浅谈档案资源数字化建设_魏佳珅.pdf
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1、302023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS浅谈档案资源数字化建设魏佳珅(黑龙江省委办公厅,哈尔滨 150001)摘要:档案服务部门,需要善于将档案资源进行整合,拓展新的服务功能,而档案数字化则提供了良好的平台。将党政部门的档案资料进行汇集,用数字化这种快捷优质的形式为机关工作人员提供档案服务,既可以提高档案利用职校,也可以解决档案“藏”与“用”的矛盾。关键词:档案管理;数字化建设档案是联系过去、现在和未来的信息纽带,具有凭证作用和查备作用,可以还原历史原貌并为日常工作及文书工作提供书面参考。随着社会的快速发展,档案维护历史、传承文明、资政育人的作用已经越来越得到认可,而档案数字化也
2、成为了档案行业发展的趋势。我们应当充分利用先进的技术手段,提供更加优质的数字化服务。一、档案数字化的意义(一)实现信息共享,推动政务公开进程互通有无、共建共享是目前信息领域的研究热点,也是社会发展的必然要求。档案室作为档案服务部门,需要善于将档案资源进行整合,拓展新的服务功能,而档案数字化则提供了良好的平台。将党政部门的档案资料进行汇集,用数字化这种快捷优质的形式为机关工作人员提供档案服务,满足其对档案资料的需求,实现业务知识共享,消除信息孤岛。档案数字化后,也会促进政务信息公开的发展。政务信息公开的首要职能是对机关内部人员开放信息,让其了解公开的国家文件和省内文件,提高业务水平和认知能力,这
3、也是现代政府管理的基本趋势。档案资料不该总是蒙着神秘的面纱,应该行使其公共服务职能。(二)实现异质备份,促进电子公文进程纸质的档案资料由于常年存放和频繁使用,加之其极易受到周围环境的影响,所以使用寿命较短。将档案资料数字化,即可用另一种方式将文件信息进行备份,防止纸质文件受损造成的信息丢失,为档案文件多加一种保护,达到档案归档双轨制。同时,还可以防范火灾、建筑物破坏、自然灾害等情况为档案资料造成的无法挽回的损失。中央和国家机关档案座谈会、我省电子公文处理工作情况汇报会和历年国家实施的电子公文处理条例及电子文件归档与管理规范中,都将电子文件提高到重要位置,而档案作为归档文件对文件电子化进程起到直
4、接影响。电子文件管理和电子档案管理相结合,文档管理一体化,可以实现电子文件的全程管理和自动化管理。(三)提高检索效率,保护档案资源与传统的手工检索相比,计算机检索有明显的优势。档案数字化后,档案室能够为用户提供多种服务方式,如题名检索、模糊检索和全文检索等,读取速度快,改变过去人查手翻的检索模式,提高检索速度,提升服务质量。计算机高密度的信息存储能力改变了档案室过去的库房管理模式,服务模式更加智能化。纸质档案资料使用寿命有限,对其利用的过程其实也是令其受损的过程。档案的“用”必须以藏为基础,档案不仅要为今人所用,更要为后人负责。档案数字化之后,查询、阅读和输出档案都在电脑上完成,能够避免对档案
5、的磨损。三、档案数字化建设的有效措施(一)软件性能要求软件建设需要为普通用户和档案管理人员提供多层面和全方位的操作平台。为用户提供的是简单便捷的“傻瓜式”查询检索界面,而对档案管理人员提供专业全面的整理编辑系统。根据不同的用户操作能力和习惯提供不同界面,大大提高档案数字系统的灵活性和快捷性。将文书立卷与档案管理相结合,形成业务局域网。充分利用文书立卷过程中形成的数据资源,转换到档案管理系统中,避免重复输入数据和重复劳动。建立一个能兼容多种操作系统、可以在不同数据库环境下运行的软件,防止数据库更换造成的信息重复输入。另外,可以建立机关内部网络,可兼容的操作系统方便数据之间的转换,提前的数据库准备
6、工作可以避免到时产生数据混乱。(二)信息采集档案室需建设档案目录数据库和档案电子全文数据库。目前,很多机关档案室接收的文书档案均为纸质版,没有电子文件,所以档案目录数据库需要人工电子录入,电子全文数据库需要对档案进行312023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛电子扫描形成电子文件。在检索时,输入所需档案资料的关键词,就能查询到所有相关的文件目录。点开目录条目,可以进入档案的详细界面,并有与之相匹配的电子全文。这样使著录项目更加详细和完善,最大程度展现档案内容,也提高了文件检索的查全率、查准率和查找速度。在采集顺序上,由于文件的时效性,可以采用年代由近至远的顺序进行录入扫描,并结合档案
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