档案数字资源备份策略研究_周春莲.pdf
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1、1912023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE档案数字资源备份策略研究周春莲(广东轻工职业技术学院,广州 510300)摘要:数字档案资源能够长期保存与备份信息数据,且数字技术与网络技术本身具有动态性,更新的速度也非常快,这对档案数字资源保存与管理工作提出了更高的要求。本文通过对档案数字资源备份的概念及重要性进行分析,探讨了档案数字资源备份的策略及可行性,希望可以为相关从业人员提供借鉴参考。关键词:档案数字资源;备份;可行性近年来,计算机网络的覆盖范围不断扩大,档案信息储存与管理方式也发生了极大改变,数字化与网络化逐渐成为当前档案信息资源的主要存储方式。档案资源数字化建设有利于
2、不断提高档案管理的工作效率与整体水平,并且能够有效节省储存空间,提高档案资源的利用效率。随着技术的不断更新,信息档案的载体形式也在不断发生改变,档案资料的完整性便显得尤为重要。怎样确保档案数字资源存储长期稳定安全,是当前档案资源数字化建设所面临的重点问题。一、档案数字资源简述 档案数字资源通常指的是通过现代化计算机网络技术对档案资源进行储存,且可通过文字、图片、音频以及视频等多种载体形式呈现出来,用户可以对数字档案资源信息进行传播和利用。数字档案资源有效节省了信息数据的存储空间,有利于提升档案资源的安全性及利用率。传统纸质档案与数字档案之间存在一定差异性,和传统纸质档案存储与备份工作相比较,档
3、案数字资源的实际保存时间周期更长。同时,纸质档案的内容完整性无法得到有效保障,传播过程也不具稳定性,查找起来也费时费力。在整理后一般很难再次修改。档案数字资源在管理过程中,一般需要对档案文件进行筛选,根据档案的重要性以及具体用途确定保存时间。档案数字资源主要是通过网络形式进行传播,这些储存的信息需要进行整理与加工,因此其不具备原始记录性,要对档案信息的完整性与真实性进行综合分析,并在此基础上对档案数字资源进行长期存储与备份。二、档案数字资源备份的重要性 (一)避免档案数字资源出现损失计算机互联网技术更新的速度不断加快,档案资源的存储形式不再局限于文字,可以是声音与视频等形式。现代档案数字资源管
4、理已经离不开计算机技术,计算机与网络成为档案资源管理的主要载体形式。但计算机系统在使用过程中可能会遭到破坏与攻击。例如,病毒等会对计算机软硬件造成破坏,一旦系统崩溃,将会导致档案信息被破坏或盗取,造成不可挽回的损失。所以,构建安全稳定的档案资源备份系统,对保障档案资源信息数据的安全性具有重要的作用。(二)档案数字资源具备连续性档案资源信息能够提供更加全面与连续性的信息服务,科学完善的档案备份可有效避免因档案资源被破坏造成的损失。当档案信息遭到破坏或丢失时,也能够使用备份档案,这样能够有效减少档案资源被破坏造成的负面影响和后果。(三)及时恢复档案数字资源 通过计算机以及云备份等方式对档案数字资料
5、信息进行存储与备份,一旦档案数字信息被破坏,能够通过备份资源信息及时进行恢复,从而减少档案资源信息丢失所导致的损失,大大提升了档案信息的安全性与可靠性。(四)保障档案数字资源的安全性和完整性 档案数字资源备份具有低成本、大容量的特点,计算机网络系统能够存储海量信息数据,并且和传统纸质保存方式相比,其成本更低,能够节省资金方面的投入,提高社会资源的利用率。档案数字资源备份的安全性更高,通过云备份进行储存,可最大程度上保障数字资源的整体安全性与完整性,能够及时对资源信息进行恢复与查找,大大提升了档案资源信息管理效率。数字资源与云备份具备较高的灵活性,在档案资源储存过程中,可根据资源信1922023
6、 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE息的拓展变化情况,灵活拓展空间容量,提升储存能力。云备份因其自身的综合优势特点,也让该技术的应用成为了主流发展趋势,其强大的功能是提升档案数字资源管理可行性的基础保障。在保障数字资源信息安全性的基础上,科学合理利用数字化存储技术,能够有效提高档案数字资源管理效率与质量。三、档案数字资源保存与备份工作存在的问题(一)技术功能不够完善和传统纸质资源相比,在档案数字资源保存与备份过程中,对于技术层面及环境要求更高,而技术的发展及应用也会对档案数字资源管理工作质量产生直接的影响。档案数字资源在采集与传播中,可能会受到多方面因素的影响,造成档案资源信息被破
7、坏,这也是当前面临的主要问题之一。随着经济的快速发展,档案数字资源的存储方式也在逐渐发生改变,一旦技术工具发生改变,可能会导致档案数字资源的完整性遭到破坏,这样不利于最大程度上发挥档案资源的利用率。此外,档案数字资源存储比较依赖于计算机技术载体,而具体的载体形式,其承载时间、文件形式等也有一定差异,技术功能在不断完善的同时,也应当高度重视网络的安全性。(二)保障体系不完善 目前,档案数字资源还无法实现长期永久性保存。所以,要不断提升和优化档案数字资源存储的安全性与可靠性。当前,我国在这一方面缺乏科学完善的保障制度体系,导致在档案资源管理过程中存在一定的缺陷,资源恢复与风险评估等方面的问题也十分
8、突出。为了提高档案数字资源保存的安全性,必须要逐步完善保障体系,提升资源信息的保密性,满足人们的实际需求。一旦出现问题,自然会导致档案数字资源管理难度增加。所以,必须要切实构建档案数字资源管理保障体系,从而提高档案数字资源的整体安全性,要从技术、管理以及法律等层面入手,逐步完善保障体系,为提升档案资源管理水平打好基础。(三)顶层设计不明确虽然相关部门正在加大对档案数字资源存储与备份相关技术的研究,但是目前取得的成果相对有限。例如,在档案数字资源保存中,没有明确引导机构,且对于档案数字资源保存与备份工作的定义概念不完善。相关机构对于档案数字资源的存储意识不够明确,对于档案资源的存储格式以及范围、
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