DB3301∕T 0139-2018 组织机构档案管理规范(杭州市).pdf

DB3301浙江省杭州市地方标准DB 3301/T 01392018代替 DB3301/T 29-2009组织机构档案管理规范2018-06-20 发布2018-07-20 实施杭州市质量技术监督局发 布DB3301/T 01392018I前言为了加强杭州市档案事业建设，规范全区组织机构的档案工作，有效地保护、管理和利用档案资源，为全区经济建设和社会发展服务，根据中华人民共和国档案法、浙江省实施中华人民共和国档案法办法、杭州市档案管理条例等法律法规，制定本标准。本标准由杭州市上城区人民政府提出。本标准主要起草单位：杭州市上城区档案局。本标准主要起草人：马黎宪、张秀敏。DB3301/T 013920181组织机构档案管理规范1范围本标准规定了组织机构档案工作的管理体制、档案的管理、监督与检查。本标准适用于杭州市组织机构的档案管理与检查。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 188942002电子文件归档与管理规范DA/T 12000档案工作基本术语中华人民共和国政府信息公开条例（中华人民共和国国务院令第492号）电子公文归档管理暂行办法（国家档案局令 第6号）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令 第8号）浙江省重大活动档案管理办法（浙江省人民政府令第187号）杭州市档案管理条例（杭州市第十一届人民代表大会常务委员会公告 第3号）杭州市档案征集办法（市委办发2008178号）3术语和定义DA/T1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1组织机构是指按国家组织机构代码管理办法规定，依法设立的机关、企业、事业单位、社会团体和其他组织。3.2声像档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以声音、图像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。3.3重大活动档案是指在政治、经济、文化等重大社会活动过程中直接形成的有保存价值的文书档案、电子档案、电子文件、声像档案、标志性实物档案等不同形式的历史记录。3.4数字化是指用现代技术将不同载体的信息转换为数字信息，或数字信息置换为不同载体信息的处理过程。3.5DB3301/T 013920182纸质档案数字化是指采用扫描仪、数码相机对纸质档案进行数字化或模拟采集，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被现代化设备识别、阅读的影像或数字文本的处理过程。3.6电子档案是指具有保存价值的电子文件归档，有现代读、存技术支持，可数模异质转换，具有凭证价值的材料。3.7元数据是指关于文件的背景信息和结构的数据，是有关电子文件的技术性信息。4管理体制4.1制度要求4.1.1根据中华人民共和国档案法、浙江省实施中华人民共和国档案法办法、杭州市档案管理条例宣传、贯彻、执行党和国家档案工作的法律、法规、规章和标准；监督、指导组织机构档案资料的收集、整理；集中管理本单位的全部档案和资料；积极提供利用，为社会需要人士服务。4.1.2档案管理纳入组织机构工作范围，保障档案工作的经费。4.1.3建立健全档案工作规章制度，以制度保障档案工作正常开展。4.1.4各种形式的测评、考评、认证等活动需要档案材料佐证时，应提供电子档案影像页或电子文本，档案卷宗不得随意拆卷。4.2管理职责4.2.1按浙档20089 号、市委办发2008179 号文件精神，确保涉及公民的档案的依法、规范管理，确保档案安全，加大现代化管理力度。4.2.2依法开展档案法治宣传工作。4.2.3制定组织机构的归档范围及档案的保管期限。4.3档案管理人员要求4.3.1有分管档案工作的领导，有统一管理档案的工作人员，工作人员应具备大专以上学历，并经过档案业务培训，接受继续教育学习。4.3.2档案工作人员调动应办妥档案交接手续，否则不得离岗。4.3.3监督、指导所属机构的档案工作。4.4档案管理设施要求4.4.1根据中华人民共和国保守国家秘密法、计算机信息系统保密管理暂行规定确保档案安全。设置安全保存档案的专门库房及必要的设施。4.4.2有档案现代化工作必需的设备。4.4.3档案库房保持整洁，库房内禁止存放杂物。5档案的管理DB3301/T 0139201835.1档案的收集5.1.1过去和现在的组织机构从事政治、军事、经济、科学、文化、技术、宗教等活动形成的对国家和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录，任何组织和个人不得据为已有或擅自销毁。5.1.2收集电子文件格式符合国家规定的要求；收集科技档案须符合国家或行业标准要求，验收检查其成套性和完整性，竣工图须逐张加盖竣工图章，办理验收交接手续。5.1.3电子档案、电子文件脱机保管后全文刻入只读型光盘，光盘数据可读，并提供元数据、背景信息等资料。5.1.4联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位整理归档，复制件或副本由协办单位整理归档。5.1.5收集与本单位工作相关的资料，弥补档案资料不足，建立业务工作资料库。5.2档案的整理5.2.1档案应及时整理。其中，文书档案、业务档案应于次年 6 月底前整理完毕，科技档案在工程项目开工时收集，根据工程进度整理，工程结束后归档；人事档案、会计档案按年度整理；重大活动档案在活动结束后 1 个月内整理结束；特种载体、荣誉实物档案随时整理归档。5.2.2文书档案按归档文件整理规则（DA/T 22）整理。声像档案、磁介质档案、荣誉实物类档案等类别档案整理符合相关规范要求。5.3档案的移交5.3.1组织机构建立、撤销、合并、变更按有关规定，到区档案局办理档案登记手续，向区档案馆移交或寄存档案，应当提供数据库。5.3.2电子档案、电子文件异地备份（寄存）或移交，应当随同移交数据库信息、软硬件环境、操作系统、数据库软件和相关说明书。5.3.3档案备份（寄存）或移交档案时，按附录表 A.1 填写档案资料登记（备份、寄存）移交文据并附移交清册。移交方、接收方在档案资料登记（备份、寄存）移交文据上盖章、签字，移交方、接收方各保存一套存档。5.3.4按上委办200658 号文件，组织机构重大活动中形成的，市级以上领导人视察、调研活动；重大的政治、经济、文化社会事务或者公益性活动；突发公共事件、自然灾害等的处置经过，市级以上荣誉奖牌；重要会议、换届选举等的文字、题词、图表、声像、电子文件、标志性实物等的历史记录，应当在活动结束后的 1 个月内整理完毕，移交本单位综合档案室，并报区档案局登记备案。图表、声像与电子文件随目录一并报送区档案馆。经区档案局认定具有长久保存价值的实物，应当移交区档案馆。5.3.5根据中华人民共和国国务院令第 492 号，无密级、公开执行、不影响社会安定团结、具有查考价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的历史记录，应向区档案馆移交。由区档案馆向社会提供政务公开信息。5.3.6移交档案、资料的文件目录、卷内目录、备考表应填写清楚、准确反映卷内文件的实际内容，编目符合著录规则，案卷排列、编号与分类方案一致。5.3.7一个组织机构为一个立档单位，一个立档单位建立一个全宗。立档单位在政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存、利用价值的全部档案组成一个全宗。全宗名称为该组织机构的规范全称或标准简称。5.4档案的鉴定DB3301/T 0139201845.4.1建立档案鉴定小组，对已到保管期限的档案进行鉴定。通过鉴定确定档案的存毁，调整档案保管期限和档案密级，出具档案鉴定报告。5.4.2经鉴定有销毁档案的，报区档案局审核。经区档案局同意后形成销毁报告及清册，清册按附录表 B.1档案销毁清册格式编制，并报区档案局备案。严禁擅自出卖或销毁档案。5.4.3档案销毁清册应归入全宗卷永久保存。5.5档案的保管5.5.1综合档案室集中统一保管档案，库房应配置防高温、防潮、防火、防盗、防光、防尘、防虫等必要设施。5.5.2建立全宗卷，按全宗卷规范编制全宗介绍、大事记、立卷说明、分类方案；交接凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录等材料采取现代化管理手段，建立电子全宗卷。5.5.3做好档案保密工作，按不同密级确定档案保管期限和开放范围，防止档案失密、泄密、遗失等情况发生。5.5.4编制统计台帐，登记档案接收、移交、销毁和检查记录，实体档案与电子档案情况，记录查阅、利用及实际利用效果。5.5.5开展纸质档案全文扫描，纸质档案与电子档案互为备份保存。5.6档案的利用5.6.1编制检索工具，向利用者提供开放目录；编制重点工程建设、重大活动档案等专题目录、工程简介。电子档案备份（移交）、寄存，应提交电子档案目录。5.6.2每年公布开放档案目录，定期在政务网、局域网公开档案开放目录，做好档案的利用登记，档案原件不外借。5.6.3公民持合法证件，可利用已开放档案。修志编史、学术研究、政法机构查阅涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等档案，经分管领导同意，根据查档提纲提供相关内容。利用者不得涂改、污损档案，未经批准不得擅自公开档案内容，不得私自抄录、复制档案。5.7档案的编研5.7.1编撰大事记，要素齐全；编撰组织机构沿革包括单位全部职能与工作活动；编撰立卷说明记叙年度工作及档案整理情况；在完成大事记、机构沿革、立卷说明编撰的基础上编制全宗介绍。5.7.2编辑工作年鉴、会议简介、专题介绍、重大活动介绍、重点工程介绍、竣工项目汇编、基础数据汇编、档案利用实例汇编等，并保存电子稿。5.7.3修志编史，传承中华民族优良传统，编纂地方志、专业志。5.8档案的信息化5.8.1重要档案、珍贵档案、电子公文，在保存纸质档案的同时保存电子文本。电子数据存储电脑到光盘、磁盘等存储器中。5.8.2整合档案信息资源，建立全宗档案数据库，建立网络信息平台，实现档案信息资源网络利用与资源共享。5.8.3全宗档案数据库须保存支持该数据库运行的软件和使用说明书。6监督与检查6.1档案监督DB3301/T 0139201856.1.1区档案局监督区域内组织机构档案工作情况，查处隐匿不交、损毁、涂改、伪造及丢失档案等违法行为。6.1.2区档案局对区域内组织机构档案管理进行指导，督促组织机构报备、登记涉及公民的档案种类、目录和数据库信息，由区档案馆对数据库进行备份、异质异地保存。6.1.3有下属单位的组织机构应当加强对下属单位档案工作的领导，查处档案违法行为，并将查处结果上报区档案局备案。6.2定期检查6.2.1区档案局定期或不定期开展档案检查，督促未按规定实施档案管理的单位规范档案工作。6.2.2组织机构应当加强对本组织机构档案工作的检查，依法保障本组织档案安全。有下属单位的组织机构应定期或不定期对下属单位进行检查，督促下属单位按时归档。DB3301/T 013920186AA附录A（规范性附录）档案资料登记（备份、寄存）移交文据档案资料登记（备份、寄存）移交文据见表A.1。表 A.1档案资料登记（备份、寄存）移交文据序号类别年度档案数量（件）检索工具资料备注合计永久定期种本册合计登记（备份、寄存）移交档案（大写）：盒（件），卷；资料（大写）册归档材料登记（备份、移交）接收检验情况检验项目检查结果相关软件使用说明归档类别齐全与否附件上交情况记录全宗介绍_份机构沿革_份大事记_份立卷说明_份档案利用实例_份计算机辅助管理材料_份注：档案资料移交目录另附，此表一式2份，登记（备份、寄存）移交单位和接收单位各保存1份。登记（备份、寄存）移交单位（盖章）：接收单位（盖章）：经 手 人（签名）：经 手 人（签名）：负 责 人（签名）：登记（备份、寄存）移交日期：年月日接收日期：年月日DB3301/T 013920187BB附录B（规范性附录）档案销毁清册格式B.1档案销毁清册格式见表B.1。B.2销毁档案目录需提出单位同时提供清单附件。表 B.1档案销毁清册单位（盖章）：共页，第页序号档案类别全宗号目录号卷号（件号）或文号起止年度原保管期限密级销毁原因备注业务部门审核意见：领导人审查意见：经办人：年月日_