学校人事档案数字化管理研究_耿伟娜.pdf
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1、2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S239实践纵横Best Practice学校人事档案数字化管理研究耿伟娜(黑龙江工程学院档案馆,哈尔滨 150026)摘要:在学校人事档案管理工作中,实现数字化档案管理更有利于提高各项工作的效率,满足高校对校内人力资源的需求,提高档案管理的质量。本文主要探讨学校在开展人事档案管理工作中数字化管理的实施策略。关键词:学校人事档案;数字化管理;实施策略学校人事档案管理工作是一项综合性工作,实现档案数字化管理,需要学校人事档案管理全面落实数字化改革措施,贴合时代发展的必然趋势。一、学校人事档案数字化管理的优势(一)有效
2、规避人为整理归纳带来的弊端问题对于数字化管理而言,它能够实现在校园网内部直接进行员工个人信息收集,并通过数字化模块软件实现对已收集的信息整理与归纳,有效规避由于人为整理归纳带来的弊端问题,更能够节省各项工作的运转时间。对于已经存储完毕的老旧纸质档案而言,能够通过利用扫描进行信息转换,以数字化形式转存在计算机当中,或者以硬盘储存为主实现对既有数据妥善保管,规避由于纸质档案管理不当而带来的信息数据丢失、损毁问题。同时,通过此种管理方式也能够有效提高管理效率,将已收集的全部信息整理后再次反馈到云端系统当中。这样管理人员就能够利用自己的数字化 ID 进行网络应用,方便校内工作人员通过互联网技术实现工作
3、任务上传下达落实到位,以此保障人事档案管理工作科学性,大大提高人事档案的使用效率。(二)保证人事档案的安全性与真实性通过全面数字化升级后,在人事档案管理工作开展中,管理层以及高层领导在各项工作运转时,只需要通过电子存档进行档案调取就能完成过去需要通过人工查找才能应用的档案。而且,在利用电子化设备进行数字化档案的传递时,能够有效避免纸质档案在转存以及来回传递中出现篡改以及损毁的风险。与此同时,通过现代化技术实现人事档案管理工作的落实,不仅能够有效保证在校工作职工的个人信息的真实性,还能保证电子版与纸质版的一致性,有效防止信息被篡改的问题。除此以外,在进行人事档案数字化管理工作中,通过分批次处理的
4、方式实现多地互动,通过人才数据网的应用实现人才档案的异地存储,有效规避过去档案调动时所带来的档案丢失问题,保证在校工作人员人事档案的安全性。(三)提升对档案资源的利用效率对于人事档案管理而言,除需要保证档案的真实性与保密性以外,还要有效挖掘档案的价值,这样才能发挥人事档案管理的作用。因此,通过数字化管理工作的落实,能够实现在运用大数据技术的前提下,提升对档案资源的利用效率。过去只能通过人力查阅实现对档案的应用,这样就很难保证档案资料被全面分析。基于此,通过大数据技术进行人才档案资料的上传,能够有效实现将沉冗的档案资料进行统一分析、利用,这样既能发挥档案管理的价值,也能够避免很多不必要的问题出现
5、。二、学校人事档案数字化管理存在的问题(一)人事档案管理基础设备不全对于高校的人事档案数字化管理工作而言,其工作基础是软硬件的管理资源,积极完善学校中的软硬件资源可以促进人事档案数字化管理的质量和效率。从当前大部分学校所开展的人事档案数字化管理工作来看,受到学校资金不足的影响,很多学校不能有效为人事档案数字化管理工作提供软硬件资源的支持,仍在使用传统的管理系统和设备,人事档案管理人员的工作质量和效率得不到提高。为此,需要学校重视人事档案数字化管理的价值,结合自身经济的实际情况尽量升级数字化档案管理系统,从而在保证各项基础软硬件资源充足的条件下,满足人事档案的数字化管理发展。(二)人事档案管理人
6、员综合能力较低随着社会经济的不断发展,各行各业都面临着激烈的市场竞争。从本质上来讲,这种竞争属于人2022 年 第 6 期黑龙江档案240实践纵横Best Practice才和人才的竞争。对于学校开展的人事档案数字化管理工作而言,需要重视人事档案管理人员队伍的建设,不断提高管理队伍的综合能力,满足学校对人事档案管理的需求。目前,学校中的人事档案管理工作存在着管理人员能力不足和素质低的问题。因为传统的人事档案管理不需要管理人员有着较强的技术性和专业能力,所以学校一般不会聘请专门的管理人员进行人事档案的管理,即使聘请了相关档案管理人员,也因为薪资待遇问题导致其缺乏工作的积极性,无法高质高效地完成人
7、事档案管理工作。同时,在数字化档案管理的不断发展进程中,各种管理技术的兴起给管理人员提出了更高的要求,在不能充分了解信息时代的发展和其中有关档案管理的技术时,将会影响人事档案数字化的管理工作。另外,大部分学校的人事档案管理人员年龄较大,缺乏创新意识,不利于档案价值的挖掘和利用,影响人事档案管理的健康发展。(三)人事档案信息安全缺乏保障在当前信息技术的高速发展下,既促进了人事档案管理的数字化发展,也给学校的数字化档案管理带来了一定的挑战。在网络技术被广泛应用时,个别不法分子便会利用黑客技术危害学校人事档案的信息安全,容易给学校造成不良的影响。当前大部分学校虽然了解网络信息安全的重要性,不过在缺少
8、对数字化档案的安全管理下,容易出现一些信息漏洞和系统故障,从而会出现人事档案信息被泄露和丢失的风险。学校在进行人事档案管理时会用到电子编码技术,可以将手工档案转变为数字化的档案,不过这种技术有着一定的缺陷,在原始档案被破坏和修改后不能留下痕迹,人事档案管理人员无法及时发现,从而出现较大的信息安全隐患。(四)人事档案数字化管理缺乏完善的制度在当前学校的人事档案数字化管理中,受到管理制度不完善的影响,无法促进档案管理质量和效率的提高。人事档案管理工作在缺乏完善的管理制度时,管理人员所进行的各项管理工作就无法得到制度的支持,使管理工作得不到有效开展。在缺乏有效的管理制度的情况下,管理人员的工作也得不
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