新时代事业单位档案信息化建设探究_陈昱轩冉.pdf
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1、562023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS新时代事业单位档案信息化建设探究陈昱轩冉(山东省滨州市惠民县总工会,山东 滨州 251700)摘要:本文论述了新时代事业单位档案管理面临着深化改革的重任,需要在原来信息化档案管理的基础上进一步创新,采取建立档案管理信息化系统等措施,提高档案管理水平和利用效率,如此才能保证事业单位档案管理信息化建设得到全面推进。关键词:事业单位;档案管理;信息化建设 档案管理对于任何一个组织机构来说都是十分重要的,因为它牵扯到了组织机构的技术、人力资源、制度、业务等方面,对后续工作具有可借鉴性。而且一些重要资料如合同、协议等还可以保障单位的合法权益,一些技术
2、或者会议总结类资料可以让组织机构少走弯路,避免损失。事业单位面临着深化改革的重任,需要提高档案管理信息化建设水平,将档案精细化管理、档案高效利用作为目标,抓住信息系统建设、人力资源建设、制度建设等具体抓手,全面构建出具有高抗风险能力的档案信息化管理系统。一、新时代事业单位档案信息化建设的必要性(一)满足社会群众以及其他组织对档案产生的需求事业单位具有公益性质,是以教育、卫生、科技、文化为主要工作内容的机构。这些工作领域和广大群众的利益紧密相关。例如,子女教育、家庭成员的健康、个人工作层面对各类科技技术的需求、社会群众文化活动对文化政策的依赖等。而且随着时代发展,群众对这些领域的信息的需求越来越
3、迫切,需要一个开放的档案信息化管理系统能够提供相应的法规、技术、政策等有关资料。(二)提高事业单位档案工作效率以往的事业单位档案管理工作具有粗放型特点,很多资料、文件滞留在一些环节当中,导致相应的档案不够完整和系统。这也让事业单位相应的工作受到了影响,工作效率不足,在面对社会大众提供服务时存在服务效率低的问题。新时代事业单位因为工作领域不断扩展、服务内容不断增加,产生的各类资料也越来越多,需要有信息化管理系统能够动态收集各类资料,并按照预先设计的标准来筛选资料,最终实现动态立卷和归档。所以建立档案管理信息化系统能够提高事业单位档案管理工作效率,提高事业单位服务对象的使用体验。(三)提高事业单位
4、档案管理工作的安全水平事业单位所从事的教育、文化、科技、卫生等服务内容关乎国计民生,而且一些档案资料中存在大量的用户资料。若是这些资料被不法分子获得,不仅对事业单位业务造成危害,还会给更多用户的信息安全带来很大的威胁。而建设档案管理信息化系统能够有效解决这一问题。二、新时代事业单位档案管理信息化建设面临的机遇(一)信息技术更加成熟进入新世纪之后信息技术不断更新,事业单位档案管理信息化建设迎来很大的机遇。例如,文档一体化管理系统、档案 ERP 系统等,这些都让档案管理模式从传统粗放型向精细化管理转变。而且信息技术水平的改善让档案资料的利用效率得到了提升。另外,档案管理信息化建设提高了档案管理系统
5、稳定性,有效地降低了信息泄露风险。(二)专业人才在不断增加我国档案专业出现较晚,最初于上世纪五十年代中国人民大学建立了档案专修班。历经七十多年发展,档案管理专业在各地大学纷纷出现。而且从毕业后走向来看,主要以国家机关、事业单位、社会企业三者为主,其中前往国家机关的毕业生占比3%,事业单位去向占比 15%,社会企业去向的超过了 50%。随着事业单位改革,档案管理工作要求提升,档案专业应届毕业生在档案管理人员当中的比例在提升。这也充分说明了事业单位人力资源管理在一定程度上对档案管理信息化建设有着积极影响。572023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛(三)重视度逐步增加中办国办印发了“十四
6、五”全国档案事业发展规划(以下称规划),其中“更新理念、更新方法、更新模式,加快档案管理转型以及智能升级”成为了关键内容,这也给事业单位的档案管理信息化建设提出了新的要求,即事业单位必须要突破人才、制度、技术、观念、资源等约束,去实现信息化建设的质的提升,做到应归尽归,应收尽收。按照规划提出的“档案资源实现共享”这一要求,事业单位要尽所能让档案资源得到最大程度利用,同时需要建立风险评估机制,既能让档案得到高水平利用,还需要拥有高水平保护机制。并且为了保证档案事业的可持续发展,从中央到地方都形成了经费支持政策。三、事业单位档案信息化建设存在的问题(一)档案信息化管理意识有待加强目前,大部分事业单
7、位在信息技术加持下,档案管理工作基本拥有了内部局域网。尤其是在放管服政策下,能够实现不同事业单位之间档案的协调管理。但即便如此信息化管理意识还需加强,这是因为上下级单位或者横向单位之间档案共享水平仍然有限。首先,管理系统不够稳定,一些档案传输存在速度慢的问题。其次,受传统条块化管理思想影响,一些有必要共享的档案并没有共享,这导致了横向单位彼此间业务关联差,面对社会大众不能提供高水平档案服务。(二)档案信息化管理制度有待完善在“互联网+”的大背景下,很多事业单位档案部门虽然安装了一些信息化软硬件,但档案管理效果与国家档案局等上级单位的要求还有很大差距。实际上,实现信息化管理需要匹配相应的管理制度
8、。例如,人力资源制度(招聘、培训、考核、激励)、信息化管理责任制、档案分类制度、档案安全制度等都是必须要考虑在内的。目前,事业单位虽然基本上形成了档案信息化管理架构,但档案管理制度却没有完善,导致了信息化建设的责任无法追溯,不能实现精准考核,全员信息化管理意识差,档案管理信息化建设步伐缓慢。(三)档案信息化平台建设稍显滞后档案管理信息化平台必须具有内外关联的能力。对内可以实现本单位重要档案的共享,保证各类业务能够在充分总结既往数据、经验基础上得到突破;对外则需要和地方档案局等档案部门实现对接,能够及时汇总并移交重要档案,实现事业单位和档案管理部门的动态沟通。除此之外,为了扩大档案利用效率还需要
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