浅析基层档案管理数字化转型_赵凯.pdf
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1、802023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS浅析基层档案管理数字化转型赵凯(庄河市水务事务服务中心,辽宁 庄河 116400)摘要:在信息化背景下,基层档案管理工作面临着更加严峻的挑战。本文论述了基层档案工作想要有一个良好的发展,那么就应该持续做好数字化转型工作,充分发挥先进技术优势,全面构建数字化档案管理平台,从而更好地提升基层档案管理工作的质量和效率。关键词:基层档案工作;数字化转型;相关策略基层档案管理工作想要跟上社会的发展,就必须进行数字化转型。基层档案管理工作数字化转型并不是一项短期工作,它需要各部门的积极配合与共同努力,基层档案部门要加强与各部门之间的联系,引入数字化技术
2、,搭建数字化档案管理平台,从整体上推进基层档案管理的数字化转型与现代化建设。一、基层档案管理数字化概述(一)档案数字化基层档案管理工作需要和各个级别的档案工作保持一致性。所以,要不断引入先进的数字化技术提升工作效率,使得这一工作不再受到时间、地域的限制。基层档案管理数字化转型能有效存储纸质文件和实物档案,提高档案管理的安全性。针对传统的档案进行管理时,可以利用数字化技术来高效管理档案。在传统的档案管理中,基本都是部门产生的档案由各部门自己管理,在档案使用时需要向对应部门提出申请,经过相关领导审批后才能使用档案,这会大大降低档案的利用效率。随着业务的发展,基层单位产生的档案资料越来越多,需要单独
3、建立档案管理室,但是实际并没有设置,尤其是一些时间久的档案资料越积越多,在实际使用时需要较多的时间进行查询,降低了工作效率。基层档案管理数字化转型可以利用数字化的技术和设备,完成档案资料的扫描、整合、存储,这样不仅可以大量节约存储的空间,还能提高档案的利用效率。(二)档案资源的压缩打包技术在基层单位中,引入档案资源的压缩打包技术,可以将档案资源中的信息、数据、图像、文字等转化为电子文档的形式进行存储,借助网络功能在电脑端完成档案资料的整理、分析、存储等工作。利用压缩打包技术可以提高资源的使用效率。使用档案资料前,只需要在计算机端输入相关的词汇,就可以在计算机端查到对应的资源。计算机可以清晰将所
4、有相关档案显示出来,大大节约档案查询的时间以及人力,充分发挥数字化的作用,提高档案管理的质量。二、基层档案管理存在的问题当前,很多基层单位仍然采取传统的方式进行档案管理,不仅需要充足的档案存储空间,还要保证档案存储空间的独立性。然而档案都是以纸质形式存储,会增加档案管理人员的工作量,影响档案的管理效率,同时纸质档案比较脆弱,很容易被损坏。由于档案管理制度的不完善,造成档案资料管理比较混乱,影响档案的利用效率,甚至会造成档案的丢失或泄露。目前,还有很多基层单位采取手工的方式开展档案管理工作,想要使用档案时需要手工进行查询。这种查询方式不仅花费的时间比较长,还会影响档案查询的质量。尤其是针对一些工
5、程类的档案内容,在进行搜索时会受到档案数量多的影响,使得人工检索的难度增加,大大降低档案的管理效率。基层档案管理工作是一项比较复杂且枯燥的工作,所以很多人员都不喜欢从事此项工作。再加上在基层档案管理过程中,涉及到的内容比较多,在管理时存在较大的难度,所以会让很多基层档案管理人员产生畏难情绪。基层单位档案管理人员基本都是雇佣年龄比较大的人员,虽然成本支出比较少,但是会降低档案管理的效率。基层单位由于没有专业的档案管理人员,会造成档案管理工作效果比较差。812023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛三、基层档案管理数字化转型的相关策略(一)积极推进档案管理数字化工作的发展在信息化背景下,基
6、层单位的档案管理工作想要保证成效,应该借助数字化技术,并发挥数字化技术的作用设计出有序的工作流程,便于各项档案管理工作的开展。同时重视新模式的宣传,采取有效的手段推动档案管理数字化转型工作有序开展。基层单位档案管理可以利用数字化技术转变档案的形式,将数字化形式存储的档案反馈给档案对应部门,提高档案的利用效率,保护档案的安全。(二)推进档案信息化成果共享信息化技术对每个行业都产生了不同程度的影响,档案管理工作也要进行变革。在新时代的背景下,基层档案管理负责人首先要转变观念,树立新的档案管理观念,正确看待信息技术在档案管理中的应用所带来的变化,站在全新的角度来思考基层档案管理,加快档案数字化转型升
7、级,推动档案信息化成果共享。档案数据是重要的凭证,也是不可或缺的一种生产力。在实际工作过程中,对档案资源进行归档处理时,要保证档案资料的真实和完整。另外,在档案数字化处理过程中,要保证基层档案管理的规范化,实现档案资源的共享,提高档案的利用效率。(三)利用档案中介服务机构参与数字化管理档案管理工作随着时间的变化也在变化,档案服务外包行业正逐渐发展壮大。基层档案管理工作主要是完成档案信息的整理、分析和归档,为各个部门提供各类的服务。在档案管理过程中,要保证档案的真实性和可靠性,这样才能作为其他工作开展的有效依据。目前,在办公自动化的模式下,档案形式也变得多元化,基层单位应该全面做好专业的档案管理
8、工作,结合档案服务理念为相关人员进行培训,普及一些法律知识以及档案专业相关的知识。即便如此,基层单位受到条件的限制,在人才培养过程中仍存在较大的难度,这时候应该积极吸纳一些档案中介服务机构,利用档案中介服务机构的优势来依法完成档案数字化管理工作,保证基层档案管理数字化工作的有序开展。基层单位在选择档案中介单位之前,要对中介机构的资质等综合情况进行审核,只有全面审核通过后才能签订合同,以此来保证档案信息的安全。(四)加强对档案数字化管理的认识档案是历史的客观记录,也是各项工作开展的基础。基层档案工作是一项重要的工作,需要领导给予充分的重视和关心,这样档案管理数字化工作才能有序推进。数字化档案管理
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