新时代高校档案管理机制建设研究_贾怀宇.pdf
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1、1732023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE新时代高校档案管理机制建设研究贾怀宇(黑龙江省救助申请家庭经济状况核对中心,哈尔滨 150000)摘要:高校档案管理机制建设是推进高校档案事业高质量发展的基础性工作,本文从高校档案管理机制建设的形势任务出发,围绕管理机制存在的突出问题,分析对策措施,提出解决的思路和办法,为新时代高校档案管理提供参考借鉴。关键词:新时代;高校;档案管理;机制建设发展新时代高等教育是中国特色社会主义现代化建设事业的重要组成部分,是推动实现中华民族伟大复兴的重要基础工程。高等教育事业的蓬勃发展,可以为我国经济社会的发展和建设培养更多优秀的高素质、专业化人
2、才,这对完善市场经济体制、提高人民生活质量、促进科学技术发展、提升国家综合国力都具有举足轻重的重大现实意义。作为高等教育事业的重要组成部分,高校档案管理涉及到大量具有很高战略意义的信息数据开发利用,可以为高等教育事业的各个领域发展建设提供重要的参考,是助力高等院校各个领域、各项事业高质量发展建设的重要资源,其重要性不言而喻。为了有效地推进高等教育事业,必须高度重视新时代背景下高等院校档案管理机制的科学化建设。一、高校档案管理机制建设的形势任务从宏观意义上来讲,档案具有查考价值、载体和形式的多样性等基本要素,指的是个人、社会组织及党政机关在文化、科学、技术、经济、军事、政治、宗教等各项工作过程中
3、所产生的,具有利用价值使用价值的音像、影像、实物、图片及文字等原始记录和文档资料。基于使用利用档案的现实需要,人们提出了档案管理的概念,档案管理即指对档案信息与实体进行科学化管理,并为使用者提供相关服务的各项活动,包括收集、整理、统计、分类、鉴定、保管、使用等工作内容,其管理的客体是“档案”,服务的客体是“利用者”,目的是实现档案使用价值。具体到高校档案,其包括高校在开展教育、教学、科研、管理等活动和学校运作过程中直接形成的所有历史记录、文档和数据资料。随着高等教育事业的快速发展,高校档案所涉及的范围和领域越来越广,形式内容越来越丰富,种类门类越来越齐备,高校档案不仅是高校和高等教育事业发展的
4、真实记录,综合反映高校各项事业发展历程,同时也是高校的宝贵精神文化财富和宝贵科教资源,可以为高校的建设与高等教育事业的发展提供最为详实的参考信息和数据支持,对高校管理者在高校发展与建设过程中进行科学的管理、做出科学的决策,有着非常重要的意义和价值。高校档案是一座有待开发且极具开发使用价值的“资源富矿”,做好高校档案管理是全体高等教育工作者必须重视的一项工作。高校档案相比于一般档案有着其特殊性和差异性,最主要的是档案性质和属性更具综合性,覆盖的范围也更加广泛。高校档案涉及高等院校招生、教学、科研、就业、管理等工作直观产生的各项记录和资料数据,其文件多含有很高科研价值和分析使用价值,尤其是高校档案
5、还涉及许多科研文献、知识产权、科技成果及具有中长期借鉴意义和普遍指导意义的招生、科教、就业等数据和信息。基于高校档案自身属性的特殊性,高校档案管理与一般的档案管理也存在着许多不同,不仅需要将海量的资料数据系统归集、整理、储存起来,还需要高校档案管理者从数量庞大且分散的档案文件中整理出可供各类利用者需要的档案实体和数据信息。高校档案管理机制建设就是基于以上考量,为深入契合高教事业发展需求,为统筹推进档案信息开发与档案实体管理,为更好实现高校档案收集、鉴定、整理、开发、利用而建立起来体制机制,充分发挥高校档案的使用价值,进而促进高校管理和高等教育事业的发展进步。建全完善高校档案管理机制是高等院17
6、42023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE校档案管理进步的现实需求,更是高等院校内涵式发展、高等教育事业跨越式发展的迫切需要。二、高校档案管理机制建设面临的主要问题(一)高校档案意识淡薄档案意识是指档案管理相关人员对档案工作重要性、必要性的认识理解等主观认知,良好的档案意识是做好档案管理工作的先决条件,是实现档案管理机制科学化建设的关键一环。我国高校所存在的档案意识不强的问题主要表现在:对档案处置管理不当,原始资料不能及时完整归档整理;安全意识淡薄,随意处置档案或遗漏关键资料;依法治档观念不强,档案管理不能严格按照相关法律法规合法有序开展;管理流程不标准、不规范,不能对档案文件
7、进行规范化标准化的搜集整理、开展科学合理的管理利用等。以上问题产生的根源是档案管理人员对档案工作的重视程度不够,对档案事业投入的精力不够,做好档案管理工作的责任心、使命感、荣誉感不强,档案意识薄弱,导致高校档案管理工作在整体上初始上根源上就缺乏完整性、连续性和真实性,进而严重影响档案的开发利用。(二)高校档案管理人员专业能力不足档案管理是一项专业性很强的工作,需要管理人员具有相当的专业素养。首先,高校档案管理专业人才匮乏,由于普通高等院校中设置档案专业的院校较少,档案人才供给总量在整体上就无法满足经济社会发展的现实需求,导致许多高校严重缺乏专业的档案管理人员,多数档案管理工作由无专业背景人员承
8、担或者由兼职人员担任,许多管理人员没有档案管理所需基础知识和基本技能,浓厚的档案意识和专业档案管理能力更无法谈及。第二,档案工作专业性的教育培训力度不够,高校档案管理人员与高校教师不同,没有很多的机会得到更多学习培训、教育深造。大部分档案管理人员是一般行政管理人员甚至辅助性工作岗位人员,除完成常规性工作,没有时间和精力进行档案方面的科研工作,也鲜有机会组成档案管理方面的科研团队,更难以获得资金项目的支持,这使得高校档案管理人员自主性提升专业本领的机会和平台很少。同时,高校大多也不会有计划常态化的组织档案管理人员进行业务培训。第三,工作动力不足,很多管理者认为高校档案工作是一项可有可无、无足轻重
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