发言摘编_文利君.pdf
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1、512023 年 第 7 期专题:数字中国与档案数字化转型青年学者沙龙发 言 摘 编数据环境中亦喜亦忧的档案事业发展之路李新功(中国人民大学信息资源管理学院):中国和世界未来发展最具体的数据正是档案,档案数据问题存在一喜一忧。喜在档案行业有完整的体制。一方面是完整的档案局馆网络设置,另一方面是中国档案领域有完善的大学建制。但也有担忧,例如“一网通管”的数据治理项目没有档案部门参与,但数据最后全部是要汇集到档案这个端口的。目前档案领域同数据完全割裂。我的关注点在于:一是前端文件形成阶段,数据如何被档案化;二是后端档案如何被数据化。当前很多档案数据化项目在做数据著录,例如广东省的户籍档案数字化已深
2、入到了内容层面的。全国户籍系统、不动产数据查询功能的实现,正是源于档案数据化。而在前端,现在的系统都是数据进、数据出,没有电子文件了,但增量数据的档案化工作不足。总体来说,前端有数据,而归档只要文件和元数据,数据就此被过滤;但档案在后端又进行文件的数据化,这是一个难以理解的事情。档案行业有很多资源,却不知道该怎么使用。其实档案领域有诸多可以推进的工作,但是在政策层面、理论层面等方面没有给予档案实践足够的引领。档案行业在未来的影响力可能来源于档案领域对数据的深度了解和认知,我也希望在前端的数据活动、电子政务中,有更多的档案青年学者能够站出来,推动一些有用的、有益的发展。数字中国建设下的档案数字化
3、转型思考白文琳(天津师范大学管理学院):档案领域在迎接数字化转型和数智转型时总是很仓促和迷茫,对档案在哪里?档案应该怎么管?档案人应该会些什么和做些什么等问题都回答得很吃力。因此,在数字中国大背景下思考和探讨档案事业的数字化转型是很有必要的。这需要明确两个问题:第一,明确数字中国对档案数字化发展提出了哪些要求,我们应该如何加速;第二,思考档案的发展转型如何赋能和服务数字中国建设。就前者而言,在理论上,目前档案的一些基本概念、属性、要求还不明确,例如档案和数据、信息、知识等之间最本质的区别。在实践上,档案领域存在对整个数字化转型进程不适应和不了解的情况。在管理思维上,我们不了解数字环境下归档的要
4、求。在管理方法和工具上,因为不了解数字环境下文件的特征,所以不知道应该如何归档,例如三维数据,我们未能掌握其格式、属性,所以不知道应该用什么样的方法和工具对其进行归档。在管理体制上,目前其对理想化的档案管理存在一定的制约。就后者而言,我们需要紧抓档案可信、可用的两个基本属性,其中可信是可用的基础。档案就是打造的可信业务空间、可信的真实记录,应尽可能去拓宽这种可信空间和可信事件,比如通过汽车维修档案来解决这种二手车市场信息不对称的问题、通过对儿童福利院档案的这种记录来监督检查福利院合法经营的问题。就可用而言,档案的记忆、参考、凭证、文化、决策等价值都可以进一步发挥。数字化转型,企业档案先行范冠艳
5、(北京联合大学应用文理学院):档案咨询项目是当前档案产业市场的“蓝海”。之所以强调企业,一是数字化时代,必须明确意识到档案机构有主管机构、执行机构,两者定位、分工不同,不能混为一谈。二是党政机关、事业单位和企业有很大不同。前者的第一考量是安全,但企业在乎提高管理效率、降低成本。在经济效益的驱动下,企业有动力开展档案数字化转型工作。企业档案具有先行的独特优势:第一,在数据治理中,档案的第一价值更受重视。例如部分企业的机构设置非常复杂且扁平化的,相关风险加大,档案的第一价值也更为凸显。再如技术文件成为质量管理控制的重要依据。第二,因为企业的业务系统建设更好、电子办52档案与建设ARCHIVES&C
6、ONSTRUCTION2023 年 第 7 期公的基础较好。目前很多企业都能实现OA的审批和签名,实现从OA到其他系统的直接跳转,能有效融合业务流程。第三,中国的企业档案管理有自己的特色和优势,比如重大工程建设项目档案的管理要求等都为企业档案的数字化转型提供基础。这要求一是转变档案意识,档案工作应该融入数据治理、信息治理的话语体系;二是企业内的档案管理工作体系需要设置在综合部门;三是推进规章制度建设,提供细化的标准规范;四是回归业务,梳理业务线条,细化档案管理的颗粒度;五是推进档案队伍和信息化建设工作。关于沙龙发展方向的一些想法高大伟(郑州航空工业管理学院信息管理学院):沙龙应是一种既内聚智慧
7、,又对外辐射影响,进而提供智库服务的过程。对于将要形成的集体作品,一是任务导向,如品牌报告、论文集出版、与产业界的开放合作。二是问题导向:(1)明确用户的需求,比如许多数据都涉及存证、合规、增值,档案则具有天然的内容继承性、管理控制性,两者的契合点需要讨论清楚。(2)根本任务涉及两个方面,包括档案自身的数据归档,可以称之为“内循环”;以及把档案管理的规则和价值嵌入产业链数据治理体系、政府数据治理体系,实现“双循环”融合共生。(3)自我实现和外在赋能,即如何看待我们的工作的问题。三是坚持实践导向。大框架的集体作品中,成果汇集需要坚持大论述与小专题相结合,在每个主题下找到自己的坐标,比如国际合作中
8、的世界记忆名录、国际标准工作、技术创新中的档案软件发展与市场化、三维数据模型归档等等。同时,内外双循环的嵌入与赋能是重要任务;每年年度性的政策或专题,都是可以探索的方向。我们也有一些与数字中国建设相关的案例。一是撰写了河南省城市建设管理办法,明确建立起数据共享机制,并且推动数据归档。二是围绕文化大数据体系开发了虚拟仿真课程并做了产业化转化,形成商业数字展览的形式,在航空行业的三家单位加以应用。三是形成了少林文化大数据体系的建设方案。档案作为文化资源的重要组成部分,能够提供资源管理经验和价值,有很大的探索空间。电子档案存证技术发展调研李姗姗(西北大学公共管理学院):数字中国建设背景下,档案事业数
9、字化转型的首要挑战是保管和提供最具凭证价值的数字信息,这是数字时代档案领域核心竞争力得以实现的基础保障,也是“2522”数字中国框架中“数字安全屏障”建设的关键内容。存证技术是确保电子档案凭证价值实现的重要手段,其理论与实践领域不断涌现的新思路、新技术、新方法正绘制着档案数字化转型的宏阔蓝图。从现有研究成果看,过去十年间我国电子档案存证研究的热度持续攀升,研究内容呈现出交替变更现象,但区块链、电子政务、可信性、大数据等关键词贯穿始终。从实践发展情况看,一方面电子签名、可信时间戳、完整性校验、区块链及电子数据存取证专用设备等外驱性技术在电子档案存证领域快速落地和应用;另一方面诸如“苏大苏杭档案数
10、据保全中心”等内驱性电子档案存证技术的研发力量蓄势待发。为此,对电子档案存证的各类研究成果进行系统梳理,并对电子档案存证技术的主要类型与应用概况等进行调查分析,有助于追踪电子档案存证技术的研究焦点,把握电子档案存证技术的发展动向,进而为数字中国建设背景下档案数字化转型提供决策支撑与行动指导。档案数字化转型的两个问题李思艺(上海大学文化遗产与信息管理学院):围绕数字中国建设整体布局中的数字治理生态体系和数字资源体系,档案领域有两个问题需要关注。第一,文件档案管理评估。当前文件档案管理工作并没有一套评估体系;新档案法明确增加了监督检查的章节、“十四五”全国档案事业发展规划中强调加强检查评估。这一题
11、目既有时代意义,也有现实需求。当前相关研究多是国外经验介绍,其借鉴价值还要进一步讨论。下一步值得关注的内容包括:(1)评估体系应当以内容为导向还是以结果为导向?(2)评估对象应是整体的职能还是以项目为中心。(3)评估方法应是第三方评估还是机构自评,还是说两者相结合?此外评估周期也是需要考虑的问题。第二,档案数据开放的风险治理。当档案细化到数据颗粒度时,安全问题受到了最多关注。但是从档案开放利用体系转到档案数据开放的过程中,技术挑战、公共服务性的增强等给档案工作或者档案数据开放工作提出精准化的要求。从这一点出发,在数据开放中也应该考虑到风险问题,比如在档案开放鉴定审核中引入AI带来的风险,其研究
12、路径则包括风险识别、风险估算、风险规制和风险治理。532023 年 第 7 期专题:数字中国与档案数字化转型青年学者沙龙关于档案数字化转型研究的初步思考吕文婷(湖北大学历史文化学院):当前需要考虑档案数字化转型如何融入数字中国建设的需求当中。首先,在国家层面,“十四五”全国档案事业发展规划在发展目标和主要任务中提到了同数字中国建设相关的内容,如主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设。另外,数字中国建设整体布局规划的一些要求能够和“十四五”规划的具体条款相对应,比如在数字基础设施方面,“十四五”规划中就提到要推进档案馆构建系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息化基础设施;在资源方面,提到加快档
13、案资源数字化转型。我国在总体层面的规划部分匹配了数字化转型战略规划,但是一方面这种政策支持不够具有针对性;另一方面这些内容表述也不能完全对应数字中国建设的相关要求,比如数字经济、数字生态文明、数字领域、国际合作这些问题在“十四五”规划就没有直接体现出来,所以我国档案事业还需要在顶层设计、战略规划的层面有所加强。其次,从研究逻辑出发,一方面,数字中国建设和档案数字化转型不能脱离任何一方,两者必须加以融合,档案数字化转型要融入数字中国建设的需求;另一方面紧密结合实践工作,坚持问题导向,做一种并非理想化的而是接地气的研究。最后,注意档案数字化转型研究中的范围和边界问题,这就涉及到档案、档案工作的界限
14、等问题。返归未来:数字转型下的档案转型马林青(中国人民大学信息资源管理学院):“返归未来”喻指了过去和未来之间复杂的关系。一方面是如何对待过去,即,如何深入反思传统档案管理理论与方法在数字转型过程中的促进作用和制约作用,如何对其进行积极调整,适应并推动档案管理领域在数字化趋势下的转型。另一方面是如何看待未来,即,什么是数字转型,数字转型走向哪里。关于如何对待过去,我会在AI+档案这个特定场景中进行解释。首先从未来这个面向来谈谈数字转型。学界对于什么是数字转型并未形成共识。我们可以借鉴经济合作与发展组织(OECD)通过组合界定digitization,digitalization和digital
15、 transformation的 方 式 来 理 解,可以发现档案领域已有研究大多是关于digitization和digitalization,而非digital transformation。我们需要考量数字转型的全面性和深入性带来的挑战,并认识到这些挑战不是以前积累的经验能完全应对的。接下来,以人工智能这一当下最受关注的数字技术为例来阐释数字转型背景下的档案转型,重点谈挑战。人工智能技术将使档案事业全领域发生深刻变革,既有机遇,也有挑战。就挑战而言,例如,如何合理认知人工智能技术,如何尽量避开“炒作周期效应”的影响;如何提供恰当的方式把档案管理问题转化为数据专家、机器学习专家可以理解的问题
16、,反之亦然(这一点涉及如何积极调整传统档案管理理论与方法);成本投入问题;法律、伦理问题;AI技术本身的局限性等。企业档案工作数字转型和档案知识服务现状潘未梅(天津师范大学管理学院):讨论数字中国建设框架下的档案工作转型需要一个逻辑,即为什么档案工作能赋能数字中国建设?如何赋能?这里提及数字经济,是因为一方面数据资源是关键要素,档案是数据资源;另一方面是全要素数字转型,其中涉及档案工作的数字转型。当前为何还在讲单套制?单套制为何难以推行?之前觉得原因是不能保障电子文件的证据属性,但发现这好像也不是最关键的原因。我国企业档案工作的范式不同于西方,并非以风险管控来强调档案工作的重要性。曾有业界人士
17、希望开发一个模型证明档案工作如何贡献于企业的经济效益,但是档案工作的价值问题已然老生常谈。基于CNKI文献中案例的数据统计,125个单位中真正实现单套制的只有23个。在档案的管理体制上,现在主要还是集中式。在同业务系统的衔接问题上,实现衔接的比较多,当然也需要关注只是衔接OA系统还是其他类型的业务系统。在档案管理系统上,有档案管理系统的比较多,但还需要关注其是否是对电子文件管理的系统,而非纸质档案。在系统的建设方式上,大部分应该是购买。在归档方式上,离线归档和线上归档两者皆可的占比最多。另外,当下数字经济带给企业档案工作的机遇中,知识服务是非常重要的一种方式,在经济效益驱动下,企业档案工作数字
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