机关档案管理工作的现状及发展趋势探讨_洪璐.pdf
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1、1102023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS机关档案管理工作的现状及发展趋势探讨洪璐(厦门市归国华侨联合会,福建 厦门 361000)摘要:本文围绕机关档案管理工作的现状及发展趋势进行探讨,对机关档案管理工作的现状进行了分析,并对机关档案管理工作的发展形势进行了判定,然后针对现状中的不足之处提出了优化策略。关键词:机关档案;档案管理;发展趋势机关档案管理工作的主要任务是行使地方政府的监督管理职责,对机关档案实施科学化管理,重点管理区域范围内的机关单位的各项档案,根据国家推行的机关档案工作条例制定管理体制和管理细则。虽然目前机关档案管理工作在整体上趋于良好势态,但是仍然存在一些不容忽
2、视的问题,这些问题影响机关档案工作的日常开展,制约机关档案的服务功能。一、机关档案管理工作的现状(一)机关档案存储媒介要求较高由于机关档案文件电子化的高速增长,对其保存媒介也有了更多的需求。文件种类相较于以前明显增加,但是目前大部分机关单位档案文件的保存载体是以前的光盘库、磁带库等,这就导致载体的更新迭代速度无法适应不断增长的机关资料更新总量的需求。同时,由于以往不成熟技术的干扰,保存方式在很大程度上保留了以前的形式,使机关档案在检索和刻录上出现多种问题。所以,机关档案电子文档要想长久保存还是任重道远。(二)机关档案存储安全有待提升信息化时代,纷繁复杂的机关档案数据让互联网黑客或者其他犯罪份子
3、有隙可乘,在档案传递的环节中进行非法侵入甚至种植电脑病毒,这将导致机关档案数据破坏甚至损毁,使机关档案的私密性不复存在。目前,在对机关档案电子文档传递与存储方面的加密技术还存在缺陷。例如,电子编码技术是一项关键技术,文档在网络传递过程中可能发生改变,但传递的源文件却没有改变,这就会产生一些问题,给机关档案管理工作增加了难度。(三)机关档案管理基础环节薄弱部分机关单位缺乏对档案管理工作的统筹安排,在体制内没有独立的档案工作办公室,办公依赖于机关单位的公共区域。这种非独立性让档案工作的效率大幅降低,同时机关档案的存档和阅览大多分布在各个机关工作人员的个人办公室内,没有形成统一的阅览室和档案存档库房
4、,这就导致档案的调取和阅览较为困难,一些跨部门的档案需要经过很长的调取周期才能够取得,并且调取档案资料的内容完整性也存在疑问。在一些网络档案的管理中,没有形成与网络档案相匹配的应急方案,当一些档案需要被紧急调取的时候,需要在机关单位中走过多的程序,这样就降低了档案调取的时效性。(四)机关档案记录不完备机关单位会针对办公室、党委党组、民主生活会议等进行记录,记录内容包括人员编制情况、不同时期的机关单位内部工作统计表等,这些档案资料是非常重要的。部分机关单位缺乏对这些档案记录的管理意识,导致一些机关档案记录并不完备,对各个部门资料信息的收集不全面、不完整,并且对这些机关档案记录的整理和归档工作不及
5、时。一些机关档案需要建立全卷宗来保证记录内容的完整性,但是实际上大部分机关单位都没有形成全卷宗整理和归档机制,这就导致档案记录内容存在缺失,降低了档案调取的效率和档案内容的有效性。(五)机关档案管理模式不合理部分机关单位的档案管理集中性较差。在新时代背景下,大数据存储是契合档案管理的最为有效的手段。但是部分机关单位由于资金、意识等问题,仍然倾向于对档案进行文书保管和管理,对于一些电子档案、影像档案、音频档案等信息档案疏于管理,甚至将档案存储在 U 盘中随手一扔,在进行档案提取的时候全凭工作人员的记忆去寻找。在这种情况下,如果没有形成统一的管理机制,很容易造成档案资料丢失。事实上,部分机关单位并
6、没有设1112023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛置专门的档案管理机构,对于档案管理工作的职责权限没有进行明确划分,只依赖于“一人一档”的个人档案保管方式,这样的档案管理模式不仅会让机关单位工作人员一人多职,分散他们的工作注意力,还会因档案管理人员流动性较大,最终无法准确追溯早期的机关档案内容。二、机关档案管理工作的发展趋势(一)数字化管理和信息技术运用机关档案管理工作趋于数字化管理是新时代下的必然趋势,相比于传统的机关档案管理制度,这种新型的管理制度对档案信息的梳理归集与检索利用效果提升巨大。新时代机关档案管理工作需要向现代化、集约化进一步发展,提升机关档案管理工作的科学化程度。
7、由于机关档案资料数字化的需求,数字化的档案管理设备以及技术成为机关档案管理工作的重点,以满足信息化时代大众的需求。(二)机制和体制的创新档案管理的主要功能是检索和调用。机关档案管理工作提供服务的手段可以是对文档标注关键字,让使用者能够直接通过关键字进行搜索,或是增加搜索页面的便利性,让使用者更方便地操作等。在机关档案信息资源库的管理利用上,档案管理人员必须重视对数字存储设备的维护管理和网络系统的流畅性管理等,使机关档案管理工作效率大幅提升,促成更为符合时代发展的机关档案服务。机关档案体制的革新应当与机关档案管理机制的革新同步进行。以往机关档案管理水平相对较低,导致机关档案的管理体制相对保守,不
8、能与时代发展同步。同时机关档案的经营机制也相对简单、功能不全,使其无法以高效的管理方式为社会各界提供有效服务,这就需要机关单位对档案的管理模式加以革新,将机关档案资料更加细致整理,将分散式的管理模式改为集中化管理方式,并以集约化的管理模式对机关档案资料进行整理保护。科学管理方法的变革也可以在机关档案行政管理工作方面上有所反映,把集中统一的管理模式运用在机关档案的归属管理上来,形成新型的部门档案管理体制及配套机制,以满足当前机关档案管理工作的新发展。未来的机关档案管理工作机制是管理体制和机制并行创新的方向,在信息化、集约化的管理体制内,完成管理机制创新。(三)机关档案管理运行机制改革创新的管理机
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