流浪乞讨人员救助档案管理制度建构分析_邵敏.pdf
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1、922023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS流浪乞讨人员救助档案管理制度建构分析邵敏(菏泽市救助管理站,山东 菏泽 274000)摘要:建立健全救助档案管理制度十分必要,是保障受助人员、救助机构利益的重要方式,能够规范日常救助工作,使流浪乞讨人员得到基础性生存权益,是贯彻国家社会救助体系的要求。本文主要分析流浪乞讨人员救助档案概念、特点、归档标准和救助档案管理原则、方法,以及我国救助档案管理工作中的问题和优化对策,以供借鉴参考。关键词:流浪乞讨人员;救助档案;档案管理民政部门一般负责救助档案管理,因社会救助形式不同,档案管理文件也存在一定差异。在发展经济、改善民生、构建和谐社会的理念
2、下,民政部门要高度重视救助工作,以城市生活无着的流浪乞讨人员救助管理办法为指导,全面开展救助管理,建立健全相应的政策法规和制度体系,使救助管理机构的日常运转更为规范,以科学、合理的救助档案管理保障流浪乞讨人员的生存权益。一、流浪乞讨人员救助档案概述流浪乞讨人员救助档案,简称救助档案,是民生专业档案的重要构成,以救助管理机构的救助活动为基础,对流浪乞讨人员编制相应的文件材料,已经成为加强救助管理规范化程度的重要工作,属于民生档案构成中的关键性要素,较好地保障了受救助对象权益,也是丰富民生档案资源的必要准备,现实价值巨大。救助档案多样化,具体体现为两点。一是文件材料形成的动态性,相应的档案管理呈现
3、成套性。流浪乞讨人员寻求帮助时,救助管理机构必须对各项资料分析、甄别,在确定具体情况后,遵循工作流程给予必要的救助。受助个人的差异,决定了文件材料数量、归档时间存在很大不同,动态性特点鲜明。受众个体的文件材料形成过程遵循基本原则,成套性特点鲜明。二是文件材料归档后的具体内容、保管期限都会因个体情况存在很大差异。流浪乞讨人员的受助程序相同,但是个体性差异会导致结束救助流程后,文件材料也会存在内容信息、组成数量等差异性。总体上,每个受助档案都存在一定的保存利用价值,只是因个体情况差异而体现于不同方面。二、流浪乞讨人员救助档案管理原则和方法(一)管理原则一般情况下,救助管理单位委派档案人员负责救助人
4、员的文件信息采集、整理和档案管理,一人一档是基本管理原则。(二)保管期限和鉴定销毁救助文件材料价值是判定档案保存年限的主要依据。5 年是救助档案的普遍管理年限;受救助人员中存在护送返乡、突然死亡、移交福利机构等情况时,档案保存时间要延长至 10 年。救助档案保管到期后,需严格依照国家档案鉴定标准,在完成流程审批后执行销毁流程。(三)救助档案整理救助档案应一人一卷分别整理,严格把控关键环节。一是档案整理。救助档案的类别划分,要分别以年度、人员、保管期限为依据。其中,档案材料的人员划分中有救助未成年人、救助成年人、不救助成年人三个具体类别。二是排列编号,也就是最低一级类目的救助档案时间可直接作为顺
5、序编号排列的依据。三是档案编目。救助档案目录中包含姓名、性别、页数、室编卷号、备注多个部分,在添加封面后,以保管期限的差异性为基础,完成档案材料的装订。一般每份档案材料需要保存三份。目录封面是填写编号、年度、保管期限、编制机关和日期、救助机构、全宗号和名称的页面,多个项目缺一不可。(四)救助档案利用救助管理机构以救助档案作为重要资源,可在其他组织(单位)、个人需要时由主管领导同意确认、完成借阅办理流程后,提供借阅或查询服务。三、救助档案管理工作存在的问题(一)档案管理体系不完善救助档案不同于其他文书档案,特殊性较强,不属于年度和阶段性规划的可用资源。在规章制度不完善的情况下,日常的管理工作缺乏
6、约束性,时932023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛常发生相互扯皮、推脱责任问题,增大了救助档案管理过程中的随意性。甚至在问题发生后无法找到具体的管理责任人,大大降低了信息资源的管理和应用效率,已经成为救助档案管理落实具体流程的一种阻碍。(二)档案信息化建设投入不足信息化建设已经成为信息时代档案管理的必然发展趋势。各个救助管理机构已有信息化建设体系的差异性和运作原则各不相同,限制了救助档案信息的可利用效率,对外交流、共享的范围极为有限。在资金投入量较少的情况下,救助档案建设所能采购的管理设备专业性无法保障,普遍采用手工操作方式进行档案资源的整理、存储,影响后期的信息共享目标的实现。
7、(三)档案监管力度不够救助档案中含有一定量的个人因素,如果发生信息泄露,将会影响到流浪乞讨人员申报时的信息判断。所以,注重救助档案监管、严格档案管理流程,是救助当事人信息避免泄露的必要举措。救助档案管理现阶段普遍存在审批流程繁杂、救助管理部门缺乏奖惩机制约束、监管工作随意性强等问题,成为管理人员玩忽职守的重要成因,违背了档案信息的保密性原则。(四)档案管理意识缺乏我国民政档案管理规章制度已经相继出台,但是在执行过程中往往流于形式,并未充分体现出这些制度体系的价值和作用。管理人员在未经专业培训的情况下上岗、档案管理理论知识和专业技能相对缺失,导致轻档案、重业务观念在民政部门普遍存在,认为档案管理
8、只是收集装订的简单处理,并未做好相应的分类管理。大多数基层民政部门内部都未有专业档案存放室,防水、防蛀处理根本落实不到位,整体的档案管理水平必然大打折扣。(五)档案开发利用不到位民政部门是服务于救助登记、军人复退役安置、收养等项目的重要部门,需要处理大量的档案资源,内容繁多,救助档案可利用的价值又极为有限,自主创新意识相对缺乏,数字化工作表现出一定的盲目性。档案信息化管理以利用效率的提升为目标,但是目前救助档案管理存在检索人手少、应用功能差、缺乏认知度、档案资源不完整等问题,国内联查需求很难达成,资源共享效果并不理想,一定程度上浪费了信息资源价值。一些民政部门已经逐渐建立业务信息管理系统,但是
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