声像档案管理现状与发展策略分析_戴学华.pdf
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1、2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S215实践纵横Best Practice声像档案管理现状与发展策略分析戴学华(山东省邹城市商务发展促进中心,山东 邹城 273500)摘要:本文分析了声像档案管理现状及存在的问题,针对性提出了解决策略,强调声像档案管理需要积极融入新技术、新理念,以满足新时代声像档案管理需求。关键词:声像档案;管理现状;发展策略从现阶段声像档案管理的情况来看,其中还存在一些问题。比如思想观念淡泊淡薄、管理人才紧缺、管理制度不完善等问题。基于这些现状,声像档案管理人员要有针对性地制定管理策略,构建数字化管理体系,从整体上提升声像档案
2、管理水平,推进其管理现代化进程。一、声像档案管理的主要特征(一)具有直观性的特征以音频和视频的方式存储的档案,能够对事情的经过进行详细的记录,并且记录的内容比较真实。声像档案和纸质档案相比,能够将事件的整个过程进行真实、形象的记录,这种优势是纸质档案所没有的。(二)纸质档案的有力佐证虽然声像档案具有较多的档案存储优势,但是并不是纸质档案就要被替代,由于纸质版档案的法律效应比较强,所以声像档案可以作为纸质档案的佐证。比如,在会议期间的记录时,纸质档案和声像档案可以从不同的角度记录会议发展情况,如果后期有相关研究人员对会议的结果进行研究时,可以有十分丰富的档案材料。(三)还原优势更明显声像档案可以
3、直接还原当时的情况,也可以加入一些文字说明,让人从视觉和听觉上都产生一定的感受。比如:1949 年 10 月 1 日的开国大典上,毛主席讲话的影像十分珍贵,让我们有一种身临其境的感受,如果没有声像记录,那么这种景象我们将不再看到。(四)存储形式多样化声像档案在存储时,形式比较多样。如照片、磁带、光盘等。在信息技术不断发展背景下,有些声像档案可以借助电脑转变为电子格式。由于档案不断增多,占有的空间也在不断增加,而声像档案信息只需要占有一小部分的空间,直接存储到网络中。在网络虚拟空间中存储的声像档案,并不受到空间的限制,能够为更多的人提供服务。二、声像档案管理的现状(一)声像档案管理的思想观念淡薄
4、首先,注重纸质轻视声像。受到传统档案管理理念的影响,档案管理人员对声像档案管理的重视程度相对纸质档案较差,纸质档案的管理制度相对声像档案更加完善。其次,重视使用轻视维护。声像档案的服务功能在当前的技术形势下得到了丰富,但是在声像档案管理过程中,保管工作的质量存在一定的问题。再次,重视技能轻视保管。有些档案管理人员在保存声像档案时,十分注重档案的管理技能,能够按照有关的标准来完成声像档案资料的保存工作,但是针对声像档案的真实性和完整性,没有清晰的认知。最后,重视结果轻视过程。有些档案管理人员认为自己的工作只是管理好存储在档案库中的档案,忽视声像档案在交接过程中的质量,进而影响档案的存储和使用时间
5、。(二)声像档案管理的人才十分紧缺在声像档案管理过程中,管理的质量和档案管理人员的素质有着直接的关系。由于目前声像档案管理人员的综合素质相对比较低,没有系统学习过声像档案管理技巧,只是按照传统的档案管理经验进行管理,缺乏专业的声像档案管理能力。尤其是在新时代,信息化技术不断发展,很多档案管理人员不能适应信息技术发展所带来的档案管理需求,将会影响声像档案管理的质量。具体原因如下:一是声像档案和纸质档案相比,专业性相对比较强,所以要求档案管理工作人员也要具备较高水平的专业能力。然而,很多声像档案管理工作人员2022 年 第 6 期黑龙江档案216实践纵横Best Practice并不具备声像档案管
6、理专业技术能力,掌握的档案管理知识也比较陈旧,所以很难提高专业水平。虽然有些档案管理人员通过专业的技术培训学习,提高了自身的业务能力,但是培训的内容还是侧重于纸质版档案。由于对声像档案管理的内容涉及的非常少,所以很难帮助声像档案管理人员适应当前的工作。二是没有完善的多元化的声像档案管理岗位的培训体系。在针对声像档案管理人员进行培训时,都是采取填鸭式的培训方式,这种培训方式更加侧重于介绍理论知识,没有关注声像档案管理人员的实践能力,使得很多档案管理人员虽然通过培训,但是还是很难独立高效地完成声像档案管理工作,培训的效果并不明显。(三)声像档案管理的制度不完善目前,在部分地区的档案管理中,并没有完
7、善的声像档案管理制度,使得声像档案存放的环境并不合适,造成一些档案受到环境影响,出现质量问题,影响档案的正常保存。有些档案馆并没有针对声像档案构建完善的监督和检查机制,使得声像档案的管理工作被弱化,造成声像档案保存的质量较差。随着科技的不断发展,档案管理部门并没有制定出新的声像档案管理机制,使得声像档案管理工作的效率大大降低。制度是一切行为的有效约束,尤其是档案管理工作,具有较强的细致性、严谨性,需要有十分完善的档案管理制度作为支撑。很多单位中没有完善的档案管理制度,具体原因是:一是因为档案管理部门对档案管理制度的建设意识不足,没有认识到档案管理制度的重要性,所以没有明确的制度对声像档案管理的
8、流程、环节、标准进行约束。二是档案管理制度中针对档案管理的详细条文比较少,许多条文都是框架式的,并没有实际的操作性。比如:档案库房管理暂行规定中的一个条文:“对库藏档案应经常进行检查,发现问题,及时报告,并采取措施予以处理”,这里并没有明确检查的频次,也没有明确具体的指导,所以缺乏约束性。(四)声像档案的抢救和修复工作落后首先,数字声像档案在管理过程中,存在管理方式不恰当的问题。多数的声像档案都是使用光盘进行存档,而光盘在实际保管和使用时会出现破损,影响使用效果。其次,声像档案的抢救、修复方式相对单一落后。一般都是有声像档案需要抢救时,由声像管理部门到档案技术保护部门进行档案的修复,档案技术部
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