事业单位人事档案管理必要性及优化路径研究.pdf
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1、102丝路经济管理事业单位人事档案管理必要性及优化路径研究文/陆永玲摘要:人事档案的管理工作和事业单位的人力资源建设密切相关,是促进事业单位良好改革的关键,鉴于此,本文将针对事业单位中人事档案管理的重要意义展开分析,围绕人事档案管理对事业单位的作用以及当前人事档案管理存在的问题,提出优化管理工作的建议,以人事档案管理的优化进一步加强事业单位的改革力度。关键词:事业单位;人事档案;管理必要性伴随事业单位的改革工作持续推进,人事档案的管理工作也有待优化。为实现事业单位改革和人事档案管理的协同共进,需要结合事业单位的改革方向和改革目标,对人事档案的管理工作予以调整,解决传统人事档案管理中的常见问题,
2、加强人事档案与事业单位发展建设的衔接性,让人事档案管理在事业单位发展中发挥更多的助力作用。一、人事档案管理对事业单位运作的意义(一)个人层面从个人层面看,人事档案记录了员工在事业单位任职期间的职位变动情况、职称审查情况、薪酬情况等信息,是事业单位开展全年考核评定工作的主要依据,也是管理层了解单位职工的政治面貌、道德水平、工作能力、实际工作表现的主要渠道。传统的人事档案材料以纸质文件为主要信息媒介,档案管理人员依据在职人员的学历、社会关系、德能勤绩廉等方面的信息在原始纸质文档上做材料分类和整理。传统管理方式的弊端在于其信息查阅和调整的不便捷性,当人员因为岗位调整而发生职位变动时,所涉及的工作经历
3、、工作表现、个人工作成果等内容均需要进行调整,加之纸质材料的可更改性较弱,工作人员无法直接对原始纸质文档进行调整,只能重新制作档案资料,这也加大了人事档案的管理工作量和管理成本。所以出于提高管理效率的目的,在个人层面上要推动相关材料的优化工作,实现档案信息的快速归类和查阅。(二)人力资源层面人事档案是个人在职经历和成长情况的材料记录,在进行人力资源调略时,可以根据档案提供的相关信息对调略工作加以细化,实现优质人才的甄别和集中,提升单位的人才质量,强化人力资源管理中的处理效力。在新时期,人力资源的重要性与日俱增,是支持事业单位改革落实和持续发展的主要资源,管理者也要以在职人员的个人档案信息为依据
4、,建立起科学合理的人事档案制度,提升管理能力。(三)发展层面人事档案管理是对事业单位和个人的权益保护,管理人员通过加强对档案的管理,可以提高在职人员个人信息的完整翔实,方便管理层审核职工的个人资质,掌握职工的工作履历,并将相应的人才安排到对应的岗位,实现人才的合理利用。由此可知,人事档案管理体系建设不单单能够助力事业单位的发展建设现代化、信息化发展,也是有效保障相关组织机构和个人维护合法权益的重要依据。由于人事档案管理自身的特殊性,怎样建设全面、科学、规范、高效的人事档案管理体系,确保其能够符合智慧档案管理和事业单位发展的要求,这是摆在我们面前的一个重要课题二、人事档案管理的问题(一)对于工作
5、的重要性缺乏正确认识首先,从档案管理工作现状来看,事业单位领导对其重要性缺乏正确认识。因此这项工作没有得到应有的重视,导致工作开展在被动状态下进行收集、整理以及保管,甚至整个管理流程流于形式,也就难以发挥档案资料的价值。其次,因为不够重视,相关制103SI LU JINGJI GUAN LI度不够健全,没有制度保障与支持,档案管理工作可谓寸步难行,而专业性与规范性也不足,也就难以满足事业单位发展的实际需求。(二)数据信息收储效率有待提升事业单位的职工主要包括事业编人员、编外聘用人员、退休在编人员、退休死亡人员、离职人员等,各类档案复杂烦琐。其中,聘用人员以及在编人员属于人事档案信息收储的重点领
6、域,这类人才通常会涉及调动、晋升、评职称、进修、表彰、离职等事务,所以,信息变化比较频繁。但是从人事档案管理情况来看,由于数据形成收储效率降低,部分关键信息未能及时完善与更新。例如,当有职工离职、调动时,由于信息更新不及时,就可能造成衔接不顺畅等问题,这样就会影响到人才的职业发展。(三)安全防护不足尽管管理人员自身操作不当会引发档案安全问题,但引发档案安全隐患的主要原因在于系统本身的漏洞。系统是通过工程师进行设计开发,事业单位由于缺乏人才队伍,资源库一般是由第三方公司设计和维护,如果中断与第三方的合作,事业单位自身很难对数字档案进行维护。如部分事业单位的档案库就一直沿用旧版本,档案库的架构十分
7、落后,也让事业单位的数字档案在信息服务能力、安全等级方面存在巨大的局限性,其在新时代下必然会暴露出一定的漏洞与缺陷。与此同时,在大数据技术的加持下,黑客攻击、木马病毒的危害进一步增大,倘若不能及时针对漏洞进行修复,则极为容易导致计算机系统遭受破坏。三、人事档案管理的优化策略(一)加快档案信息资源整合人事档案管理体系建设工作关系到社会中不同人事档案管理的形成主体,同时也包含了档案材料的采集标准、整合方式、归属流向、管理机制等复杂问题,所以应当做好人事档案管理的前端控制、全程监督以及深度挖掘,在这一前提下进一步优化档案信息,真正做到增加人事档案管理存量和优化人事档案管理结构协同推进,确保人事档案管
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