公立医院档案信息化建设的问题及对策探析.pdf
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1、72023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究引言随着公立医院改革不断深入,信息技术不断发展,对公立医院档案信息化建设的要求也不断提高。推进公立医院档案信息化建设有助于医院快速获取信息,借鉴各方经验,精准制定决策,是提升医院综合管理能力的重要途径之一,有利于提高医院工作效率,对于公立医院的发展具有重要意义。由于公立医院档案管理在医院运行管理中长期处于弱势地位,导致档案信息化建设工作受限,发展滞后。本文通过研究分析当前公立医院档案信息化建设现状,发现目前公立医院存在档案管理重视程度不够、专业人才配备不足、管理制度不健全、信息化认识不到位、档案安全意识不够等5个问题,结合公立医院档案信息化建设要
2、求与公立医院档案管理工作的实际情况,对这5个问题给出了针对性建议。一、公立医院档案信息化建设的背景在公立医院改革不断深化的背景下,持续推进医院现代化管理将是公立医院在较长一段时期内的重点工作。实现公立医院档案现代化管理是推进医院现代化管理的重要方面,公立医院档案信息化建设是实现其档案现代化管理的核心,其重要性随着公立医院改革的深入也不断显现。2021年1月1日起新修订的中华人民共和国档案法对档案信息化建设作出了明确规定,要求各级人民政府将档案信息化纳入信息化发展规划,保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用;要求机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档
3、案管理信息系统建设,与办公自动化系统、业务系统等相互衔接;同时,对电子档案管理信息系统、数字档案馆、档案信息资源共享服务平台的建设也提出了要求。当前,公立医院档案管理正处于从传统管理到信息化建设的转变中,但由于公立医院长期存在的“重业务、轻管理”的思想,导致档案信息化建设推进工作受限,发展滞后。二、公立医院档案信息化建设存在的问题1.重视程度不够,资源投入不足大多数公立医院的管理层对医院档案管理的重视程度不够,没有意识到档案管理对医院发展的重要性,缺乏对档案管理和档案服务的前瞻性,没有将医院档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展,导致档案管理工作仍处于较为传统的阶段。在推进档案信息化建设的过
4、程中,公立医院仍然需要面对管理层对档案管理工作重视程度低的问题。此外,对开展档案管理工作所需的人力、物力、财力等资源投入不足,导致医院员工对档案管理的重要性与必要性认识不足,档案管理水平滞后,档案信息化建设开展程度较低,档案资源的利用率低,没有在医院的发展建设中发挥有效作用,这也会影响医院管理层的决策,缩减医院在档案管理中的投入。在此恶性循环下,势必会影响医院的长期健康发展。2.人员配备不足,专业人才短缺公立医院主要侧重医疗业务发展,医务人员是医院员工的主要组成部分,行政人员配置相对紧张,同样作为行政管理人员的专职档案管理人员配置不足已是老生常谈,但是却一直都没有得到妥善解决。根据相关调查研究
5、得出的结论,目前我国各公立医院中的大部分档案管理人员都属于行政人员兼职,他们不是档案学、图书情报学等相关专业出身,没有接受过系统化的专业档案管理训练,对档案管理领域的新技术、新方法的接受程度和操作能力都有待提高。同时,公立医院各科室档案管理人员的档案专业素养参差不齐,单位也未开展有针对性的档案管理知识、业务技能培训,导致科室档案管理人员的档案管理意识薄弱,档案管理的实际操作能力欠缺,档案服务理念淡薄,缺乏档案信息化意识,影响各科室档案管理的质量,这些因素必然对公立医院档案信息化建设造成不良影响。公立医院档案信息化建设的问题及对策探析文/张奕华摘要:随着公立医院改革不断深入,信息技术不断发展,对
6、公立医院档案信息化建设的要求也逐渐提高。本文通过对当前公立医院档案信息化建设的现状展开分析,得出公立医院存在档案管理重视程度不够、专业人才配备不足、管理制度不健全、信息化认识不到位、档案安全意识不够等5个问题,并结合公立医院档案信息化建设要求与公立医院档案管理工作实际,提出针对性建议。关键词:公立医院;档案管理;档案信息化建设作者简介:张奕华(1990),女,汉族,浙江绍兴人,硕士研究生,研究方向:办公室管理,档案管理。82023年 第28期 兰台内外数字档案创新研究3.缺乏管理意识,管理制度有待健全公立医院档案管理工作是一项基础性工作,短期内较难看到实际效益,因此,档案管理工作长期不受重视。
7、大部分医院认为档案管理工作是收集与保存医院各类文件资料的简单工作,缺乏档案管理意识。这不仅阻碍了档案管理工作的正常运转,也制约了档案资源效用的发挥。基于此,对于基本上只消耗资源而不产生实际效用的档案管理,医院会不断压缩管理成本,产生恶性循环。目前,大部分公立医院档案工作一般由办公室兼职管理,没有设置专门的档案管理部门及负责人,也没有制定档案管理的规章制度,或者仅有简单的管理制度而没有细化,也没有形成管理体系。此外,由于缺乏绩效考核制度,档案管理人员工作积极性不足,责任意识不强。档案信息化建设对档案管理的要求更高,没有健全的管理制度将会导致档案信息化建设难以顺利推进。4.档案管理信息化认识不到位
8、档案信息化的主要内容包括建设标准化、存储数字化和利用网络化三个方面。近年来,国家、档案管理机构在不断加大推动档案信息化建设的力度,引导各单位充分发挥档案信息资源的价值。在此背景下,各大公立医院也开始探索档案信息化建设,增加对档案信息化建设的投入,但是由于公立医院档案管理的基础水平较为薄弱,基本还处于购入基础设备设施、购买基础信息系统的阶段,这些投入主要用于档案存储电子化转换,服务于档案电子化的管理。从档案管理专业角度的信息化建设来看,目前公立医院的档案信息化建设存在档案信息设备功能相对单一、信息系统标准化建设不够等问题。公立医院管理者及大部分档案管理人员对档案管理的认识不足,基本把档案信息化定
9、位在档案数字化,一方面,缺少标准化建设方案,另一方面,也未建立信息化网络平台,公立医院的档案信息化建设仍处于初级阶段。5.档案安全意识不够,信息安全面临挑战档案安全是档案资源有效利用的前提,在档案管理中处于极其重要的地位。由于医院内部档案管理人员素质参差不齐,部分科室档案管理人员在文件正式归档前,对文件的安全保护意识不够,极易造成信息被泄露或文件丢失,导致无法弥补的损失。在公立医院专职档案管理人员紧缺的背景下,档案信息化建设过程中部分医院会购买档案外包服务,在此过程中如何避免信息被泄露也是一大问题。同时,在档案信息化建设过程中,由于纸质档案电子化,电子档案的不断产生以及信息系统、信息平台的应用
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