妇幼保健院档案信息化建设探析_周轩池.pdf
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1、772023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛妇幼保健院档案信息化建设探析周轩池(佳木斯市妇幼保健院,黑龙江 佳木斯 154000)摘要:档案管理信息化是档案管理工作发展的必然趋势。本文结合佳木斯妇幼保健院的档案管理实际经验,对档案信息化管理在实际工作中的优势进行了总结,分析了当下妇幼保健院档案管理工作存在的不足与问题,并就信息化建设措施以及后期应用与管理方式提出了建议。关键字:妇幼保健院;档案管理;信息化建设妇幼保健院的工作有自身的特性,它主要的服务人群为妇女和儿童。妇幼保健院是具有公益性质的事业单位,常规工作包括孕期体检、儿童常见疾病诊疗等。妇幼保健院的工作面向基层,服务项目多、人
2、群广,所以档案文件繁杂。多种因素使得妇幼保健院的档案管理工作繁重,而信息化档案管理是提升妇幼保健院档案管理工作质量的有效途径之一。一、妇幼保健院档案信息化的作用(一)可以节约文件存放空间妇幼保健院的公益性服务性质,决定了在实际工作过程中会产生大量的档案文件,包含文书文件、诊疗文件、人事档案文件等。这些文件的完整保存,需要大量的文件存放空间。采用信息化档案管理方式,很多档案可以通过电子档案的模式存在,大大节约了文件的存储空间。利用信息化技术可以使用硬盘、网盘进行数字化的存储,通常能够满足妇幼保健院的档案存储需求。信息化技术还有分布式网络存储、云计算和云存储等技术,能够为今后的档案文件存储提供拓展
3、保证。(二)简化工作流程,让管理更加便捷妇幼保健院的档案管理工作繁杂,工作量相对较大。常见的档案操作如病例的管理,妇女儿童患者在康复后,通过医保、商业保险等方式进行报销,需要提供诊疗的证明。而这些操作如果沿用传统的纸质查询、复印的模式,就需要大量的医疗工作者提供服务。信息化档案管理可以采用数字化存储与查询模式,通过计算机寻找到相关资料进行打印输出。此外,在医疗科研档案、人事档案、财务档案等方面,信息化档案管理也大大简化了保健院的工作流程,让档案管理效率更高,能够发挥实际的服务效用。(三)档案文件的管理安全性更高信息化档案管理可以提升安全性。首先,信息化档案管理需要使用计算机,以管理员的身份进行
4、操作。而管理员身份对应着口令与密码,是需要进行验证的。这就提供了一层档案操作的安全性保证。其次,档案文件可以通过信息技术中的存储技术进行多样化的备份。例如,移动设备备份(移动硬盘、U 盘等)、网络数据库备份(云盘、网盘)、服务器信息平台备份;多种方式的数据文件备份可以避免因传统档案文件丢失、氧化等问题造成的文件损坏。最后,除了档案信息管理员进行全面档案文件操作,也可以根据保健院的工作需要、权限等级、保密级别进行不同的文件读取权限设定。比如,为财务人员设定对应文件的读取权限,人力资源人员设定人事档案的部分读取权限等操作。灵活设定应用角色,方便保健院多部门综合办公。(四)规范文件格式妇幼保健院以往
5、的病例和诊疗诊断文件都是医务人员手写的,每个人的书写习惯和格式都存在着不同,甚至有些诊断书写过于潦草,难以辨认。医学技术研究需要参考诊断和病例进行,通过这些文件进行统计有实际的研究意义,但统计工作由于文件的不规范很难开展。而信息化档案管理可以打造统一的文件格式,内容通过输入法进行规范输入,让医疗文件能够规范保存,便于统计与分析。(五)促进诊治过程更加公开、透明由于妇幼保健院的信息化档案管理形成了相对统一的诊治文件格式,使得诊治过程相对规范,具有一定的参考性。同时,也产生了约束性,无形中也避免了极少数责任心低的医生进行过度检查、过度治疗现象的发生。治疗的过程相对流程化,检查782023 年第 2
6、 期兰台论坛LANTAI BBS合理、用药公开。这也使得妇幼保健院的工作能够更加得到患者的认可,尤其是妇女和儿童群体。二、妇幼保健院档案信息化建设存在的问题(一)档案管理人才匮乏信息化档案管理简化了档案管理的工作流程,大部分档案管理工作通过应用软件与网络结合完成,这对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。档案管理人员不但要具备档案管理、图书馆管理检索的专业知识,还要具备信息技术软件应用能力,最好是能具备计算机网络、数据库方面的基础知识,以及具备良好的沟通表达能力。而妇幼保健院在当地的医疗机构当中,通常来说规模不大,薪资也仅处于中等水平。很多妇幼保健院的档案管理科室人员是从不同部门抽调组成的,
7、具备档案管理相关专业技能的人员占比低。而且档案管理科室人员组成平均年龄偏大,他们当中很多人员不具备软件应用能力,网络技术和数据库技术更是超出了他们的知识结构。对于妇幼保健院来说,能适应新的信息化档案管理,让信息化档案管理做到动态管理、优质管理的优质人才是严重匮乏的。(二)档案安全存在隐患1.操作系统不安全问题。不同操作系统安全性能指数不同,并且操作系统还存在着一些漏洞与后门,这些都是网络木马、病毒的攻击点,容易产生档案管理过程中的不安全,造成档案文件数据的泄露与毁坏。2.应用软件不安全问题。信息化档案操作是通过应用软件来完成的,应用软件自身的不完善也会造成操作错误。同时应用软件安全性能弱,也容
8、易成为网络攻击的对象。3.系统管理员管理不完善造成的安全问题。系统管理员担负着管理网络的责任,提升网络安全性能是其中的一个重要环节。专业的系统管理员会关闭无实际工作意义的默认群组,增强用户口令复杂度,建立外部网络和内部网络的安全防护体系。如果系统管理人员经验不足,就容易降低安全系数。妇幼保健院的档案系统管理人员网络相关技术水平亟待整体提升。4.网络安全技术缺乏有效应用造成的安全问题。针对网络中的威胁,网络安全技术能够有效提升安全性能。网络安全技术包含很多内容,如安装杀毒软件、使用防火墙、利用加密技术产品等。(三)电子档案建立存在困难妇幼保健院要实现信息化档案管理,就要建立电子档案,尤其是建立诊
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