高校档案管理工作存在的问题及对策.pdf
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1、2023年第4 期(总1 4 8 期)辽宁师专学报(社会科学版)JOURNALOF LIAONING TEACHERS COLLEGE(SOCIAL SCIENCES EDITION)NO.42023General No.148高校档案管理工作存在的问题及对策张晓琦女姚瑶姜帆3(1.2.3 营口职业技术学院,辽宁省营口市1 1 5 0 0 0)摘要:档案管理是高校管理十分重要的组成部分,档案工作也是高校一项重要的基础性工作,它记录了学校的发展历史,在为学校领导决策以及教育教学、科研、管理等各项工作中发挥了重要的参谋和凭证作用。在新时期,高校档案管理工作存在档案意识不强、管理体制不完善、人才队伍
2、缺乏、管理理念落后等主要问题。因此,需要采取提高思想认识、健全管理制度、加大档案资金投入、加强人才和信息化建设等对策,不断改进现有档案管理模式,进一步创新工作新思路、新方法,提高档案管理工作水平,发挥好档案存史、资政、育人的重要作用。关键词:高校;档案管理;问题;对策中图分类号:C647文献标识码:A文章编号:1 0 0 8-3 8 9 8(2 0 2 3)0 4-0 1 3 8 0 3高校档案记录了学校发展历史以及在长期办学过程中取得的辉煌成就,是学校发展的真实历史记录,是学校在教育教学、科研、管理等各项工作中各类信息资料的有效记录和汇总。在新时期,高校档案工作面临着许多新情况、新问题和新挑
3、战,需要不,断改进现有档案管理模式,进一步创新工作新思路和有效做法,提高档案工作效率和管理水平,以适应时代发展新要求。一、高校档案管理工作基本概况高校档案工作是一项重要的基础性工作。高校档案具有类别多样性、内容复杂性和系统性的特点,内容涵盖广泛。高等学校档案管理办法明确规定,高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。文件材料的归档范围主要包括:党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类以及实物档案等。归档材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像
4、(录音)、光盘等各种载体形式。高校档案管理工作主要是对各种文件资料及实物档案进行收集、整理、鉴定、分类、划期编码、编排档号、填写标识、编制目录、软件著录、汇总统计、清点入库、集中统一保管等工作。根据档案的特点和类别,编写档案编研材料、编制检索工具,开发档案信息资源,形成了高校重要的馆藏资源。同时,高校运用丰富的档案资源,积极开展档案开放与查阅利用服务工作,为学校领导决策、工作查考利用、毕业生学历认证等工作提供真实准确的档案依据,发挥档案的参谋与凭证作用。二、高校档案管理工作存在的主要问题(一)档案管理意识不强高校普遍把教学、科研、学生管理、安全等作为主要工作来抓,而把档案工作列在边缘地带,存在
5、对档案工作重视不够的现象,使档案管理工作具有了工作辅助型、幕后服务型的特点()。同时,各高校大多采取以部门为单位的立卷归档方式,在材料收集、整理等工作方面也由于认识不同、档案意识薄弱等原因,使得一些重要珍贵的档案资料未能及时收集归档,造成了档案不齐全和缺失现象。(二)档案管理体制不完善1.档案工作组织机构不完善。一些高校在组织机构调整、人员变动等情况下未能及时对档案工作领导小组成员进行变更,档案工作管理网络不健全,不能确保档案工作的完整性和连续性。2.高校档案管理规章制度及工作职责不明确、不完整。国家对档案工作制定了相关法规和政策,但一些高校并没有结合工作实际建立完整、系统的档案管理制度,不能
6、对档案工作进行有效管理和制约,不能全面实现依法管档、依法治档、依法用档。(三)档案人才队伍短缺、业务水平不高收稿日期:2 0 2 3-0 6-1 0作者简介:张晓琦(1 9 6 7),女,辽宁省营口市人,副研究员,主要从事教育管理、档案管理研究;姚瑶(1 9 8 3),女,辽宁省海城市人,副研究员,主要从事教育管理研究;姜帆(1 9 8 3),女,辽宁省大石桥市人,讲师,主要从事档案信息化研究。1381.一些高校档案馆工作人员并非由档案专业人员组成,高校招聘几乎很少专门为档案部门招聘人才,专业人才匮乏,且人员年龄梯队不合理。其他部门的兼职档案员主要是由专任教师、行政人员或教辅人员兼任,没有进行
7、档案专业知识培训,使档案管理人员学科认同感和职业认同感普遍较低。同时,兼职档案员人事流动较为频繁,不能确保工作持久性和长期性,无法形成固定化管理体系。2.档案管理人员职称晋升渠道不畅通。由于高校对档案工作缺乏足够的重视,对高校档案人员在职称晋升、奖励等方面无政策支持,导致其懒散懈怠、态度消极等现象,逐渐停滞了前进步伐,严重影响了档案管理工作的效率和质量。(四)档案工作资金不足、设备落后高校由于对档案工作不重视,档案工作配套资金不足,制约了档案工作发展进程。同时,现有的档案管理软件缺乏更新,办公电脑及其他设备更新换代速度慢,很多高校档案工作设备普遍存在陈旧老化、功能不全等问题,无法满足提升档案工
8、作水平需求。老旧设备也可能会造成档案信息无法读取或丢失的严重后果,导致目前档案管理工作已无法满足档案发展及档案信息化工作需要。(五)档案管理信息化程度不高在新时期,档案工作已走向数字化、信息化管理方式,但由于高校对档案资金投入不足以及档案设备陈旧落后等原因,使档案数字化以及信息化进程缓慢。一是部分高校由于没有对馆藏档案进行数字化,没有实现通过档案管理软件进行档案检索查阅以及档案信息资源的共享。二是档案利用方式仍采用调取纸质档案为主的传统查阅方式,有些特殊档案在查阅利用时需要多部门领导层层审批才能进行查阅,给档案利用者带来不便,也导致档案利用工作效率不高。三是档案立卷归档工作仍以纸质材料为主,没
9、有做到纸质档案与电子档案同步归档,加大了电子档案建立的难度。四是档案检索工具的编制不全面、不系统,无法实现高效、快捷检索档案信息。(六)高校档案管理缺乏特色、宣传不够档案是高校教育教学、科研及管理全过程的真实记录,是展示高校校园文化精神和独特办学特色的重要载体。由于高校各部门兼职档案员以及师生的档案意识不强,未能及时、有针对性地将学校的特色档案资料进行挖掘收集和归整。同时,一些高校的官方网站对档案工作宣传力度不够,高校档案馆网页存在栏目形式单一、内容缺乏创新、网站信息更新不及时现象,没有发挥好档案宣传作用。(七)高校档案管理理念落后一一些高校档案工作模式以及档案人员的思维还比较落后,把归档材料
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