城建档案数字化管理的实践与探索.pdf
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1、90/2023.9未来城市设计与运营UrbanArchives城市档案城建档案数字化管理的实践与探索武媛媛张华孟慧摘要:城建档案记录着城市发展的轨迹,是城市规划、建设、管理工作的真实记录,是城市建设和发展的重要依据和必要条件。随着经济社会的飞速发展和社会信息化水平提高,对城建档案管理工作提出了更高要求,传统的城建档案管理模式已无法适应新形势需要,对城建档案实行数字化、信息化管理势在必行,淄博市城建档案管理机构对此进行了实践探索。关键词:城建档案;数字化;信息化;数据;利用城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文件材料,是国家的宝贵财富。它是城市规划、建设、管理工作
2、的真实记录,也是一个城市后续发展的重要参考资料,在人民的生产、生活中起着至关重要的作用。随着城市化的推进,城市中各类房屋建筑、道路桥梁以及其他基础设施建设项目的数量急剧增长,随之而来的是城建档案馆藏的快速增长。快速增长的城建档案给档案管理工作带来了很大压力,传统的纸质档案管理模式,既无法满足现实工作需求,也无法满足新型智慧城市建设的需求。在信息时代,数字化、信息化以及智能化将会成为城建档案管理转型升级的重要方向。因此,加快实现档案管理的数字化转型,是当下城建档案管理工作的迫切要求。本文以淄博市城建档案数字化建设实践为例,探索城建档案数字化建设的路径以及城建档案数字化管理的意义,以打开城建档案管
3、理工作新局面。一、城建档案实行数字化管理的必要性(一)城建档案的存储管理需求目前,部分城建档案馆收集的城建档案仍然以纸质载体为主,纸质档案的优势在于其稳定性和真实性,但是存储条件和存储空间为管理工作带来了诸多弊端。随着城建档案数量的急剧增加,档案的利用率也大幅度提高。就整个淄博市来说,城建档案事业发展至今,城建档案的数量接近3 0 万卷,面对庞大的档案库和数量众多的纸质城建档案,如何有效提高档案管理的效率,保证城建档案的安全,是城建档案管理机构要面对的一大难题。将城建档案进行数字化加工处理、存储并进行备份,可以避免城建档案在遭遇突发灾害时被毁灭性破坏,还可以改变传统的管理模式,以适应新发展形势
4、需要。因此,利用数字化技术对城建档案进行数字化管理已显得越来越有必要。(二)用户高效快捷的档案查阅需求随着经济社会发展,单位和个人查询利用城建档案的频次越来越高。传统的档案查询利用模式是根据查阅者需求前往城建档案库房查阅相关档案。由于传统城建档案管理模式存在弊端,工作人员需要手工调阅档案,过程复杂、低效,还容易因频繁翻阅、复印对纸质档案造成一定损害,对城建档案馆工作人员的服务质量、整体形象造成了一定影响。传统的纸质档案管理方式,工作效率低下、信息共享困难、差错率较高,不能适应新时代城建档案工作发展的需要。通过数字化管理,城建档案查询利用操作更方便、快捷,大大提高了查询利用工作效率和服务质量。同
5、时,通过数字城建档案大数据信息可以快速实现档案信息资源共享,为城市规划、建设与管理提供决策参考和信息利用服务,为经济社会发展提供基础数据支撑。为此,有必要进行城建档案的数字化管理,以满足新形势下档案查询利用需求。(三)数字化管理可产生新的优势功能通过数字化管理,在大量城建档案信息数据基础上,能够建立准确的城建档案数据分析系统,与传统的纸质档案管理相比,可以产生新的优势功能。城建档案实现数字化管理后,可以利用网络技术将各个分散的档案信息数据库连接起来,打破时间和空间的限制,利用来来城市设计与运营2 0 2 3.9/9 1城市档案UrbanArchives大数据挖掘、分析技术,结合不同用户群体的需
6、求,通过量身定制分析模型,借助多种可视化组件,将分析结果以直观的图表等方式进行展示,使各类用户能够在海量数据中迅速准确地获取所需的信息和专业的决策支持,能够最大限度地实现城建档案的价值,提高城建档案信息资源的利用率,以及服务社会、服务民生的能力 。二、淄博市城建档案数字化建设实践路径(一)加强基础设施建设淄博市城建档案管理机构在充分利用现有资源的基础上,加强基础设施建设,包括机房、网络、主机、存储以及数字化设备等基础硬件设施,先后购置了服务器、ups电池组、机柜、电脑等硬件设备;建设完成城建档案馆内部局域网,实现与外界互联网的物理隔离,为城建档案信息资源的管理和共享提供安全保障。(二)对档案进
7、行数字化加工处理整合现有数据资源是进行城建档案数字化管理的基础。为了做好此项工作,多年来,淄博市城建档案管理机构按照国家、省、市有关要求,对库藏城建档案进行数字化加工处理,研发了专用的数字化加工处理软件,将纸质档案进行扫描,形成电子档案,打造城建档案信息数据库。截至目前,淄博市已完成库藏城建档案数字化5 万余卷,占库藏纸质档案存量的1/2。库藏档案数字化加工处理工作完成后,对于增量城建档案,以推行“增量电子化”为导向,推动电子文件归档工作,加强电子印章、数字签名、“四性”检测、数字水印等技术应用。(三)构建一套完善的数字化安全体系建立档案信息安全工作机制,加强风险管控和应急管理。做好防火墙、杀
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