果、试验资料、医院史志、政2022 年 第 6 期黑龙江档案168业务研究Business Study策等档案完成特色建设,实现相关档案内容结构形式的转变,使原有的纸质档案以电子文档和声音影像资料形式存储,确保档案信息使用模式发生转变。对现有档案存储流程进行优化,提高档案社会效益和经济效益,满足患者对档案服务的需求。(二)优化管理方法与制度1.建立完善组织架构。遵循档案管理的指导要求,医院档案管理部门要对内部人员权限进行设定,通过及时有效的指导监督和检查,让相关科室的管理人员具备管理资质,有效落实档案管理工作。针对档案的归档、整理、保存等问
7、题,可以根据不同岗位的工作细则明确工作标准,各科室积极,采取闭环管理办法,使档案管理和应用效率提升。2.建立规范管理制度。医院档案管理部门通过对原档案体系进行完善,对岗位资料收集、存储、分析、鉴定以及阅读、保存、使用等流程进行完善,对档案管理制度做进一步调整,让日常管理工作发挥监督、指导价值。随着医院档案精细化管理办法的实施,其在管理过程中可以发挥以下两点作用:一方面,明确档案管理工作职责。各岗位人员了解工作细则后,按照管理规定执行标准流程,避免出现管理盲目性和随意性问题;另一方面,解决档案管理出现的诸多问题。按照实际需求完善管理条例,消除后续管理的连带问题。另外,通过制定严格的奖罚和绩效考核
8、制度,有效对档案管理人员的工作进行约束,既可以增强其管理责任心,积极学习档案管理新规,又可以明确档案管理动态性原则,采取不断优化的管理政策,对原有管理体制进行改进,完善档案管理制度,提高管理时效性。管理人员要采取科学有效的分类方式,按照 PDCA 原则对管理细则进行明确,相关人员在岗位工作时要遵循考核标准,提升基本素养和专业技能。3.实施“档案清单”制。根据执行的项目档案管理标准,相关人员要积极学习和借鉴优秀的管理经验,掌握医疗档案的正确分类措施,对相应的人、财、物等内容进行有效分类,既可以快速高效应用档案,又可以保证存储档案内容的完整,使各管理环节更符合管理规则。按照医院档案管理的基本准则,
9、既要对临床科研交流、学术研究和医院纠纷、行政管理等问题进行分析,又要按照管理等级对工作权限进行限定。严格遵守档案法的基本要求,通过及时配套相关设施,让国家制定的医药卫生档案管理暂行办法医学科学技术档案管理办法有效落实,真正展现医院档案管理规章制度的约束效果,让整个管理流程达标。4.档案管理流程精细化。医院档案管理人员要明确精细化管理流程和基本细则,通过对复杂管理流程的优化,引入先进的管理技术和方法对零散的档案信息进行综合统计,使制定的标准管理办法有效落实。按照档案类别进行记录后,参照以往的档案存储模式,采取装订和制作检索样本的方式,将重要信息存储到数据库中,并按照类别进行记录。执行精细化管理模
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