信息时代大学生档案管理创新与发展研究.pdf
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1、342023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究大学生档案管理工作是各地人才交流中心工作的核心部分,在做好档案收集、整理以及归档等工作的同时,要充分发挥档案资源的价值,主动为大学生就业提供高质量服务。传统的档案管理工作大都以纸质管理为主,在这种管理模式下,档案资料的查询利用手续及流程较为繁杂,抑制了档案资源价值的发挥,给大学生带来很多不便。同时,人工档案管理模式也容易出现一些误差,给档案资源的利用带来诸多不便。对此,人才交流中心要主动适应社会主义市场经济体制的需要,跟随信息化时代的发展步伐,从思维观念到管理实践,积极利用现代化档案管理手段,切实提高档案管理的信息化水平,推动档案资源数字化建设
2、和档案管理手段多元创新,拓宽档案资源利用渠道,为大学生提供更加高效、便捷的档案服务。一、信息时代大学生档案管理工作概述大学生档案是对大学生在校生活以及社会活动中的主要经历、道德品行和家庭背景等个人情况的全面记录,是大学生就业时的凭证,也是用人单位挑选人才的重要依据。地方人才交流中心是沟通企业与大学生之间的桥梁,其服务重心在于推动大学生就业,承担着大学生档案存放管理的重要职责。人才交流中心所存放的大学生档案,全面记录了大学生的成长经历和基本信息,是最真实、可靠的依据和凭证,具有较强的法律效力。因此,开展好人才交流中心档案管理工作至关重要。新时期人才交流中心的档案管理工作愈发复杂,而信息管理水平滞
3、后已成为阻碍档案管理工作发展的重要因素。在人才服务中心的大学生档案管理工作中,包含了大量的信息资源,采用传统的人工纸质管理手段,信息采集效率低下,且易出现诸多问题。信息化背景下人才交流中心的档案管理工作呈现以下几个方面的特点:第一,规范化。信息时代虽然为创新档案管理工作手段提供了诸多先进技术,但与此同时也增大了档案管理的风险。针对档案管理工作的内容与性质,规范档案管理工作流程及内容,建立完善的法律法规至关重要。第二,便捷化。将信息技术应用到档案管理工作中,传统的纸质实物档案被电子档案所替代,这也成为各行业领域档案管理信息化建设的突出标志,为档案管理工作提供了极大便利。第三,高效率。传统的人工纸
4、质档案管理模式在处理庞大的档案资料时,效率比较低,而数字化和电子化的档案管理工作则体现了高效率的特点,档案资料的收集、归档和查找等工作开展更为高效,服务于大学生的水平也明显提高。二、信息时代推动大学生档案管理工作创新的必要性1.传统档案管理模式难以为继近年来,高校毕业生人数不断增多,人才交流中心存放的大学生档案也不断增加,给档案材料的集中管理工作增加了难度,且大学生在档案资源的查找和利用等方面具有越来越个性化、多样化的需求,传统档案管理模式的弊端不断显现。从传统人才档案管理工作来看,所接收的大学生档案都是纸质的,管理工作虽然借助了计算机设备,但仍然需要依靠人工整理分类、系统录入以及入库存档等,
5、这样的工作模式效率低下,增加了档案管理工作的人工成本。同时,大量纸质档案的存放也增加了档案遗失等的风险,传统档案管理模式已难以适应当下档案信息化管理的需求。随着大学生流动性的增强,在传统的档案管理模式下,很容易存在“人档分离”的情况,而对于人才交流中心而言,开展纸质档案异地管理无疑会花费大量的时间以及人力,既造成了成本的增加和资源的浪费,同时,也影响了工作效率。虽然推动人才交流中心档案管理信息化是国家的重要部署,但真正提高基层人才交流中心信息化管理水平,还有很长的一段路要走。目前,很多基层人才交流中心的档案管理信息化还停留在查询和搜索等简单功能层面,尚未建立起完善的档案资源管理信息化平台,档案
6、资源信息时代大学生档案管理创新与发展研究文/王学红摘要:信息化时代,为推动各行业信息化发展提供了有力的技术手段,传统档案管理工作也开始引入和应用各种信息化手段,大幅提高了管理效率和水平。作为高校基础工作的重要组成部分,大学生档案管理工作包括档案收集、整理以及归档储存等,还要充分发挥档案信息的利用价值。为了使大学生档案管理工作适应新时期信息社会和知识经济时代的发展要求,就必须勇于打破传统思维定式和管理模式。人才交流中心在大学生档案管理工作中,应树立与时俱进的发展理念,积极引入信息化管理手段,持续提高档案管理水平,高效服务于大学生就业创业。本文围绕信息时代大学生档案管理创新与发展展开探究。关键词:
7、信息时代;人才交流中心;大学生档案管理;创新发展作者简介:王学红(1971),女,汉族,河南信阳人,本科,中级经济师,研究方向:人才交流档案管理。352023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究实时更新和共享功能等有待优化。对此,人才交流中心在档案管理方面要积极改变传统滞后的思维方式和管理模式,把握信息时代带来的技术契机,认清档案管理工作当下面临的巨大挑战,推动思维和技术革新,促进档案管理水平有效提高。2.信息时代发展的必然趋势信息化时代的到来给传统的档案管理工作带来了较大的挑战,但同时也为基层人才交流中心等部门积极改革创新档案管理工作带来了前所未有的契机。在信息化时代背景下,切实提高档案管
8、理的信息化水平,既是基层人才交流中心自我革新与发展的必然需求,也是信息化时代的内在要求。和传统的人工纸质档案管理工作模式相比,信息化管理模式能够存储大量的档案信息资源,能够为档案使用者提供规模化的档案信息,大大促进了档案资源信息的交流共享,减轻档案管理工作人员的压力和负担,压缩档案管理工作成本,进一步优化配置档案管理工作中的各种资源。可见,档案管理信息化相较于传统模式优势明显。在信息化时代,信息处理分析工作具有如下特点:一是面临着巨大的数据信息资源;二是数据信息的内容丰富多样,涉及各个领域;三是数据处理速度要求提高,需要完成即时处理和分析。信息化时代要求信息分析处理部门具有更强的信息分析能力和
9、更快的信息处理速度,才能够将最有价值的信息,在最短的时间之内顺利传递给需求对象;四是随着人们价值意识觉醒,越来越多的人意识到数据信息的宝贵性,除了要提高信息资源的利用率以外,保障信息资源的有效性和安全性也至关重要。在档案管理工作中,通过实现信息化转变,运用各种先进智能手段处理档案数据,有利于快速找出有助于社会发展进步的档案信息资源。五是知识经济时代要求更快、更好地构建知识资源体系,而档案管理工作就必须发挥更加积极的作用,对创新传统能源管理模式提出了必然要求。可见,海量档案信息资源迫切需要创新储存管理方式。信息化时代的到来,推动着档案存储的载体从纸张逐渐转变为音视频、电子文档和图片等数字化载体,
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