信息管理系统在路桥档案管理中的有效运用_崔伟娜.pdf
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1、|数字档案|2023.2 下兰台内外33摘要:路桥档案贯穿路桥工程整个生命周期,构建路桥档案信息管理系统,有助于增强路桥档案管理的连贯性,体现路桥档案的全面性,提高路桥档案的利用价值。现阶段路桥档案信息管理系统仍处于初步探索阶段,需要进一步在技术、人才、管理、机制等方面进行完善和优化。实践中,需重点关注路桥档案收集和移交工作,丰富和完善路桥档案信息管理系统功能,并为其提供人、财、物的支持。关键词:信息管理系统;路桥档案;业务素质;档案管理路桥档案是我国路桥建设事业发展过程中各种重要资料的集中体现,提高档案管理质量对路桥建设、管理以及后续路桥维护具有重要意义。随着网络信息技术不断发展,路桥档案信
2、息管理系统得以初步构建,不仅为路桥档案管理提供了全面技术支撑,也使路桥档案信息资源分析共享、利用开发变得更为顺畅。因此,在完善路桥档案管理过程中,应将引入信息管理系统作为重要方向,实现现代信息技术与路桥档案管理流程深度融合,深度挖掘路桥档案信息资源,为路桥事业发展提供全面的档案信息支撑。但同时我们也应深刻地认识到当前信息管理系统融入路桥档案管理还存在一些不足和问题。为此,有必要以问题为导向,对路桥档案信息管理系统相关问题进行研究,进一步完善信息管理系统,更好地发挥信息管理系统在档案信息资源开发利用方面的作用。1 信息化时代路桥档案的重要属性1.1路桥档案的基本内容路桥档案是指在路桥建设过程中所
3、形成的与路桥相关的文字、照片、图表、图纸、视频等档案资料1。通过对路桥档案的全面收集、系统整理,形成具体规范的档案,是路桥档案管理部门应该完成的具体任务,对后续路桥事业相关工作开展起到重要的保障作用。一方面,现代信息术不断发展,为路桥档案管理工作提供了更为先进的技术手段,通过大数据、云计算、人工智能等技术,能够对路桥的信息资源进行有目的、有组织的开发,形成专项档案课题,为路桥技术创新、组织创新、架构创新提供档案依据。另一方面,路桥档案作为我国档案事业建设的重要组成部分,理应在信息时代背景下展现其特殊作用,路桥档案管理工作也应该与时俱进,主动地拥抱信息时代,提升路桥档案信息化建设水平。1.2路桥
4、档案具有一定的特殊性一是路桥工程项目从项目立项、勘探、施工到后期管理维护需要多个部门参与,涉及政府主管部门、勘察设计部门、建设施工部门、监理部门、运营管理部门等,建设周期长,在这一过程中会形成大量有价值的档案信息,这些信息都是路桥档案管理部门所需要收集的档案资料。由于时间跨度大,增加了档案信息资源收集难度。二是路桥档案信息分散。在项目建设过程中所形成的档案信息分布在政府部门、勘察设计单位、运营单位、监管单位等,这些部门手中的档案信息都需要移交到档案管理部门。由于涉及的单位多,需要档案管理部门与各个单位交流,确保及时、完整地对各个部门手中的档案信息进行接收。三是路桥档案载体多样。路桥档案包括与项
5、目相关的各类设计图纸、照片、录音、录像,还包含存储在各种介质中的重要档案信息2。这些档案信息都需要移交给档案管理部门集中保存和管理,在移交过程中一旦载体出现安全问题,势必会影响档案移交和后续档案管理开发。确保路桥档案顺利移交的任务,对路桥档案管理部门提出了更高要求。1.3路桥档案具有系统性、专业性、经济性等特征一是路桥档案具有系统性特征。从系统性角度看,路桥档案贯穿路桥工程整个生命周期,需要对路桥工程建设、管理、维护全过程所形成的有价值的档案信息进行全面收集整理,一旦某一环节出现错误,必会影响整个路桥工程,因此必须确保所有重要的档案信息都能够收集上来,相应地,也就具有系统性的特征。二是路桥档案
6、具有专业性特征。路桥建设本身就非常复杂,需要克服各种自然环境问题,在施工过程中需要大量的专业技术支持和应用,因此所形成的档案具有非常强的技术性和专业性特征。三是路桥档案具有经济性特征。路桥作为我国交通事业的重要组成部分,对于国家经济社会发展都起着至关重要作用,作为我国经济运输的“大动脉”,决定了路桥档案具有经济性。2 路桥档案信息管理系统建设的必要性及主要限制因素信息时代背景下,路桥档案有必须要以现代信息技术为支撑,建立路桥档案信息管理系统,更好地实现路桥档案信息资源的高效管理、科学利用、系统开发。目前,在路桥档案信息管理系统建设过程中还面临着一些亟待解决的问题,在制度机制、顶层设计、技术融入
7、等方面还存在着短板。2.1路桥档案信息管理系统建设的必要性建立路桥档案信息管理系统,有助于提高档案管理效率,实现档案资源的有效利用。2.1.1能够实现超前管理。在路桥维护,如定期和不定期检查过程中能够将检查结果及时地上传到路桥档案信息系统,在丰富路桥档案信息的同时,也能够为路信息管理系统在路桥档案管理中的有效运用文/崔伟娜|数字档案|2023.2 下兰台内外34桥整个生命周期的管理和维护提供全方位的档案信息支持。通过查阅路桥档案信息就可以知道当前路桥管理状况,进而更好地识别可能出现的风险点,提前做出预判,对其进行管理和维护,避免路桥维护的盲目性,既节省了经费,也提升了路桥基础设施安全属性3。2
8、.1.2能够实现纸质档案数字化保存。无论是前期的路桥建设,还是后期的管理和维护都会形成大量的纸质档案材料。这些档案材料一旦保存时间过长势必会出现字迹模糊、纸张发霉,乃至损毁等问题。而利用先进技术可以将纸质档案进行数字化备份,防止丢失,也能够确保相关档案信息的真实性和完整性,进一步提升路桥档案管理整体质量。2.2路桥档案信息管理系统建设的限制因素2.2.1路桥档案信息收集不规范、不完整。由于路桥项目施工涉及的单位多,所形成的档案信息资料载体多,在档案管理部门收集过程中难免会出现原始资料收集不完整问题。特别是在项目施工过程中,由于档案生成主体对于路桥档案重视程度不足,部分档案管理人员属于兼职性质,
9、不仅要处理档案信息,还承担着其他工作,所以在档案信息收集过程中难免也会存在粗心大意、主观性、随意性问题4。一旦出现这些问题,在档案信息收集过程中就难免出现差错。在交接过程中如果没有对这些档案资料进行详细审查,直接影响档案质量。2.2.2档案管理人员对现代信息技术掌握得不够全面。路桥档案信息管理系统要想发挥真正作用,需要档案管理人员具备扎实的技术能力,在具体操作过程中能够及时地发现问题,在档案管理过程中能够借助先进信息技术实现档案资源“分类明确、提取方便”目标。但目前部分档案管理人员能力和素质十分有限,路桥档案信息管理技术水平一般,难以对档案信息资源进行深度挖掘,也难以结合路桥施工进度形成专门课
10、题。在后续档案开发和利用过程中缺少主动性和创造性。2.2.3路桥档案信息管理系统基础设施建设落后。部分档案管理部门在路桥档案信息管理系统建设过程中只注重前期投入,缺少后续支持。现代信息技术的不断发展,要求在路桥档案信息管理系统建设过程中对相关设备进行更换,对系统进行维护。相应地,也需要档案管理部门投入人力、物力、财力支持相关工作落实。但目前在路桥档案信息管理系统建设过程中资金投入过少,技术更新缓慢,在一定程度上影响了路桥档案信息管理系统作用发挥。甚至因为技术问题还出现了系统与系统之间数据不兼容问题,难以实现路桥档案信息资源的高度共享,也就无法发挥路桥档案信息的特殊作用。3 路桥档案信息管理系统
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