档案数字化外包多元化质量监控策略研究_徐一男.pdf
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1、5今天,信息内涵与形态日益的多元化,加速推动了资源的量问题。然而,由于缺乏对外包过程中多种风险因素的深层次整合利用。档案作为文献信息资源中不可或缺的组成部分,其分析,许多策略流于浅表。关键时刻、关键阶段等思路在关注科学化管理和利用受到长期关注。新媒体、大数据挖掘、区块细节因素影响的同时,却忽略了过程整体性,尤其对外包多元链技术等纷至沓来的新技术理念,给档案事业发展注入了持久风险之间的关联性认识不足。为此,本文通过对档案外包的数性动力的同时,如何高效完成大量纸本档案数字化转型,已成字化前期(规则制定、基础鉴定、档案整理),数字过程(调为未来发展的重中之重。卷、数字化加工)及收尾期(还卷、挂接)等
2、多环节过程中各档案数字化通常采用自主数字化或数字化外包模式。许多类风险的归类与深入分析,提供了针对性优化方案和策略。档案管理单位面临设备缺乏、技术力量不足等外部问题,最终2 档案数字化外包的流程及风险选择了外包模式。据案例显示,该模式在具有极大便利性的同2.1 档案数字化外包的流程各级档案馆或其他档案收藏机构,存在服务职能、属性及时,也有诸多影响其质量的风险存在。而现阶段大多数质量管范围等多维度的差异,其对档案数字化的外包策略、实施途控模式,尚未能就过程多环节间深度关联性,提出普适性动态径、数字化目标、个性化需求以及数字化流程等诸方面造成动质量监控策略。本文尝试以档案信息生存周期为基础,探索档
3、态影响。当前的档案数字化外包缺乏更具普适性的标准和权威案数字化外包中规避风险,提升质量的智慧化管控途径。性界定,按照通常经验,大致包含了数字化前期准备、数字化1 档案数字化质量管控的研究进展过程以及数字化收尾三个部分。传统纸质档案管理中,中外档案学者提出了前端控制理念,即控制文件形成的源头,以保证档案的质量,而当电子档案广泛被应用后,该理论也常被用于数字化质量管理。加拿大档案学者特里库克也指出:在电子文件时代,由于传统的文件概念和物质形态已经不复存在、待鉴定的文件数量庞大,必须图1 档案数字化外包流程1在文件产生之前系统涉及阶段完成对电子文件的鉴定。此外,如图1所示,档案数字化前期是指数字化加
4、工前的准备期。全程管理的理念贯穿于文件生命周期的各个阶段。包括规则制定、基础鉴定、档案整理等工作内容。基础鉴定部近年来,档案数字化外包中所产生的诸多问题,逐渐被业分是指对特定档案加以管控,由划控鉴定、开放鉴定组成。划界所关注。目前,国内外研究成果较多从基本性质、可行性、控鉴定是指档案机构依据相关法令和规章,对馆藏档案在可接必要性以及外包风险等方面展开分析,而对质量管理的研究相触人群、可传播范围、使用目的、开发形式等方面加以严谨划对较少。截止到2018年,针对质量管理策略、关键点、办法以分和清晰界定的一项工作,目的是保障含有敏感或涉密信息的7及路径等多个维度的研究成果共13篇。其中,魏振国建议从
5、档档案安全可控。开放鉴定需要系统梳理所属档案,剔除过于陈案数字化的标准体系入手,提出了通过外部因素管理来实现外旧、破损严重、失效档案,并根据自身人力、资金、时间、利2包风险管控;罗娟、卢秀英等从不同方面,提出了关键阶段控用率高低及影响面宽窄等因素,挑选出适宜数字化的档案集3-4制的思路;钟国文、童霞等试图从整体上提出了深入分析自合,其涉及行政管理、公共管理、专业技术、知识产权、法律8身情况,在全程中坚持责权分明、加强制度管理等,尽可能从关系、信息安全等,需要由多部门协同合作完成。5规范、标准角度对数字化外包质量进行管理;而郄红岩则通过规则制定是指全过程中操作规范、服务协议及数据标准的对档案数字
6、化过程中的质量控制问题的分析,提出了全程控确立。操作规范是指档案的交接、使用规则,如调卷手续等。6制、前端控制及动态控制等原则。服务协议是指外包中需要遵循的原则和制度,如记录数字化纸综上,既往研究者尝试从多种途径出发去解决存在诸多质质档案的细节(卷名、页码、标题及内容描述等)。数据标准档案数字化外包多元化质量监控策略研究 四川音乐学院档案馆 徐一男 四川大学图书馆 李 禾在档案数字化外包中,存在“基于前端监管”“全程监控方式”“关键时刻监控”等多元质量管理策略,但这些方式研究目标大多集中于外包环节本身,而未从不同的风险入手探索适应性的策略。为此,本文通过深入分析档案外包过程中各环节所面临的风险
7、型态,并针对性的提出多元化的数字化外包动态质量管理策略,以期对从事档案数字化质量管理研究的工作,提供一定的借鉴和参考。科学管理62023 年 第 2 期是指档案数字化元格式、著录标准等。我们思考能否通过对一些策略,精准定位到卷面问题,从而降档案整理是指数字化加工前对纸质档案的清理与核查。主低质量管理的成本。要针对纸质档案的卷页码混乱、缺页、页面模糊、污迹及破损3.1 加强可控因素的监管如前所述,实体风险、环境风险以及系统风险等因人工、程度等问题,并完成适当处理。设备或其他因素的不稳定性所产生的一系列疏漏。实际上,要如图2所示,档案数字化过程是利用扫描技术、数字成像技完全杜绝上述因素中的各类细小
8、问题,难度很大,但通过一定术、多媒体技术将选定纸质档案转换成为数字化信息资源,并的措施和策略进行干预,可降低其中可控因素部分的风险。其对其进行标引的加工过程,即调卷、加工、著录。而档案数字具体内容包括:在严格遵循纸质档案数字化技术规范DA/化收尾则包括挂接数据库及归还纸质档案的过程。T31-2005等各类相关标准制度的基础上,针对数字化过程中的这三部分并非独立过程,而其环节间存在密切关联性,如不同环节,制定严格管理办法,实行专人负责责任制。如严格组织机制的影响贯穿了整个数字化流程,对操作规范及数据标执行文件传递管理办法,包含基础鉴定、档案整理等环节准等进行了界定;纸质档案整理效果直接影响数字化
9、的实施质中的文件传递制度。数字化设备管理办法则要求负责参与量,不良预处理必然导致数字化结果存在多种问题。数字化实施过程的人员,定期监控网络、设备的运行情况,如2.2 档案数字化外包过程中存在的风险在档案数字化外包中,根据属性和产生机制不同,数字档有异常立即上报,并督促数字化实施单位及时解决。通过一系9列严格的规章和制度,实现对各环节可控因素的管理。另外.要案质量受到实体、环境、组织机制及系统四个方面 的风险影求实施单位制定突发事件紧急预案,针对数字化过程中可能出响。现的问题提出解决方案。3.2 通过内容标注,加强偶然因素的监管如上所述,严格制度管理可以进一步加强对可控因素产生的风险误差的管理。
10、而对于过程中所产生的偶然性风险误差,如前文所提到的偶然性失真,可针对前期、中期和结尾等不同阶段的工作,采取内容标注的方式进行管理。(1)档案数字化前期内容标注。管理数字化前期的内容,可采取内容的标注方式:将待数字化档案卷宗文件所属档案页的集合记为A。鉴定前,按档案页的原顺序标注序号记为 。根据页面评级标准(包括普通档案信息要件、页面图2 档案数字化外包环节中的风险类型实体风险包括纸质档案在调用、归还、审阅等交接环节残损度以及内容等要件),逐页进行标注。例如:普通基建档中,人为因素所造成损坏、遗失、混乱以及页面污染等情况。案所有信息要件完备且页面清洁、无损可计为10分、有折皱扣环境风险是指在数字
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