无纸化办公环境下电子档案管理探析_刘赵如.pdf
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1、2002023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE无纸化办公环境下电子档案管理探析刘赵如陈挺卢美玲何映姝(国网温州供电公司鹿城供电分公司,浙江 温州 325000)摘要:无纸化办公是使用现代互联网技术和现代化的办公工具,在没有纸笔的情况下开展不同的业务和服务。本文探讨了在无纸化办公环境下如何在电子档案管理中使用新技术,并为电子档案管理方面的现有问题提供了适当的解决办法。关键词:无纸化;电子档案;档案管理无纸化办公是减少社会浪费纸张现象的一种手段,有助于促进绿色办公室概念的发展,有助于提高工作效率。随着计算机和网络技术的成熟和广泛应用,电子档案管理逐渐取代纸面档案的管理。在日常工作中
2、,大多数办公室购买了自动化设备,无纸化办公已成为一种被大众普遍接受的的办公方法。无纸化办公能够高效地收集信息,而且对信息的管理变得更为方便,做到了既省时间又高效率。目前,无纸化办公正趋于多样化,政府文件、科技文件以及商业文件等都已变成计算机化电子文件,实现了档案管理工作的数字化、网络化和信息化。一、纸质档案与电子档案管理工作的差异(一)档案保管方式之间的差异电子档案管理的显著优势是便于储存操作、信息传输快捷、所需存储空间小,但电子档案在工作中也会出现较多问题,很容易导致数据丢失或被恶意操纵,这对电子档案管理构成重大挑战,需要特别保护来防止数据泄露。传统纸质档案的管理工作很复杂,保存档案的时间相
3、对有限,在保存时还要采取一些必要措施,如定期祛湿除虫、防止发霉腐烂等。此外,还要对纸张进行定期的修护等。(二)档案归档方式的差异电子档案与纸质档案的归档方式各不相同。电子文件的归档方式有两种选择,即逻辑归档和物理归档。逻辑存档的优点是,它不仅确保电子文件的完整性,而且便于查阅和使用;物理档案是将电子文件保存并且备份,脱机来进行保存。传统纸质档案的归档方法是在文件编写完毕和项目完成后保存,后者主要涉及科学和技术文件。电子档案的归档时间通常是实际归档和定期归档,电子档案归档必须将电子档案以及电子版的签名通过文件制作部门转交给档案管理单位。(三)文档的使用差异纸质档案主要通过相关的借阅程序向读者提供
4、原始纸张文件、自制文件或档案处理产品等。这些材料可通过人眼直接获取,并且是有针对性的文件服务。与之相反,电子档案可以使用各种方法和手段,直接提供电子文件和信息技术加工后的产品来准确满足读者的需要。电子文档保存在数据储存设备中,不能直接通过人的眼睛读取,必须通过相应的电子设备和阅读软件搭配使用,才能获取想要的信息。(四)法律法规实现全面无纸化办公,最基本的就是要做到合规,相关的功能设计要符合国家有关法律法规。需要遵守的法律法规如表 1 所示。表 1 无纸化办公的法律法规法律法规相关内容企业电子文件归档和电子档案管理规范(GB/T18894-2016)主要渉及电子档案的收集、归档、编目、管理、处置
5、企业会计信息化工作规范(财会(2013)20 号)主要涉及软件具有导出会计档案的接口、操作日志设置;电子会计档案的备份电子档案管理系统基本功能规定(档办发(2017)3 号)主要涉及系统应具备接收、保存、利用、鉴定、处置、统计、管理维护功能中华人民共和国档案法(2020年最新修订)主要渉及档案收集、整理、保管、利用及监督二、无纸化办公的优点(一)有效地提高了工作效率提高效率、信息交流和协同增效是大多数单位无纸化工作的主要出发点。通过无纸化办公,会议2012023 年第 2 期实践纵横BEST PRACTICE记录摘要、工作报告、通知通告等可以通过系统处理,向特定对象发送,大大节省了人力和物力资
6、源。同时,使用计算机保存文件在更合适的地点,在文件的查找方面更加省时省力,大大提高了工作效率。(二)实现绿色环保,节约资源无纸化办公除了能让所有人省时省力,极大提高工作效率之外,绿色环保也是各单位积极采用网络办公系统的一个重要原因。利用互联网进行办公,单位的纸质文件使用会大量减少。从单位层面说,节约了纸张也就是节约了钱;从国家大局说,节约纸张就是减少了对森林的砍伐,提高了保护森林、保护环境的效力。除此之外,与纸张配套使用的东西也会减少使用,如减少印刷、笔墨、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。三、无纸化办公的误区(一)推行无纸化办公不等于取消纸张使用无纸化办公对于提高效率和节约资源的重要性不容置
7、疑。然而,正如电脑、电视和电台的出现不能完全取代报纸和杂志的作用一样,电子文件的完全扩散,直至完全占领市场还是很困难。因此,电子文件完全取代纸质文件为时尚早,提倡无纸办公也不会取消纸张的使用。(二)推行无纸办公不等于不注重文档格式在推行无纸办公时,应更加注重在无纸工作的背景下的通信管理思维和程序,正确使用电子文档制作技术,提高办公能力和行政能力,并防止出现通信不一致的现象。因此,单位可以编制标准统一的电子文件格式,同时考虑到国家正式文件格式中GB/T9702-1999 号标准,包括电子印章,并确定接收文件的时限,以显示通信的严肃性,使单位在外的形象良好,并使正式格式与档案管理标准保持一致。(三
8、)推行无纸办公不等于放松档案管理推行无纸化办公应更加注重电子文档的安全,并加强无纸办公的档案管理。例如,为防止文件泄漏或丢失,需要构建定期桌面备份系统、保密电子文件编码系统、用户信息的序列访问系统、定期电子文件报告系统,并将办公室电子文件纳入移交范围。要想让无纸化办公走得更远,必须杜绝一切泄露信息的可能性。(四)推行无纸化办公不等于淡化人际交流与电子文档相比,手写文本比电子邮件或软盘上的信息更大,因为在手写时,人往往会不自觉地注入情感,传统文本文件的传递也是人与人之间的沟通。因此,应当更加重视在无纸化办公环境下建立人与人之间的沟通环境。例如,通过办公室自动化系统建立电子交流平台等,建立人与人之
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