档案信息化建设现状、问题与对策研究.pdf
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1、252023年 第22期 兰台内外数字档案创新研究档案信息化建设是指在我国档案行政管理部门的引导下,利用现代信息技术,收集、保管和提供档案信息服务,以此达到提升档案管理信息化程度的目的,并帮助完善当下的档案管理工作。我国的档案信息化建设工作依然处于起步阶段,虽然有大量的信息化技术介入其中,但如何正确使用这些技术,充分发挥信息技术在档案管理中的重要作用,依然是档案管理人员需要考虑的问题。此外,还需要分析现存的档案管理工作存在的问题,并找到对策,真正为我国档案信息化管理工作助力。一、档案信息化建设现状信息化建设是社会发展的重要体现,而档案信息化建设旨在通过数字化技术和计算机网络来管理和保护档案数据
2、,促进档案的有效使用和共享。这种方法进一步提高了档案管理工作者的工作效率,并为经济社会带来更多的数据服务。近年来,我国档案管理工作获得巨大进展,数字化管理水平不断上升,档案管理方式也从传统单一的手工管理转型为先进的信息管理,从封闭型和半封闭型转化为开放式型,档案管理事业也在不断发生变化,更是为其发展带来了强有力的支撑。尽管档案部门的信息化程度有所提高,但仍有待进一步加强,只有不断强化档案信息化建设,才能够更好地发掘和运用档案数据中蕴藏的宝贵内容,以适应国家和档案事业发展日益增长的需求。二、档案信息化建设中存在的问题1.缺乏高素质管理人才随着信息化建设的不断深入,信息管理人才的短缺问题日益突出,
3、其中,最重要的原因是管理者专业知识和信息化建设技术难以满足信息管理规范。此外,许多档案管理工作人员并非相关专业背景,不熟悉信息化建设的相关知识。档案信息化建设需要掌握足够的信息技术以及较高的档案管理能力,而高素质的信息管理人才则是关键。然而,随着管理者年龄增长,他们缺乏信息化建设的经验,加上信息化意识欠缺以及技能培训不足,使得信息管理团队的知识结构不够完善,从而影响信息化管理的有效性。部分档案工作人员缺乏对工作的认真态度和精益求精的精神,只是表面上完成了工作,没有真正深入地解决问题,从而使得档案管理工作变得更加烦琐,最终导致档案资料无法得到有效管理。2.档案信息化改革与社会发展脱节由于社会不断
4、发展,企业管理改革也在大力推进,但档案信息化管理改革却相对落后。为了应对经济增长的不确定性,企业必须加强档案管理,进一步提高文件资料的使用率,以便更好地研究当前情况,并有效解决问题。随着科技发展,各项工作也应当有所改善,而档案管理者应当积极掌握现代化技术,并采用可操作的管理机制对档案实行管理。目前,由于设备设施落后,管理效率较低,信息化改革滞后,档案信息化建设也面临着严峻挑战。随着科技进一步发展,档案数字化工作已经愈发重要,但由于人员紧缺、设备有限和工作烦琐等原因,导致档案管理数字化工作存在一定的困难。同时,投入难见成效和人员缺乏积极性,也会让数字化建设愈发困难。3.信息化建设水平相对落后尽管
5、有关工作人员在档案管理中努力推行信息化操作与记录,但仍存在许多问题,在收集和登记档案资源时,仍然采用纸质方式,缺乏灵活性和创新性。采用该种模式会导致工作效率下降,查找档案资料变得更加困难。因此,在开展档案管理信息化建设时,档案管理人员需要全面提高信息技术的使用率和技术水平,并尽快建立相关的信息化平台。近年来,不少单位积极推进档案管理平台和档案信息资源建设,以实现数字化档案资源的有效管理和资源共享,并将现有的电子档案纳入档案管理平台,以提升档案管理水平。随着资源建设不断深化,如今,各单位的档案管理信息化建设工作也取得档案信息化建设现状、问题与对策研究文/杜艳华摘要:信息化建设是企业发展的重要途径
6、,也是档案管理工作完善的重要方向,它不仅有助于推进档案管理工作的开展,使其能够适应当前生产与管理的需要,更是强化管理能力的重要途径。为了能够实现档案管理信息化的目标,相关部门必须要从基础设施着手,提升相关工作人员的计算机文件归档能力,以此达到提高档案管理规范化水平的目标。加大馆藏档案的电子化和数据库建设,以增强其可用性和可靠性。本文就我国档案信息化建设现状以及存在的问题展开分析,并提出解决的对策,希望能为我国档案信息化建设带来帮助。关键词:档案信息化;建设现状;问题;对策作者简介:杜艳华(1971),女,汉族,山东巨野人,本科,副研究馆员,研究方向:档案管理。262023年 第22期 兰台内外
7、数字档案创新研究了一定的成绩,各种管理平台纷纷上线,电子文档的归档就成了人们关注的焦点。但是,当前档案管理平台游离各系统之间,无法归档其他平台的电子档案,因而成为信息孤岛,这也使得档案信息化建设愈发困难。4.档案信息化建设标准规范滞后档案信息化标准规范是为了促进档案信息化建设,保证数据资源的有效共享。我国已经制定一系列技术标准和规章制度,以推进档案信息主管部门的工作。然而,仍然还有一系列难题需要解决。目前,档案信息化应用领域的政策法规并未形成一套完整的制度或技术标准,由于涵盖面受限,没有办法对档案信息资源建设、基础信息建设和保密信息建设等相关工作全面覆盖。例如,纸质档案数字化技术规范和缩微胶卷
8、数字化技术规范已经颁布实施,但照相、声音和摄像的电子化规范并未推出,而在计算机资料的存档与管理方面也未推出相关规范要求,这一难题需要进一步加以解决。尽管现有的法律法规对电子文档的管理有一定的要求,也明确了电子文档管理的主要策略,但依然有不少工作处于“监管缺失”地带,这也会给档案信息化建设带来困难。换言之,现有的法律法规还存在需要修订和完善的情况,和当下的档案信息化发展工作并不适应,这也是档案管理信息化建设进程受到制约的主要原因。三、档案管理信息化问题的应对措施1.提升档案管理人员的思想高度随着信息化浪潮不断推进,它已经深刻地影响了我国社会的各方面,档案工作也不特例。从当前中国档案管理工作的状况
9、来看,大多单位都在积极推进档案信息化建设,但由于档案信息化建设是一项新兴的技术,尚未形成一套完整的理论体系,因此,在思想认识上仍然存在一定的误区。近年来,由于缺乏有效的实施标准与指标体系,许多单位片面追求“现代性”“信息化建设”,将档案文献的数字化和档案信息网络化等同于档案信息化的建设工程,以至于忽略了档案信息化建设的重要性,片面地以为藏书数字化加信息技术服务等于信息化建设,而忽略了档案信息化建设的实质性内容。档案信息化建设涉及多个重要领域,主要是对文档信息资源的有序整合、构建文档数据库系统、构建档案信息网络系统、开发和利用文档信息资源、培养档案信息化人才及其推动档案信息资源发展。政策法规和标
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