数字档案馆建设背景下档案管理工作分析_姜玲.pdf
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1、现代办公Modern Office 第 178 页2023/1 (下)总第403期数字档案馆建设背景下档案管理工作分析文/山西省隰县档案馆姜玲一、数字档案馆建设背景下档案管理工作的机遇(一)提升档案处理工作的效率。现如今,信息化水平不断提升。在此情况下,档案管理工作不断向电子信息化过渡。其中,无纸化办公的施行对于档案管理工作的影响最为广泛,也是将其推向信息化的重要推手;大数据手段则使得档案的筛选工作效率得到了大幅提升,并深刻影响到档案管理的工作。无论从哪个角度看,数字档案馆建设都使得档案处理的工作效率得到提升,对于相关工作的开展大有裨益。(二)提高资源共享的水平。常规情况下,数量众多的档案需要
2、消耗大量的人力才可将其中的信息进行整理归纳,进而实现信息的传递与共享。在数字档案馆建设背景下,大数据技术以及信息技术使得档案信息资源能够快速在各个媒介中传递,进而实现资源共享的高效化,摆脱时间与空间的束缚。同时,信息技术使得档案信息资源共享耗费的时间更短,成本更低,为多个层面的工作提供了有效的信息来源,提升了工作成效。(三)对于工作的创新有强化作用。数字档案馆的建设,使得档案管理工作者管理档案的方式由线下转变到线上,而线上的档案管理有着诸多的功能创新与便捷手段,能够实现原本无法想象的工作开展方式。在此情况下,档案管理工作的内容将出现大量的创新与变革。档案管理工作者能够发挥自身的工作素养与创新思
3、维,对档案管理工作的形式与方式展开创新,进一步提升相关工作的现代化水平。二、数字档案馆建设背景下档案管理工作现状(一)档案收集、存储的难度不断增加。现如今,随着信息化水平的不断提升与信息技术的广泛普及,承载信息的媒介形式不断丰富,听觉上有音频,视觉上则有视频图片乃至最新的VR手段,这些都挤压了传统档案信息的存在空间,使得档案的整合、存储难度提升。现如今,档案收集、存储的难点主要聚焦在两方面:首先,档案的收集整合难度增大。现如今,办公愈来愈趋向于无纸化,无论是文件、通告,还是任务指令,都在向电子信息化靠近,传统纸质档案的收集因此变得更加困难,即使完成了前期的收集工作,其存储问题也与现今的办公理念
4、不相匹配,因为纸质档案的存储需提供足够的物理空间。其次,数字档案的筛选整理缺乏系统化。就数字档案管理现状而言,档案管理数字系统难以将系统的构建与档案的特征相结合,进而使数字档案的信息不易实现快速调用与共享。另外,档案信息随着数据化、信息化水平的提升,不断呈现丰富化、广泛化的趋势,若不能尽快解决系统构建的问题,势必会积重难返,造成更大的影响。(二)档案管理工作的安全性难以保障。目前,互联网的广泛应用正在不断改造着百姓的生活方式,并对多个行业产生巨大的影响,引发一轮又一轮的变革。对于档案管理工作而言,最大的变化莫过于档案信息载体的变化自纸质档案过渡到电子档案。在此过程中,档案的存储问题得到高效解决
5、。然而,工作方式的转变不仅带来优势,同时还带来了安全方面的劣势。现如今,多数档案管理工作采取的是磁盘管理方式,将档案信息存储于磁盘中。然而,磁盘会受多种外界因素的影响,例如温度、湿度、外力等等。若是磁盘受到的影响未得到及时解决,则极容易使其中的档案信息丢失,进而产生不可逆的数据损失。另外,对于档案信息管理的安全保障工作,如今并未得到有效改善。例如部分档案管理部门采用云存储的方式进行档案信息的存储,但这使得档案信息暴露在网络攻击的危险之下,尤其是保密系数高的档案信息,若是为黑客等网络攻击者窃取,其后果不堪设想。相较之下,公用的数据信息管理工作应当更加谨慎,并不断【摘要】信息时代,信息技术迅速发展
6、,逐步渗透社会各个领域,影响着人们的工作与生活。信息化浪潮也为数字档案馆建设带来了契机。鉴于此,本文将以数字档案馆建设为背景,重点探讨数字档案馆建设存在的问题,分析档案工作者应如何提升自己,以应对数字档案馆建立的种种需求。【关键词】数字档案馆;档案工作者;成长第 179 页2023/1 (下)总第403期提升安全系数与抗干扰、抗攻击能力,为档案信息的存储提供足够的保护。三、档案管理工作的发展趋势(一)着力建设数字化档案管理平台。现如今,世界呈现“信息大爆炸”的态势,而在此情况下,档案管理工作的难度在逐渐提升。对此,建设完善且功能丰富的数字化平台,将是解决相关问题的出色路径。在数字化平台的构建过
7、程中,相关工作者应当摈弃旧有的想法,转而用个性化的思维打造创新性强的数字化平台,尤其要满足档案管理单位的各项工作需求。另外,从整体的角度切入,设计者应当不断完善数字化平台,逐渐强化其整体性、智能性,并具备更强悍的数据处理能力,进而满足日益增长的档案管理工作的需要。以此为依托,档案管理各部门间能更好地实现数据交互,对于壁垒的突破有显而易见的效果,进而实现系统平台的集约化、智慧化、交互化发展。进一步说,就个性化的需求而言,各档案管理部门处理的档案内容不尽相同,这就要求档案管理部门确立好工作规范,对档案管理人员进行筛选与合理分配,进而使档案管理工作更具有针对性,使工作人员适配到适合自身的工作岗位,这
8、无论在工作效率上,还是员工幸福度上,都能起到良好的提升作用。(二)着力完善档案管理制度。对于档案管理工作而言,有了完善的设备和过硬的技术基础仍是不够的,在此基础上,还应当建立行之有效的制度,以保障工作效率。首先,档案管理部门应当对相关的工作制度进行完善,其制度内容应力求简洁且实际,具有很强的实用性与指导性,而非徒有其表。同时,这一工作制度应当有非常强的约束力,能够不断规范员工的行为,进而改善他们的工作方式,且不应有“特权”嫌疑,应对员工、领导者一视同仁,一同约束。其次,应当对标准化设计进行完善,档案管理部门应当将工作流程进行规范化、科学化,并对标准化过程中的细节问题予以足够重视。最后,应当不断
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