水利工程档案管理数字化建设探讨_夏晨光.pdf
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1、2023.1水利工程档案管理数字化建设探讨夏晨光1,2,冯亚如1,任泽俭3(1.山东润鲁工程咨询集团有限公司,山东 济南 250100;2.山东润企工程项目管理有限公司,山东 济南 250100;3.水发卓恒工程管理有限公司,山东 济南 250100)【摘要】结合山东省南水北调、小清河综合治理、庄里水库等工程建设实践,以大型水利工程档案管理数字化为例,对工程档案的特点、管理存在的问题、数字化管理的意义、数字化管理转型遵循的原则、数字化档案建设的技术路径、数字化管理创新等方面进行了分析,供其他行业档案管理工作参考。【关键词】水利工程;档案管理;数字化建设【中图分类号】G270.7【文献标志码】A
2、【文章编号】1009-6159(2023)-01-0056-02水利工程建设与运营管理中形成了海量的档案资料,在推进水利工程规划建设及工程配套完善发展中,这些档案资料具有较大的参考和研究利用价值。当前的工程档案大多以纸质化或非结构化的文件、影像资料为主,它们在归档、检索及后期使用中均存在一定的困难。随着网络信息、大数据、BIM、数字孪生等先进技术的应用,大中型水利工程建设项目在建设初期往往就构建了数字化管理平台。这一平台一般通过赋能设计,在结构上给建设、设计、监理、施工等参建单位预留了数字接口,提高了档案资料生成、上传的实时性、准确性。为此,施工、监理等单位应按照工程管理信息化、档案管理数字化
3、及建设单位档案管理的要求,构建与不同参建单位相融通的档案数字化平台,以提高档案资料的管理质量、管理效能。1水利工程档案管理存在的问题1.1档案管理搜集与归档存在不足目前大型水利工程建设单位均建有比较完善的档案管理组织机构、档案管理制度和专门的监理档案库房,工程的主要参建单位也配备专职档案资料人员。根据近年来水利主管部门组织的各种检查发现,档案管理中仍存在职能相对较弱,权威性不够,档案资料的搜集、整理、归档流程运行不流畅等问题;归档资料的标准和质量有待于进一步提高和统一。1.2档案资源电子化率不高传统工程项目形成的纸质档案资料很大一部分还处于“冷存”期,尚未全部数字化录入,数字档案呈现“碎片化”
4、。目前大多水利工程项目档案管理处于“半数字化”“半信息化”阶段,采用的是“纸质”和“电子文档”双套存管制,在建设单位内部的业务部门及不同水利工程管理单位之间存在信息孤岛,无法实现档案信息的有效流转。同一工程各参建单位电子文档中的存储介质也存在不统一问题,尚未形成基于数字化的基础档案资料库。1.3档案收集的实时性不强水利工程受施工环境、施工进度及现场办公条件的影响,档案信息系统感知、传输、存储、运算体系不够完善,感知层设备配置不全或缺位,自动生成数据信息功能开发不到位,档案的实时性不强。2水利工程档案数字化管理的意义2.1提高档案实效性水利工程档案数字化建设一般是以建设单位为主导,其他参建单位开
5、发的电子档案系统嫁接在建设项目的系统控制平台上,并接受建设单收稿日期:2022-09-01作者简介:夏晨光(1984),男,工程师山东水利56DOI:10.16114/ki.sdsl.2023.01.0092023.1位的赋能管理,其目的是通过数据生成、存储、跟踪、分析及溯源,提高参建单位档案管理效率。例如,监理档案数字化能通过向建设单位的实时报送,向施工单位的实时指令,提高监理技术服务及监督控制效能,提高档案资料的利用、鉴定、参考、使用及指导价值,形成“活”的数据信息流、信息库。参建单位的档案数字化管理可以实现工程项目数据归档的实时性,避免发生档案信息滞后、缺失和失真等问题。2.2提高工程建
6、设管理水平水利工程计量支付、结算及财务审计具有操作繁琐、纵横向证据调动多、持续时间长等特点,施工、监理档案的数字化管理可以为工程计量支付审核、结算审计服务提供快捷准确的信息资源。通过工程信息化系统建设实现档案管理系统与业务管理系统的高度融合,能明显提高工程建设管理水平。2.3减少库房面积结合少纸化或无纸化办公发展趋势,档案存储载体逐步从“双套制”过渡到“单套制”,从而减少档案占用库房的面积,提高工程档案管理效率。信息化管理对所有资料进行数字化备份,使各种资料得以长期保存并持续发挥价值。3水利工程档案数字化建设的路径3.1引进与开发并举建设单位应对不同类型的水利工程项目档案管理数字化需求进行调研
7、,充分分析普适需求和个性需求,为软件的引进、开发及硬件的配置奠定基础。目前市场上工程档案管理数字化软件较多,建设单位应按照“统一、规范、适用”的原则,选择具有兼容扩充与升级功能的系统软件,根据不同类似水利工程特点,进行二次开发具有针对性的应用系统,以解决统用软件“水土不服”的问题。建设单位档案数字化系统的二次开发应在确保信息安全的前提下,打通“堵点”、补齐“断点”,实现与工程参建单位信息互通共享。施工、监理单位档案数字化系统二次开发应在建设单位的统一协调下,统一信息链接规约,保证能与所有合同管理单位的系统链接融合,以实现“网络化信息交流、智能化咨询业务、规范化档案管理”的目标。档案管理数字化系
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