高校图书馆文献资源招标采购流程问题研析.pdf
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1、中文科技期刊数据库(全文版)图书情报 192 高校图书馆文献资源招标采购流程问题研析 赖汇川 景德镇学院,江西 景德镇 333400 摘要:摘要:本文由招标流程切入,结合国家学校要求和相关规定分析高校图书馆文献资源的招标流程现状,逐步分析招标流程,从“制定年度文献资源采购计划,并进行论证和审批”到“按照合同要求进行资金支付或报销;对采购的文献资源办理验收、入库或开通等手续”共七点流程步骤,了解其实际和理论施行下的优缺点,并据此提出相应的改进方案,完善招标流程的规章制度,从而多角度,多方位研析该课题。关键词:关键词:招标流程;衍生问题;解决方案 中图分类号:中图分类号:G25 0 引言 经济基础
2、决定上层建筑,国内高校实力和教育资源伴随国内经济的快速飞升而快速增加,高校图书馆文献资料作为重要的教育资源之一,重要性自然是不用过多赘述,无论是建立高校的文献自建库还是作为外界文献检验标杆,都能极大的提高高校的学术影响力和地位,其益处众多。然而,经济的快速发展必然是造成制度的不完善的重大原因之一,制度的不完善所衍生的问题造成现今高校图书馆文献资源招标产生诸多问题,本文将从以下几个方面浅谈高校图书馆文献资源招标采购问题。1 招标流程分析及衍生问题 1.1 制定年度文献资源采购计划,并进行论证和审批 提高经费使用效益,避免浪费或重复购买。通过对需求和市场的调查分析,可以合理确定文献资源的种类、数量
3、和质量,以满足学校教学科研的实际需要。通过对拟新采购的文献资源进行试用和评估,可以选择性价比高、使用效果好的资源。可以规范采购行为和流程,遵循法律法规和政策要求。通过成立专门的采购工作小组,负责组织开展文献资源采购的管理和监督。通过选择合适的采购方式(如单一来源、比选、询价、招标等),并组织实施。通过与供应商签订合同和廉洁协议,明确双方的权利和义务。可以提高文献资源建设水平,形成特色馆藏。通过兼顾纸质、数字化文献的购买,兼顾文献载体和使用权的购买,注重重要文献和特色资源的完整性与连续性,注重本校学科相关出版物和学术文献的收藏。通过参与行业集团或地区联盟组织的集团采购,获取优惠价格和更多服务等等
4、。以上是对采购计划年度计划的分析,而年度计划的另一面则是其所衍生的诸多问题:可能会遇到预算不足、需求不明确、市场变化;进行论证审批时,可能会遇到论证不充分、审批流程复杂、时间紧张。1.2 根据学校的学科规划和专业设置,调查读者需求,圈定适合订购的文献资源 可以提高文献资源的使用效率和满意度,避免购买不符合读者需求或重复购买的资源。通过调查读者对文献资源的需求和评价,可以及时了解读者对文献资源的关注点、偏好和建议。通过参考学校的学科规划和专业设置,可以确定文献资源的采购方向和重点。可以优化文献资源的结构和质量,形成特色和优势。通过分析学校的学科特点和发展趋势,可以选择适合学校特色和水平的文献资源
5、。通过比较不同供应商和产品的性价比和服务质量,可以选择更优质和更经济的文献资源。可以促进文献资源与教学科研的融合,支持学校的教育教学改革和科学研究创新。通过调查读者在教学科研过程中遇到的文献问题和困难,可以提供更针对性和有效性的文献服务。通过参与学校的教学科研项目和活动,可以推广文献资源的使用方法和价值。划定范围的搜索目标,是该流程的最大特色,同时也会衍生其他问题:调查读者需求时,可能会遇到问卷设计不合理、回收率低、数据分析不准确;圈定适合订购的文献资源时,可能会遇到资源选择范围过大或过小、资源质量不一、资源价格不透明等问题。中文科技期刊数据库(全文版)图书情报 193 1.3 对拟新采购的数
6、字化文献进行试用,并收集学院及读者的荐购意见 可以提高数字化文献资源的使用效果和满意度,避免购买不符合读者需求或使用习惯的资源。通过对新采购的数字化文献进行试用,可以及时了解资源的内容、质量、功能、界面等方面的优缺点。通过收集学院及读者的荐购意见,可以反映出资源的受欢迎程度和使用频率。可以优化数字化文献资源的结构和质量,形成特色和优势。通过对新采购的数字化文献进行试用,可以发现资源之间的重复或缺失,以及与现有资源的补充或替代关系。通过收集学院及读者的荐购意见,可以确定资源的重要性和紧迫性,以及与本校学科特色和发展方向的契合度。可以促进数字化文献资源与教学科研的融合,支持学校的教育教学改革和科学
7、研究创新。通过对新采购的数字化文献进行试用,可以增加读者对资源的认识和利用,提高资源的使用率和影响力。通过收集学院及读者的荐购意见,可以了解读者在教学科研过程中遇到的文献问题和需求,提供更针对性和有效性的文献服务。数字化的利用能力显著提高。同时所衍生发问题:试用数字化文献时,可能会遇到试用期限不足、试用资源不全、试用平台不稳定;收集荐购意见时,可能会遇到反馈渠道不畅、反馈信息不足、反馈结果不公开等问题。1.4 职能部门(院、系)提出采购申请,提交至图书馆或向其备案 理论实行效果益处有以下几点:可以提高文献资源的需求匹配度,避免购买不符合学科专业发展和教学科研需求的资源。通过职能部门(院、系)提
8、出采购申请,可以反映出各学科领域的文献需求和特点,以及教师和学生的荐购意见。通过提交至图书馆或向其备案,可以使图书馆了解各职能部门(院、系)的采购计划和预算,以便进行统筹协调和优化分配。可以提高文献资源的采购效率和效益,避免重复或浪费购买。通过职能部门(院、系)提出采购申请,可以明确文献资源的种类、数量和质量,以及采购理由和方式。通过提交至图书馆或向其备案,可以使图书馆对文献资源进行专业评估和论证,选择性价比高、使用效果好的资源。同时,也可以利用图书馆的专业知识和经验,参与行业集团或地区联盟组织的集团采购,获取优惠价格和更多服务。可以规范文献资源的采购行为和流程,遵循法律法规和政策要求。通过职
9、能部门(院、系)提出采购申请,可以使各职能部门(院、系)按照学校和图书馆的相关规定和要求进行文献资源采购,增强责任意识和风险防范意识。通过提交至图书馆或向其备案,可以使图书馆对文献资源采购进行有效监督和管理,确保采购过程公开透明、公平竞争、公正诚信。实际上的实行效果反馈问题:提出采购申请时,可能会遇到申请内容不完整、申请理由不充分、申请时间不合适;提交至图书馆或向其备案时,可能会遇到提交渠道不清楚、提交材料不齐全、提交结果不及时反馈等问题。1.5 资源采购方案考察及意见 可以提高文献资源的质量和效益,满足教学科研的需求。通过专业考察和论证,可以评估文献资源的内容、功能、价格、服务等方面的优劣,
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