政策文本分析视角下档案工作数字转型内涵研究_谢鹏鑫.pdf
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1、档案管理投稿信箱: 理 论 探 讨43档案管理2/2023总第261期2021年6月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了“十四五”全国档案事业发展规划(以下简称规划),明确指出,“新一代信息技术广泛应用,档案工作环境、对象、内容发生巨大变化,迫切要求创新档案工作理念、方法、模式,加快全面数字转型和智能升级”,并将“档案工作基本实现数字转型”作为“十四五”时期“档案信息化建设再上新台阶”发展目标的重要内涵之一。1相对于“档案治理”,首次进入全国档案事业发展规划文本的“数字转型”一词并未引起学界的特别重视。“数字转型”可以理解为“数字技术在人类生活的各个方面引起或影响的变化”,2其在不同的时期有不
2、同的表现形式。需要注意的是,规划并未对“数字转型”的内涵做出明确规定,中央与地方的认识是否一致,档案工作“数字转型”与“数字中国”建设有何关联等,这些内容有待进一步探讨。在当前研究中,较多学者认为档案工作“数字转型”的本质是转轨,即以数字单轨形式实施电子文件与电子档案管理。3其相关研究可以分为两个方向:一是对前端的文件档案的数字转型进行研讨,其重点在于电子文件(档案)的单套制管理4、单轨制运行5的概念、可行性与实现路径,以及文件管理活动的框架研究6、国外管理经验7等;二是针对档案管理活动的研究分析,在规划出台后讨论热度逐渐增加,其中既有针对数字转型的国内8、国外9的案例分析,也有基于规划等政策
3、文本,开展国家电子档案管理体系10、数字档案资源主要业务流程构建方向11、数字转型实现路径12与任务要求13等主题的研究。通过研读相关文献发现,理论研究一般认为现阶段档政策文本分析视角下档案工作数字转型内涵研究*谢鹏鑫,谭必勇摘 要:档案工作数字转型是档案事业发展的必然选择,同时也是档案部门融入“数字中国”建设的重要举措。然而在实际工作中,“数字转型”的定义尚未明确,其工作范畴仍有完善空间。为促进档案工作数字转型进一步发展,文章采取政策文本分析方法,通过以档案事业发展规划等政策文本为研究对象,同时参考国外档案部门数字转型相关政策,并关注国内其他部门在数字中国建设中的工作诉求,进而丰富现阶段对档
4、案工作“数字转型”内涵的认识。经过分析,本文认为档案工作数字转型应该包括工作对象转型、工作内容转型与工作理念转型三个部分。文章将关注重点转向“数字转型”本身,对其内涵外延进行详细分析,能够为未来数字转型的推进工作提供一定的参考。关键词:数字转型;档案信息化;政策工具;档案事业发展Abstract:Digital transformation of archival work is an inevitable choice for archival development undertaking,and it is also an important measure for archival d
5、epartments to integrate into the construction of“Digital China”.However,in the actual work,the definition of“Digital Transformation”is not clear,and its work scope still needs to be improved.In order to promote the further development of the digital transformation of archival work,this paper adopts
6、the method of policy text analysis,taking the archives development plan and related policies as the research object.Meanwhile,this paper refers to foreign policies related to the digital transformation of archival work and take attention to the demands made by other domestic departments on archival
7、work during the construction of Digital China,to enrich the understanding of archival work“Digital Transformation”.Based on the analysis,this paper holds that the digital transformation of archival work should include three parts:the transformation of the working object,the transformation of working
8、 content,and the transformation of the working idea.This articles focus shifts to the“Digital Transformation”itself,the connotation of the extension of a detailed analysis of the future digital transformation to provide some reference to advance the work.Keywords:Digital transformation;Archival info
9、rmationization;Policy tool;Archives work development案“数字转型”的侧重点在于资源对象和工作流程的数字化。虽然已有较多文献涉及“十四五”期间的档案工作数字转型,但其侧重点在提出档案工作的发展建议,尚未有文献针对“数字转型”本身进行详细分析。政策文本作为政策工具的一部分,对政府实现既定政策目标具有重要作用,14是“数字转型”建设的重要依据。因此本文从政策分析视角出发,以规划等文件为研究对象,以期探究新时期档案工作数字转型的具体内涵。1 研究方法与研究思路本文使用政策文本分析的综合分析法,通过文本的定量分析与定性分析相结合,15对档案工作“数字转
10、型”的政策文本进行解读,从而概括出“数字转型”的具体内涵。在政策搜集阶段,一是从档案局官网检索中央及省级档案事业发展规划,共找到22份规划文件;二是在北大法宝等法律专业数据库中,使用“档案+数字转型/数字化转型”等检索词,析出相关政策文本,截至2022年4月12日共采集了52份政策文本;三是国外档案馆网站有关档案工作“数字转型”的典型政策文本,本文共选取了美、英、澳三国的7份典型政策文本。2 研究内容及分析结果2.1 聚焦突破:各地档案事业十四五规划政策文本分析。“数字转型”在规划的“主要任务”中并没有做出专门规定,仅在档案资源体系建设中提到“档案资源数字转型”,16但从广义来看,信息化保障机
11、制、数字档案馆建设等都与“数字转型”工作有关。与此相关的是,黑龙江、DOI:10.15950/ki.1005-9458.2023.02.013 理 论 探 讨44档案管理2/2023总第261期江西等地的“十四五档案事业发展规划”都将上述内容直接纳入“数字转型”栏目下,而湖南省、安徽省“档案事业发展规划”则将有关内容归入“数字赋能”。由此可见,中央与地方在“数字转型”的认识上存在一定的差异。表1 中央及地方档案事业发展规划政策文本编码示例表2 档案事业发展规划政策文本词频分析(“数字/数字化/信息化/智慧化转型”)为系统分析中央及地方对“数字转型”工作的认识,本文以档案事业发展规划为分析对象,
12、进行编码分析,共得到175个分析单元。为全面认识档案工作“数字转型”,本次分析以人工采集方式为主,且使用“数字”“信息”等词语作为关键词,辅助筛选政策文本条目,并通过人工数据清洗,得到最终分析对象,并根据政策文本内容确定分词标准。具体编码情况与词频分析结果见表1、表2和表3。从上述内容来看,对于数字转型工作来说,“档案馆”是工作主体,“企业”“机关”等是参与主体,“电子文件”“数字资源”和“数字档案馆(室)”是重要工作对象,做好“安全”和“保障”工作、改善“档案管理”“业务流程”,做好“利用”“服务”环节是普遍认识。但从词频数量及其比例来看,现阶段“数字转型”更加侧重于档案资源体系建设和归档、
13、存档等基础业务。表3 档案事业发展规划政策文本词频分析(仅“数字转型”)表3中“档案数字化”等相关术语的比例更高,可以表明,狭义上的“数字转型”更偏向资源建设及相关工作。而从具体内容来看,各地市的工作任务可以总结为三个方面:一是细化工作对象,将档案数据纳入数字转型工作中,建立区域性档案数据中心20或全省档案数据共享中心21等;二是强调数字赋能,要打造“智慧档案馆”,22拓展智慧档案应用场景23;三是优化管理服务,比如“互联网监管”手段,探索档案数字治理新模式24等。综合上述内容可以发现,目前档案部门对“数字转型”的认识比较全面,但在工作内容上更加偏向资源建设和基础业务流程,尽管不少档案部门提出
14、加强利用服务与管理业务“智能化”,但这些内容还没有成为档案部门“数字转型”的共识,仍需进一步发展。2.2.循序渐进:历年“发展规划”中数字转型相关文本分析。“数字转型”是档案信息化建设的重要内容,其作为规划的专业术语出现时间较短,但是其在实践领域已有较多应用。以“全国档案事业发展规划”为例,“十五”计划专门提出“信息化建设”的工作任务,关注电子文件的归档工作、档案数字化及电子档案的安全保障,同时探索电子档案的管理活动25;“十一五”规划延续“十五”计划的工作思路,同时提出利用互联网发展档案信息利用服务等更进一步的工作想法26;随着工作实践的发展,“十二五”规划在档案安全管理和利用服务上提出更具
15、体的工作要求,并开始探索“数字档案馆”建设,27而在此期间业界认为的“数字转型”,其主要内容是档案“数字化”28;随着信息技术的发展,档案信息化工作进入新的阶段,“十三五”规划在档案资源建设和管理方式信息化上持续发力,不仅将“数字档案馆”建设与“数字中国”相挂钩,而且希望促进大数据、智慧管理、智能楼宇管理等技术的使用。29实现档案管理“单套制”“单轨制”转变,使档案信息化向“互联网+档案”发展是此阶段“数字转型”的工作实质30;现阶段实行的规划不仅专门提及档案信息化建设的保障机制,同时从体制机制、组织架构、方式流程、手段工具等角度31提出全方位、系统性的“数字转型”。从上述内容可以发现,档案工
16、作“数字转型”这一概念是建立在过往“数字化”“信息化”工作的基础上。档案信息化建设是“数字转型”的逻辑起点,档案资源数字化是“数字转型”的前提条件,实现业务管理和利用服务的数字化是“数字转型”的重要内容。档案工作的“数字转型”是一个不断发展的概念,与技术发展和实践水平相挂钩,其实质在于工作手段、工作模式乃至工作理念的转化。2.3 同频共振:国内其他类型政策文本内容分析。除档案管理投稿信箱: 理 论 探 讨45档案管理2/2023总第261期“全国档案事业发展规划”外,我国多项政策法规也涉及或保障数字转型工作的开展。比如,全国档案信息化建设实施纲要从宏观视角描绘数字转型蓝图,电子档案管理系统基本
17、功能规定数字档案馆建设指南等文件则对专项工作着墨。2020年修订的档案法专门增设了“档案信息化建设”章节,明确了电子档案的法律地位,保障数字转型工作的开展。各地方也结合自身实际情况对“数字转型”任务提出规划。比如浙江省根据数字浙江的建设需求,针对档案领域的数字转型任务,推出2021年档案工作数字化转型重点任务清单,并总结出关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见等政策文本,从档案资源智能转型、档案工作整体智治等角度提出解决之策,其中还提及档案部门参与数字乡村、未来社区建设,引导基层数字建档的工作措施;上海市为全面推进数字转型工作,制定上海市档案事业数字化转型工作方案,从“强化档案治理体系建设
18、”“聚焦档案资源体系建设”等角度对数字转型工作进行剖析。值得注意的是,该方案还专门提出“建立互联网+档案思维”,从思维转型角度探索档案事业数字治理新模式。32我国香港地区则将“数字转型”称为“数码化转型”,并围绕“电子档案管理系统”“保存数码档案”和“历史档案大规模数码化项目”展开“数码化转型路线图”。33我国台湾地区对“数字转型”的称呼是“数位转型”,要求从“档案知识挖掘”“档案应用行销”“档案资讯系统环境”“电子档案管理政策”四个方面开展工作,提出“持续提供小型电子公文档案整合系统”等方法解决基层政府的应用难题。34此外,我国台湾地区也积极提倡在档案工作中运用人工智能、物联网等智慧技术。3
19、5由于我国港澳台地区的工作术语与其他地区存在区别,为方便结果呈现,本文在词频分析前根据文本内容总结主题词,再进行统计。可以发现,各地档案部门对通过“科技创新”“系统对接”等方法促进档案工作“数字转型”,持有较为一致的看法。综上所述,“数字转型”工作是国内档案工作的共识,由于实践情况的不同,各地区对“数字转型”的认识和工作侧重点也各有不同。此外,结合自身实际情况,出台专门性的政策文本是促进档案工作“数字转型”的有益经验,中央及地方其他省份也可以在未来工作中借鉴成熟案例,推出具体的工作方案。2.4 他山之石:国外档案部门数字转型相关政策分析。“数字转型”同样是国外档案部门的工作重点,各国对档案工作
20、“数字转型”的认识同样处于渐进的状态。本文以美英澳为例,选取其中部分代表性政策进行论述。美国国家档案馆曾推出20182022战略规划,从“实现利用”“与用户建立联系”“最大化NARA对国家的价值”“通过职工建设未来”四个方向规划战略目标,36并做出“到2022年12月31日,不再接收模拟格式的永久或临时记录的传输,只接收电子格式记录及其元数据”的规定,以强制手段倒逼各机构全面“数字转型”37;现阶段战略延续上一阶段战略规划的基本思路,同时进一步强调公众参与,比如要求加强对欠发达社区(Underserved Communities)的记录编目工作,以此维护其公民权利。38面对数字转型的现实需求,
21、英国国家档案馆提出档案激励20152019规划,39从部门合作、服务更新、建立数字档案馆等内容解决这一挑战;随后公布的2017数字化战略40进一步提出制造“颠覆性数字档案”(Disruptive Digital Archive),从数字档案馆能力建设、提供数字利用等角度引领数字转型;现阶段则强调加强数字参与、数字获取与数字保存工作,要将档案馆融入公民的数字社区,同时还为公众的数字参与提供数字工具包支持。41为支持政府数字转型工作,澳大利亚国家档案馆提出数字连续性2020政策,提出“各机构间拥有符合短期或长久管理需求且能够互相操作的信息、系统和工作流程”等要求。42为促进档案馆数字转型工作,澳大
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