基建项目档案整理与利用新思维探究——以巴拉素矿井及选煤厂建设项目为例.pdf
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1、2023.5基建项目档案管理是对基建项目的各个单位工程参建单位在各自的职责范围内管理、施工中形成的有保存价值的资料进行收集、整理、归档、保管、利用和信息开发的工作,是一项管理性工作。一个优秀的基建工程档案管理者,对基建工程的档案管理应做到管理水平专业化、归档分类科学化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化。在这些标准化的要求下,才能使基建项目档案收集整理归档齐全、完整、系统。只有这样才能真正体现档案的参考价值与凭证价值,实现档案为企业社会服务的根本目的。针对实际工作中因基建档案质量不高、整理不规范、分类不科学,造成使用效率低下,服务效果差的问题,这里就整理与利用提几点新思维,供大家参
2、考。一、整 理整理的核心是分类。科学系统地分类,体现着企业基建工程档案管理的专业化,也是基建档案收集、整理的依据与基础。结合基建工程档案的自然形成规律和特点,在保持档案本身所固有的内在联系和系统性、便于保管和利用的原则下,以多年经验,基建档案对于不同专业人员需求利用的特点与档案间的联系、不同专项检查及验收利用档案的共同特点、不同档案的生成阶段以及不同阶段档案的保密等级等利用特点为依据,基建档案分为前期文件与准备阶段资料结合整理;合同与招投标同步整理;实施阶段与单位工程竣工验收相结合整理;单位工程竣工结算审计资料单独整理;基建项目单项验收资料与综合验收资料同时整理等五个节点收集、整理的新思维方式
3、。1.前期文件与准备阶段资料相结合整理前期文件包括:项目建设背景、总体规划、可行性研究、项目受各方支持性文件、各类社会影响评估文件、以至项目立项审批、初步设计和安全设施设计批复等文件。准备阶段资料(除招投标合同资料外)包括施工设计文件、施工组织文件、工程质量监督书、征地拆迁以及项目相关的地质等报告、开工备案文件。1.1 优点:这部分档案立卷单位为建设单位,保密等级相近,属于秘密级别的档案,多用于项目建设手续办理人员和提供上级检查,利用目的相对一致,服务人群基本固定。1.2 整理方法:根据前期文件的办理先后顺序,亦是资料形成的先后顺序。以巴拉素矿井及选煤厂建设项目为例。国家发展改革委以发改能源【
4、20XX】XX号文批复了某矿区北区总体规划为背景,某某省发展和改革委以某发改煤电函【20XX】XX号文确定了某矿区北区开发主体,也就是巴拉素矿建及选煤厂项目的立项文件,接着是可行性研究报告。2.合同与招投标同步整理受国家法定招标限额“421”的规定,建设投资超百亿的项目,必定产生大量的招投标资料和合同资料。以巴拉素矿井及选煤厂建设项目为例,建设期以5年计算,每年产生合同约三百至四百份。合同的数量直接体现着招投标数量的多少,所以数字也不可小觑。2.1 优点:招投标资料与合同文件同步整理的好处,一是资料形成时间相近,一般以招投标文件形成在前,合同形成在后,且形成时间较近,较一次招投标而言,档案形成
5、的全生命周期较短;二是提供利用目的一致,多用于工程审计作为凭证价值使用或者提供管理层分析做决策;三是提供利用者多为计划预算等专业部门人员。2.2 整理方法:合同与招投标同步配套整理方法,不同时间签订的补充合同、合同协议等随主合同整理归档。大家都知道,单说一次招标,合同产生的数量与招标所划分的标段有关,但不外乎一对一、二对一或者多对一的关系,也就是说,基建项目档案整理与利用新思维探究基本建设档案是一种记录基本建设项目有关信息的记录,包括从建设工期计划、立项开始到最后的项目完工验收的整个项目处理过程中的所有资料,同时也包含基本建设项目后期维护管理方面的信息,内容涵盖丰富而全面。但是,在后期的基本建
6、设项目档案利用服务中却明显感觉到其不能发挥基建档案的作用,体现在利用质量不高,导致基建档案使用效率低下,究其原因是整理方式不规范、分类不科学和利用方式不当有关。本文以巴拉素矿及选煤厂建设项目为例,围绕基建项目档案整理与利用,进行探索与研究文/薛 瑞以巴拉素矿井及选煤厂建设项目为例业务分享542023.5一次招标依据招标标段的划分,可能产生不止一份合同,但是每一次招标至少有一份合同来对应,产生不了合同的招投标文件是不具有保存价值的。3.实施阶段与单位工程竣工验收相结合整理基建项目产生的档案是来源多元化的档案,它包涵了建设、勘察、设计、施工、监理等各单位的档案,共同组成了竣工工程档案的管理卷、技术
7、卷、质量控制卷。实施阶段在内容上即涵盖了参建各方的管理体系、又包括了工程的质量保证体系,具体有施工单位产生的单位工程管理体系、质量保证和技术措施、施工组织设计、工程材料质量保证资料以及施工过程控制资料;监理单位产生的各个施工阶段质量审批、进度把控资料;设计勘察单位的工程检查资料以及建设单位的工程管理资料。这方面体现了基建档案的成套性和完整性。单位工程竣工验收包括了单位工程质量监督站的单位工程质量认证文件、建设单位的工程验收报告、监理单位的单位工程质量评价资料以及评估报告等、设计勘察单位的工程质量检查报告、施工单位的竣工报告、移交证书以及竣工图等。3.1 优点:这种整理方式一是体现了单位工程竣工
8、资料的系统性、完整性。二是利于工程竣工资料档案的查阅利用。3.2 整理方法:以单位工程为单位整理组卷,由于建设工程档案是对施工建设过程的真实反映和记录,所以这一部分的档案大部分是施工单位产生的,由施工单位立卷整理。内容上涵盖了管理资料、技术资料、质量控制资料三大部分。管理资料有中标通知书、合同、参建各方的质量保证体系表和需要监理建设单位审批的开工报告、单位工程质量验收资料等以及单位工程各类检查记录、参建各方对竣工工程的总结报告等,最后是施工单位的移交证书、工程质量保修书、质量监督站的质量认证书。技术资料包括设计交底、图纸会审;施工单位的施工组织设计、专项措施、作业规程等以及这些资料监理建设单位
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