新形势下档案管理工作转变初探.pdf
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1、2023年第07期79航天工业管理Management&Practice管理与实践新形势下档案管理工作转变初探王静丽/北京控制与电子技术研究所白学文/中国运载火箭技术研究院常文娟/首都航天机械有限公司新形势下,尤其是数字化时代的到来,通过大数据、信息化等先进技术的牵引,促使传统的档案管理在管理理念、管理模式、管理工具、管理范围等方面发生了翻天覆地的变化,档案存储、查询和借阅的效率大大提升,不仅为单位节省了大量的人力、物力,同时为单位的高速发展奠定坚实的基础。一、新形势下档案管理工作面临重要转变1档案管理观念的转变在数字媒体逐渐普及的新形势下,传统的档案管理部门、人员必须转变观念,不能只停留在档
2、案信息的收集、整理、入馆、借阅、归还等工作,而是要主动思考,接受新的管理手段、理念。数字化时代的典型特征就是大数据,其重要特点是信息量超出传统观念的认知范畴,呈现指数级别的增长。因此,如何将这些海量数据进行整理、分析、存储,以便随时查阅、利用显得尤为重要。2档案管理模式的转变档案管理模式由以往集中管理转变为分散式管理。随着档案数字化形态的转变,现行的纸质档案将逐步转变为电子档案,而电子档案无法按照以往的管理模式完成档案收集工作。数字化的档案馆不用再接收各个单位、部门的电子档案,只需对分散的档案信息进行收集、梳理和管控,以便查询,而分散的档案实体或数字档案电子文件,保留在生成部门即可。3档案服务
3、模式的转变随着数字化时代的到来,人们对档案信息的需求也发生了很大的变化,不再是传统档案的管理流程登记、借阅、归还,而是通过数据本身获取其背后的隐性知识。通过档案管理部门对档案数据进行整理、分析,得出可参考的信息,便于用户采用。不仅如此,用户需求普遍存在差异,要求档案管理部门开展个性化服务,针对不同需求开展不同的档案信息处理、分析。4档案保护对象的转变传统的档案资料基本上都是非数字化的,存储较为简单,对环境的要求较低,不容易出现重大安全问题。然而,随着信息载体的形式多样化,与之相应的档案信息种类也变得多种多样,对档案信息的存储环境和方法提出了更加严格的标准。例如,音响类档案信息与磁场之间要有安全
4、距离、光盘档案要注重防止磨损、硬盘档案要注重避免震动,计算机要确保供电的可持续性,同时还需要配备专用的信息设备来保护各种类型档案的安全。二、新形势下档案管理工作面临挑战1档案管理工作缺少专业人员现阶段各单位的档案管理人员普遍学历偏低,缺少掌握档案专业知识和技能的管理人才,特别是既具备图书情报、公共关系学、文学、档案管理、文件管理等多学科知识,还具备计算机、信息、软2023年第07期80航天工业管理Management&Practice管理与实践件等方面技能的人才,导致对新的知识和技能接受能力较弱,在工作中难以使用和推广新的档案管理技术,无法有效解决在档案管理工作中遇到的新问题、新情况。2档案管
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