数智赋能档案服务的微观机理与效应剖析.pdf
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1、摘要介绍了数智赋能档案服务的理论基础,包括档案作为记录载体的内在结构、数据与档案的关系演化历程和三个世界理论等方面。针对数智赋能档案服务提出了提高服务效率的微观路径,通过深入探讨数智赋能档案服务的微观机理,可以更好地推动数字化转型,并为档案服务的可持续发展提供有力支撑。关键词数智赋能;档案服务;微观机理中图分类号?G279.2?文献标识码A?文章编号1673-0046(2023)9-0198-04袁少琼1,李秀丽2太原城市职业技术学院学报2023 年 9 月 第 9 期基金项目:广东省哲学社会科学“十三五”规划2020年学科共建项目“本体理论的红色档案知识服务探索”(项目编号:GD20XZX0
2、3)作者简介:袁少琼(1981-),女,广东茂名人,本科,馆员,研究方向:档案管理;李秀丽(1992-),女,广东湛江人,本科,助理馆员,研究方向:档案管理。数智赋能档案服务的微观机理与效应剖析(1.广东省特种设备检测研究院珠海检测院,广东 珠海 519000;2.岭南师范学院,广东 湛江 524000)数智赋能作为一种新兴的技术方向,正在逐渐应用于档案服务领域。通过运用先进的数字技术和数据分析方法,数智赋能可以提高档案管理和服务的效率、准确性和可靠性,从而为用户提供更加优质的服务体验。本文通过对数智赋能在档案服务中的微观机理和效应进行深入剖析,从数据数字化、智能化、可视化和安全性等方面入手,
3、探讨数智赋能对档案服务的影响和作用。通过本文的研究,可以更加深入地了解数智赋能在档案服务领域的应用和发展趋势,为进一步推进数字化档案管理和服务提供有益的参考。一、数智赋能档案服务的理论基础档案管理是指对构成档案内容信息的基本粒子及其形成、聚合、运动的深层机理进行分析和探索。因此,从微观层面深入分析和研究档案内容信息的内在机制,可以更好地认识档案信息服务创新的紧迫性需求。同时,通过深入分析数据和记录之间的因果关系,以及档案和记录的逻辑联系和微观结构,可以探究数据和档案的共存机制和演化路径,从而为当前中国的档案数字化实践提供基础理论指导。(一)档案作为记录载体的内在结构档案的记录壳层结构模型包含四
4、个层次(见图 1),分别是记录核、记录幔、记录壳和记录表。这个模型类似于地球地质构造的壳层结构,由内向外分别为:记录核(Record?Core)是指档案文本中承载着核心信息的部分,可以反映档案形成者对于特定历史时期社会系统各类实体及其属性、关系的描述结果。记录幔(Record?Mantle)是指在记录因子之外的档案文本中存在但语义关系不明确的命名实体符号,如人名、机构名、地名、物品名等。这些命名实体虽然不属于核心语义信息,但仍是档案内容信息的重要组成部分。记录壳(Record?Crus)是指记录的物质载体,是任何可以承载语义符号的现实物质,在实践中一般分为纸质载体和电子载体两种类型。记录表(R
5、ecord?Surface)是指附着于记录载体之上的自然语言文本或其他符号,用于对特定历史时期社会系统状态特征及其演变过程进行表达和描述1。图 1?档案的记录壳层结构模型这个模型描述了档案作为记录载体的内在结构和信息内容,可以帮助人们更好地理解和使用档案信息。(二)数据与档案的关系演化历程随着历史的不同阶段,数据和档案之间的关系会呈现不同的重要性和层次。在 20 世纪 80 年代前后,主要的技术驱动因素是办公自动化,这促进了数据和档案之间的数字化转换,数据是辅助档案管理的附属资源;在20 世纪 90 年代,计算机辅助档案管理成为主要驱动因素,档案管理元数据成为关注的焦点;而 2000 年以后,
6、随着“档案数字化”和“电子文件管理”的兴起,数据和档案的重要性逐渐平衡。档案管理元数据仍然非常重要,但是现在它涉及更多的业务数据和档案内容信息。近年来,数据的重要性不断凸显,“档案数据化”成为推动粗粒度档案文件管理向细粒度档案数据管理转型的关键因素,数据成为整体性管理的中心,RDF 数据和档案数据本体 ADO 成为关键性资源。198总体上,数据与档案的关系经历了三个阶段,从以档案为中心,数据为辅助资源,到数据与档案并重,再到以数据为中心的整体性管理。这个演化过程打破了不同阶段对用户档案利用的制约,使得用户可以通过网络直接获取与其需求高度契合的精准化档案内容信息,不再需要以人工阅读方式在相关档案
7、文件中查找所需内容。同时,每一类新型档案管理和检索工具是在之前阶段档案信息化建设实践基础上实现的,不会影响原有档案管理模式的正常运行。(三)数智赋能档案服务的相关理论波普尔在三个世界理论的基础上提出的“信息三个世界”理论,该理论将现实世界、信息世界和机器世界三个层面联系起来,为人们理解数据与档案之间的关系提供了参照体系1。在过去,档案管理活动主要是在“信息世界”中进行,依靠文本、图像等类型的档案,而数据库等机器工具只是辅助资源。但随着数据库技术的应用,档案管理活动开始在“信息世界”和“机器世界”中并存,成为一种非平衡型的共生形态。随着大数据时代的到来,人们开始认识到数据与档案是密不可分的资源,
8、需要同时兼顾数据管理与档案管理,呈现出相对平衡的双轨共生关系。而在数智赋能下,将档案文本转化为机器可处理的数据,例如,利用 RDF 数据生成档案数据本体ADO 等新技术,成为档案管理的新趋势。在未来,档案管理活动可能会进入一个新的时代,以“机器世界”为中心、以“信息世界”为表征的双轨融合型共生时代。这个时代下,机器和信息将会共同作为档案管理活动的核心要素,并相互融合以达到更高效的管理目标。(四)数智赋能档案服务的微观机理数智赋能档案服务的微观机理主要是基于档案的记录壳层结构模型和三个世界理论,应用数智技术实现数智赋能。档案的记录壳层结构模型提供了一个基于档案的信息组织和管理的框架,包括不同层次
9、的记录单元、记录组织和记录关联等内容。这种结构模型可以使档案信息的存储、检索、利用和分析更加高效和便捷。通过数智技术,如自然语言处理、机器学习、知识图谱等,可以更好地理解和分析档案信息的内容和结构,实现档案信息的智能化加工和应用。三个世界理论提供了一个理论框架,用于描述信息的不同层次和类型,包括个体心智世界、符号交互世界和物理世界2。通过这个理论,可以更好地理解档案信息的内涵和意义,并在此基础上实现档案信息的知识化整合和智能化应用。数智技术,如自然语言处理、机器学习、知识图谱等,可以帮助档案管理机构更好地理解和分析档案信息,实现档案信息的智能化加工和应用。例如,可以利用自然语言处理技术对档案文
10、本进行自动化处理和抽取,将其转化为结构化数据,方便后续的分析和利用;可以利用机器学习技术对档案信息进行分类和推荐,实现个性化的信息服务;可以利用知识图谱技术对档案信息进行语义化整合,建立档案信息之间的关联关系,实现知识的跨领域应用3。综上所述,数智赋能档案服务的微观机理主要包括,档案的记录壳层结构模型、三个世界理论和数智技术的应用。通过这些机理的相互作用和协同,可以实现档案信息的智能化加工和应用,为各个领域提供更加高效、更加便捷的信息服务。二、数智赋能档案服务的应用场景与特点为更全面地认识数智赋能技术在档案服务领域的优势和局限性,分析应用场景与特点,从而更加客观地评价数智赋能在档案服务中的作用
11、和价值。(一)数智赋能档案服务的应用场景数智赋能在档案服务领域具有广泛的应用场景,主要包括以下几个方面。1.数字化档案管理数智赋能可以将纸质档案数字化,实现档案信息的电子化管理和存储。数字化档案管理可以提高档案信息的可访问性和可用性,为用户提供更加便捷的服务。随着数字技术的不断进步,数字化档案管理逐渐成为档案管理的主要形式。许多档案服务机构已经推广数字化档案管理,并逐步完善相关的技术和管理体系,提高了档案管理的效率和质量。2.档案信息挖掘数智赋能可以通过数据分析和挖掘技术,对档案信息进行深入挖掘和分析,发掘出其中有价值的信息。档案信息挖掘可以帮助用户更好地了解档案信息,为用户提供更加精准的服务
12、。3.智能化档案检索数智赋能可以通过人工智能等技术,实现智能化的档案检索和查询。利用人工智能、自然语言处理等技术,智能化档案检索可以实现精准的档案检索和查询,提高了档案服务的效率和质量,为用户提供更加高效的服务。4.客户化与可视化数智赋能可以根据客户的需求和要求,定制个性化的档案服务方案,为用户提供更加贴心的服务。客户化档案服务可以提高用户的满意度和忠诚度,促进服务商与用户的深入合作。数智赋能还可以将档案信息以可视化的形式呈现,让用户可以更加直观地了解档案信息。档案信息可视化可以提高用户对档案信息的理解和认知,为用户提供更加便捷的服务。(二)数智赋能档案服务的特点数智赋能档案服务具有数字化管理
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