重点建设项目档案管理的问题及对策.pdf
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1、张婉琪,等:重点建设项目档案管理的问题及对策工程管理GONGCHENGGUANL I 工程与建设 年第 卷第期 收稿日期:;修改日期:作者简介:张婉琪(),女,山西运城人,助理馆员重点建设项目档案管理的问题及对策张婉琪,张剑阳,高健,贾体坤,卫静静(河南洛宁抽水蓄能有限公司,河南 洛阳 )摘要:为解决当前重点建设项目档案管理中存在的管理效率低、管理质量差的问题,文章开展了重点建设项目档案管理的问题及对策研究.针对目前存在的问题,从项目档案事务管理制度化建设、推行“三管、两同”档案管理模式、项目档案实体精细化建设管理、项目档案数字化处理共四个方面提出相应的优化对策.将按照优化对策完善的管理方法与
2、优化前管理方法进行对比可以得出,优化后的管理方法管理效率得到提升,管理质量得到提高,将新的管理方法应用到实际项目管理中,对于促进重点建设项目的发展具有更加积极的作用.关键词:重点;项目;管理;问题;档案;建设中图分类号:G 文献标志码:A文章编号:()引言随着我国经济的快速发展,抽水蓄能电站等国家各级重大建设项目的数量不断增多,投入不断加大,科学技术水平不断提高,急需相应的档案工作全面同步发展.由于受到了传统的档案管理理念和传统管理方式的制约,使得重点建设项目的档案管理无法与工程建设同步,急需加强对重点建设项目的档案管理.基于此,完善重点建设项目档案管理工作势在必行,下面将结合当前管理过程中存
3、在的问题,对管理方法进行设计研究.重点建设项目档案管理的问题分析为加快建设进度,施工单位普遍存在着“重建轻档”的观念,对工程进度比较重视,对档案管理工作相对较忽视.档案管理工作存在的问题主要表现在四个方面:第一,参与方的责任心缺失.由于认识上的盲区,使项目与档案管理不能同步,有些项目在完工后就临时抱佛脚,搞整理,有些项目还“编档”“造档”.第二,不深入研究档案的专业知识、技术,不愿为,不会为,普遍存在着“摆地摊”现象.第三,档案管理单位的职责意识不强,不能做到事前介入、全程监督,跟踪服务不全面.第四,档案资料收集整理工作仍处于前期准备阶段,造成后期工作时间压力较大.除此之外,工程施工各阶段应由
4、项目监理单位按设计要求进行验收,并签署同意后,方可进行下一阶段的施工.重点建设项目档案管理过程中的不到位还表现在:一是项目监理人和立卷单位不负责,缺乏对项目文件编制的监督;二是业主和施工单位的档案管理部门只等着档案送来,不能深入实地查看,不能积极服务,不能及时跟进,服务不完善,使得档案的质量受到严重影响;三是档案管理并没有被纳入重点建设项目的审批、招投标等工作程序当中.重点建设项目档案管理优化对策 项目档案事务管理制度化建设制度化建设是实现重点建设项目档案管理工作的核心,为满足此方面工作需求,可基于下述三个方面进行制度建设工作的优化与完善.()基本管理制度:根据此类建设项目涉及的档案,从材料编
5、排、归档标准、竣工档案整理、编码、档号等方面入手,给定标准的管理方案.()档案专项管理制度:根据不同类型档案的管理需求,从保密、检定、移交等方面制定相应的制度.()档案管理业务制度:从档案分类、安全管理、整理方式等方面,提出具体的工作要求.基本管理制度是档案管理工作中的一项基础性工作制度,在实际应用中具有指导意义和约束作用,是各单位和个人必须遵循的行为规范.档案专项管理制度是档案管理中的一项核心内容,属于对“基本管理制度”的补充.档案管理业务制度规定了档案整理的原则、依据文件、方法、档号、装订、查考使用工具的标准 化 使用 方式 等,其 本质 是档 案 管理 的基 本 操 作指南.为保证所设计
6、的档案可以发挥预期的作用,可在现有工作的基础上,提取制度中的关键性内容与特征性信息,对其进行评估.评估指标见表.表档案管理制度评估指标序号一级指标二级指标公平性指标制度覆盖范围的公平性档案管理人员薪酬待遇的公平性效率性指标制度执行效率工程管理GONGCHENGGUANL I张婉琪,等:重点建设项目档案管理的问题及对策 工程与建设 年第 卷第期续表序号一级指标二级指标档案管理效率制度的碎片化程度结果性指标制度应用后的预期结果制度应用的实际结果满意度指标管理人员对制度的满意度项目各个参与方对制度的满意度根据不同指标在评价中的重要性,计算各指标权重,计算公式()如下:xfiMxib(M)()()式中
7、:x为档案管理制度评估指标重要性/权重;f为制度执行力模型;b为一级指标;M为二级指标;i为指标数量.基于上述计算公式(),得到不同档案管理制度评估指标的具体权重值,在上述内容的基础上,进行制度的筛选,筛选过程公式()如下:TiKKKs()式中:T代表档案管理制度筛选;代表专家系统;K代表决策依据;s代表筛选标准.选择专家系统评分较高的制度,将其作为档案管理工作中的约束制度,剔除其他制度或根据评价与筛选结果,对制度进行完善、优化与二次评价.通过此种方式,保证所建设的档案管理制度可以在重点建设项目管理中发挥预期作用.推行“三管、两同”档案管理模式重点项目档案管理是一项具有高度服务性的技术工作,应
8、通过解放管理思想的方式来更新管理模式.以下提出基于“三管、两同”的档案管理新模式.为满足管理工作的高质量需求,可在落实此项工作中,推出“三管”模式,其中“一管”代表“项目业务单位”执行“主管”工作;“二管”代表“项目监理单位”执行“监管”工作;“三管”代表“档案管理中心”执行“保管”工作.集成以上提出的“三管”,设计如下管理模式,如图所示.项目业务单位负责的工作包括:审批本工程项目的档案管理办法,形成与存档的相关规定;明确项目文件资料的制作和存档管理,配备专职的工程档案管理人员,并对业主方的项目资料进行整理,特别是前期工作的资料;协调部门间的关系,为工程档案管理工作创造良好的环境和条件,并督促
9、相关部门按时完成相关工作;提交工程文件的自我检查报告及文件专项验收;工程竣工后三个月之内,将档案移交给使用单位和相关部门.项目监理单位负责的工作包括:制定档案管理规范;制定档案服务计划;培训并技术指导档案管理工作人员;对每一阶段的计量质量保证数据进行审核,并将其报告至合同部门,及时向业主、承包人报告材料审核情况,并提出相应的解决办法.图“三管”模式档案管理中心主要负责档案的运转、归档.档案整理指导小组和档案管理中心也可以是两个部门,一组人员.在公司里,每个人都应有对应的职责.档案作为功能活动的结果,具有与其共存的特征.因此,针对档案管理工作的实施应满足“两同”需要,即“同起步”和“同管理”.实
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