DB3301∕T 0139-2018 组织机构档案管理规范(杭州市).pdf
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1、DB3301浙江省杭州市地方标准DB 3301/T 01392018代替 DB3301/T 29-2009组织机构档案管理规范2018-06-20 发布2018-07-20 实施杭州市质量技术监督局发 布DB3301/T 01392018I前言为了加强杭州市档案事业建设,规范全区组织机构的档案工作,有效地保护、管理和利用档案资源,为全区经济建设和社会发展服务,根据中华人民共和国档案法、浙江省实施中华人民共和国档案法办法、杭州市档案管理条例等法律法规,制定本标准。本标准由杭州市上城区人民政府提出。本标准主要起草单位:杭州市上城区档案局。本标准主要起草人:马黎宪、张秀敏。DB3301/T 0139
2、20181组织机构档案管理规范1范围本标准规定了组织机构档案工作的管理体制、档案的管理、监督与检查。本标准适用于杭州市组织机构的档案管理与检查。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 188942002电子文件归档与管理规范DA/T 12000档案工作基本术语中华人民共和国政府信息公开条例(中华人民共和国国务院令第492号)电子公文归档管理暂行办法(国家档案局令 第6号)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局令 第8号)浙江省重大活动档
3、案管理办法(浙江省人民政府令第187号)杭州市档案管理条例(杭州市第十一届人民代表大会常务委员会公告 第3号)杭州市档案征集办法(市委办发2008178号)3术语和定义DA/T1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1组织机构是指按国家组织机构代码管理办法规定,依法设立的机关、企业、事业单位、社会团体和其他组织。3.2声像档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以声音、图像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。3.3重大活动档案是指在政治、经济、文化等重大社会活动过程中直接形成的有保存价值的文书档案、电子档案、电子文件、声像档案、标志性实物档案等不同形式的历史记录。
4、3.4数字化是指用现代技术将不同载体的信息转换为数字信息,或数字信息置换为不同载体信息的处理过程。3.5DB3301/T 013920182纸质档案数字化是指采用扫描仪、数码相机对纸质档案进行数字化或模拟采集,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被现代化设备识别、阅读的影像或数字文本的处理过程。3.6电子档案是指具有保存价值的电子文件归档,有现代读、存技术支持,可数模异质转换,具有凭证价值的材料。3.7元数据是指关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息。4管理体制4.1制度要求4.1.1根据中华人民共和国档案法、浙江省实施中华人民共和国档案法办法、杭州市档案管理条例宣
5、传、贯彻、执行党和国家档案工作的法律、法规、规章和标准;监督、指导组织机构档案资料的收集、整理;集中管理本单位的全部档案和资料;积极提供利用,为社会需要人士服务。4.1.2档案管理纳入组织机构工作范围,保障档案工作的经费。4.1.3建立健全档案工作规章制度,以制度保障档案工作正常开展。4.1.4各种形式的测评、考评、认证等活动需要档案材料佐证时,应提供电子档案影像页或电子文本,档案卷宗不得随意拆卷。4.2管理职责4.2.1按浙档20089 号、市委办发2008179 号文件精神,确保涉及公民的档案的依法、规范管理,确保档案安全,加大现代化管理力度。4.2.2依法开展档案法治宣传工作。4.2.3
6、制定组织机构的归档范围及档案的保管期限。4.3档案管理人员要求4.3.1有分管档案工作的领导,有统一管理档案的工作人员,工作人员应具备大专以上学历,并经过档案业务培训,接受继续教育学习。4.3.2档案工作人员调动应办妥档案交接手续,否则不得离岗。4.3.3监督、指导所属机构的档案工作。4.4档案管理设施要求4.4.1根据中华人民共和国保守国家秘密法、计算机信息系统保密管理暂行规定确保档案安全。设置安全保存档案的专门库房及必要的设施。4.4.2有档案现代化工作必需的设备。4.4.3档案库房保持整洁,库房内禁止存放杂物。5档案的管理DB3301/T 0139201835.1档案的收集5.1.1过去
7、和现在的组织机构从事政治、军事、经济、科学、文化、技术、宗教等活动形成的对国家和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录,任何组织和个人不得据为已有或擅自销毁。5.1.2收集电子文件格式符合国家规定的要求;收集科技档案须符合国家或行业标准要求,验收检查其成套性和完整性,竣工图须逐张加盖竣工图章,办理验收交接手续。5.1.3电子档案、电子文件脱机保管后全文刻入只读型光盘,光盘数据可读,并提供元数据、背景信息等资料。5.1.4联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位整理归档,复制件或副本由协办单位整理归档。5.1.5收集与本单位工作相关的资料,弥
8、补档案资料不足,建立业务工作资料库。5.2档案的整理5.2.1档案应及时整理。其中,文书档案、业务档案应于次年 6 月底前整理完毕,科技档案在工程项目开工时收集,根据工程进度整理,工程结束后归档;人事档案、会计档案按年度整理;重大活动档案在活动结束后 1 个月内整理结束;特种载体、荣誉实物档案随时整理归档。5.2.2文书档案按归档文件整理规则(DA/T 22)整理。声像档案、磁介质档案、荣誉实物类档案等类别档案整理符合相关规范要求。5.3档案的移交5.3.1组织机构建立、撤销、合并、变更按有关规定,到区档案局办理档案登记手续,向区档案馆移交或寄存档案,应当提供数据库。5.3.2电子档案、电子文
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