基于SWOT分析法的区域性国家重点档案保护中心优化建设策略.pdf
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1、档案学基础理论ARCHIVES BASIC THEORY-25-基于 S WOT分析法的区域性国家重点档案保护中心优化建设策略*锅艳玲 于超越(河北大学管理学院 保定 071002)摘 要:区域性国家重点档案保护中心建设为濒危档案妥善保护、受损档案及时修复、特色档案持续传承提供有效保障,已经成为国家部署档案事业中的重点内容。为深化区域性国家重点档案保护中心建设质量,在其发展现状的基础上,通过 SWOT 分析法对区域性国家重点档案保护中心建设的优势、劣势、机会和威胁进行分析,并提出了多元主体协同联动、立足馆际资源禀赋、搭建服务平台、聚焦内容运营等优化策略,以期为区域性国家重点档案保护中心提质增效
2、提供参考和借鉴。关键词:区域性档案保护中心;国家重点档案;档案保护中图分类号:G270 文献标识码:A 文献编码:1005-9652(2023)01-0025-007 国家重点档案是指由各级国家档案馆保存,在中国各个历史时期形成,在政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面具有研究和利用价值,国家需要永久保存的珍贵档案1。区域性国家重点档案保护中心(以下简称为“保护中心”)是开展国家重点档案抢救保护、组织档案保护技术研究、聚集和培养优秀档案保护技术人才的重要基地2,保护中心优化建设作为一项长期、复杂、系统性的工程,这既是贯彻落实“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划任务,又是继续
3、推进“十四五”全国档案事业发展规划的重要举措。1 区域性国家重点档案保护中心优化建设的意义自 2018 年以来,辽宁省档案馆、广东省档案馆、北京市档案馆、浙江省档案馆、云南省档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆分别承担保护中心建设任务,截止到2022年底,各保护中心部通过了国家验收,正在筹备和落实有关“十四五”全国档案事业发展规划的具体要求。为深入了解保护中心建设的情况,现对 6 家保护中心以网络调查和访谈的方式持续跟踪与调研,截至 2023 年 3 月可公开的主要成果与工作进展汇总如表 1 所示,主要包括:制定了相关制度和设立技术专家委员会;修复大量受损档案与濒危档案;档案保护所需的基础设施与技术
4、设备日趋完善;档案保护理论与实践取得了一定研究成果等。通过保护中心不断优化建设有助于实现以下几点意义:首先,发挥首批中心示范作用以夯实档案保护基础。2018 年以来 6 家档案馆承担保护中心建设任务,通过初步探索为档案保护实践积累了一定的理论基础,为后续保护中心提供了技术研究成果、制度保障、区域合作方式、专业人才配备等方面经验,营造档案保护的良好环境,最终实现国家重点档案的有效保*【基金项目】2020 年国家社会科学基金项目“国家非物质文化遗产数字档案资源协同整合机制研究”(项目批准号:20BTQ099)的研究成果之一。【作者简介】锅艳玲(1977-),女,博士,教授,河北大学管理学院,研究方
5、向为档案学基础理论;于超越(1999-),女,硕士研究生,河北大学管理学院,研究方向为档案学基础理论。2023 年第 1 期 总第 267 期-26-SHANXI ARCHIVES护与传承。其次,推动国家重点档案抢救以构建完整的社会记忆。国家重点档案往往蕴藏着丰富的民族历史、城市风貌、文化艺术等内涵,是构建社会记忆中不可或缺的资源。保护中心以保护档案为使命,大量历史悠久的国家重点档案由于种种因素将成为或已成为濒危档案,保护中心将抢救和修复档案视为首要任务,在一定程度上推动社会记忆更加完整,让社会记忆连接过去、现在与未来。最后,提高人才科研能力以创新档案保护工作方案。档案保护工作涉及化学、生物等
6、领域,保护中心建设助推档案保护人才继续学习、提升科研能力。通过汲取各领域保护的要素与技术,有助于推动修复以特殊载体形式存在的国家重点档案,探索档案保护领域实践性突破,为档案保护工作提供创新性方案。表 1 我国区域性国家重点档案保护中心的主要成果与工作进程区域性国家重点档案保护中心 主要成果与工作进程华东地区(浙江档案馆)修复了 20 多万页民国档案;开展档案脱酸和消毒,其中去酸 4-5 万页;与浙江省 101 家档案馆每年有针对性地跟班培训;制定区域性国家重点档案保护中心(华东)建设联席会议制度并设立“区域性国家重点档案保护中心(华东)技术专家委员会”3;对纸质档案修裱、纸质档案等离子去酸、档
7、案缩微(COM、CIM)、档案仿真复制等技术开展学习4;与苏州大学开展合作,共同研究华东地区档案馆档案保护情况等项目课题。东北地区(辽宁省档案馆)依托新馆场地和社会资源建立保护中心5,红色档案数字化扫描 200 余万画幅、文件级编目 24 万余条,并对红色档案等破损资源开展修复工作,修裱破损档案 10 余万页,转换缩微胶片 150 余万画幅6;围绕档案修复保护工作内容,与辽宁广播电视台合作拍摄档案馆里的妙手神医专题片;申请去酸技术对不同历史时期酸化档案测试与应用研究研究课题,并向国家档案局报送未来三年工作要点、未来五年工作规划和20222024 年项目申报书7。华北地区(北京市档案馆)开展档案
8、保护技术培训班:对“档案砖”特性、轻度“档案砖”揭粘、破损档案修复、簿册纸捻毛装订等方法和流程进行现场演示和实践操作8,以线上与线下结合方式开展照片档案数字修复技术培训;举办影像保护培训;修复国家重点纸质档案 10 万页、脱酸 10 万页,照片数字修复 1600 余张,仿真复制档案 2800 件,录像档案数字化 1300 小时,并建立档案保护技术专家委员会等9。华南地区(广东省档案馆)参与援川档案管理工作,其中文书档案 2544 件、数码照片 4000 余张、录像81 件、实物档案 52 件10;完善档案数字化、修复、理化生实验室、脱酸等保护技术设备。西南地区(云南省档案馆)开展了少数民族实物
9、档案 3D 扫描,开展声像档案和照片档案数字化,档案脱酸、揭粘、检测、纸浆补洞等相关保护与抢救技术试验11;对区域内红色档案资源进行档案保护,对罗平县钟山乡老革命区红色档案抢救与保护工作开展技术指导12;开展与纸张祛湿、字迹退化相关项目课题研究。西北地区(新疆维吾尔自治区档案馆)在乌鲁木齐市举办西北地区档案保护技术培训班,对文书档案修复、档案仿真技术进行指导与教学;加强红色档案资源抢救、修复和数字化工作,推进国家重点档案保护与开发项目抗日战争档案汇编(新疆卷)的史料整理与编辑工作13。档案学基础理论ARCHIVES BASIC THEORY-27-2 区域性国家重点档案保护中心建设 S WOT
10、分析2.1 优势(S t r e n g t h s)2.1.1 依托省级档案馆易营造良好保护环境目前成立的 6 家保护中心都依托各省档案馆开展档案抢救与保护工作,充分发挥省级档案馆作为档案安全基地的绝对优势。一方面,6 家省级档案馆建馆历史悠久,档案抢救与修复的基础设施和档案安全技术较完善,形成了一系列纸质和电子档案保护研究成果,为国家重点档案保护营造了良好环境,例如,云南省档案馆项目课题云南档案安全问题研究中档案修复依附省级与州市级档案修复区域中心,这些组织为保护中心提供后备力量14;另一方面,省级档案馆人员对馆藏内的国家重点档案有着全面、深入地了解,同时也具备保护与修复其他不同载体的能力
11、,为保护中心边筹边建、边建边用提供了条件。2.1.2 区域间积极合作易拓展交流共享渠道随着互联网的快速发展与新媒体的广泛应用,“区域合作”、“协同治理”等成为集聚资源的重要途径。一方面,由于各区域经济水平有差异,对重点档案的保护水平不同,通过中心辐射四周,积极拓展交流渠道,从而带动保护工作发展。华东地区保护中心已经联合 101 家浙江省区域内档案馆开展跟班培训,华北和西北地区保护中心也开展了相关档案培训活动。另一方面,通过技术、文化、观念等碰撞,区域之间能够建立密切的联系,形成多种交流与合作渠道,对档案保护理论与实践、知识与技术、人员培训等方面进行探讨与合作。“一网通办”平台建设就是档案区域合
12、作成功的典范,以档案跨区域协同服务的机制构建和平台建设为抓手,更好地融入和服务国家区域协调发展战略15。福建省域档案保护中心建设已经提上日程,日后能够与华东地区等保护中心形成合作关系,实现真正的互联互通。2.2 劣势(We a k n e s s e s)2.2.1 建设理念与专门制度待完善建设理念是保护中心管理与运转的关键,制度是保护中心工作开展的保障。国家档案局印发的区域性国家重点档案保护中心建设与管理办法从宏观上规范与管理中心的建设、维护和运行,提出保护档案实践工作、保护理论研究等重要任务16,承担中心任务的档案馆既要执行宏观政策,也要找准自身建设理念,积极制定适合的中观和微观工作规章与
13、制度,推进档案保护工作优质化,如华东地区保护中心据此制定了技术规范、库存管理、设备管理、人员管理等方面 20 项标准,但有的保护中心目前仅有一些内部工作制度,缺少明确的标准规范和理念指导。2.2.2 专业人才队伍建设亟需加强专业人才是中心指挥调度、保护馆藏档案的中坚力量,人员结构是否合理是保护好国家重点档案的关键因素。根据调研了解到各馆一般没有为保护中心单独配备人员,而是采用档案馆人员兼任的模式,像华东地区保护中心成立 11 个建设小组,下设 20 个业务组开展管理,其中技术保护处人员兼任中心档案保护技术研究工作。档案人员短缺成为保护中心采取人员兼任模式的重要原因之一,每年由高校培养的档案保护
14、专业的大学毕业生不足 100 名,毕业后真正从事档案保护工作的大概只占到总数的 10%17,所以档案保护技术专业人才短缺已经成为制约保护中心优化建设的瓶颈。2.3 机会(Op p o r t u n i t i e s)2.3.1 国家政策与地方政策共同驱动保护中心的成立是重视国家重点档案、发挥国家与社会力量的重要举措。国家档案局从统筹规划、项目管理、专项资金方面对保护中心开展探索建设,为保护中心提供充分的政策保障。近年来颁布的相关国家政策汇总如表 2 所示。与此同时,各级档案馆和保护中心根据国家政策的出台开始进行积极响应,例如浙江档案馆 2022 年工作要点规划完成国家档案局科技项目区域性国
15、家重点档案保护中心整体智治研究和“十四五”区域保护中心发展规划研究等18;北京市“十四五”时期档案事业发展规划计划修复纸质破损档案达到 2 万页,并推动保护中心挂牌运营和规范化建设19。2023 年第 1 期 总第 267 期-28-SHANXI ARCHIVES表 2 区域性国家重点档案保护中心相关国家政策颁布时间相关国家政策2015 年 12 月“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划中基本原则、实施步骤与阶段成果2016 年 5 月国家重点档案保护与开发项目管理办法 第二条、第十二条第四款、第十四条第四款、第十八条第三款。2017 年 5 月国家重点档案专项资金管理办法第二章第六
16、条第三款、第十条、第十一条2017 年 7 月国家重点档案保护与开发项目管理细则(试行)第二条、第十五条、十六条、二十九条2017 年 10 月区域性国家重点档案保护中心建设与管理办法中主要建设原则、主要任务、职责、运行管理等2021 年 6 月“十四五”全国档案事业发展规划专栏 3 国家重点档案保护与开发工程2.3.2 社会力量和公众需求愈发多元化国家重点档案是我国“五位一体”建设的重要资源,是社会历史记忆的重要载体。国家重点档案保护不仅是保护中心档案人员的责任,更是整个社会共同的使命,一方面,社会力量注入保护中心建设是必不可缺的。企业、高校、社会团体组织掌握着档案保护技术与研究成果,公众参
17、与已渗透到档案事业各个方面,通过社会各界积极参与,保护中心也成为社会力量共同建设与维护的对象。另一方面,保护中心建设的目的是实现国家重点档案永久保存并服务于社会公众,社会公众需求既包括科研人员从事学术研究、学生探索知识等需求,也包含普通公众的信息检索需求,因此公众多元化需求助推与倒逼保护中心建设。2.4 威胁(T h r e a t s)2.4.1 濒危档案的预防与抢救工作不足国家重点档案数目大、种类繁多,但目前还尚未全面普查档案数量,尤其是年代久远的档案出现不同程度的老化与损坏,对于濒危档案数量、濒危程度也并未全面统计,因此给保护中心建设带来了极大挑战和威胁,无法根据具体数据进行总体部署。一
18、方面,由于对国家重点档案缺乏预防性保护工作,保护意识较差,所以产生众多濒危档案给保护中心修复工作带来了困难,例如我国民国时期 1000 多卷档案酸化现象严重,且发黄变脆,个别档案已经碎成纸渣20。另一方面,对濒危档案和需预防的档案没有形成良好的保护机制,档案预防速度赶不上濒危速度,导致濒危档案增加,未得到及时抢救的档案最终消失。2.4.2 发展基础不均衡和气候条件各异保护中心优化建设与长期运行离不开经济支撑,与各区域经济发展水平密切相关,影响其管理组织、管理制度、工作成果等方方面面。另外,我国地区气候变化多样,地形复杂,6 家保护中心分布在我国不同的地理位置上,例如云南省降水在季节上和地域上的
19、分配极不均匀;新疆分为南疆和北疆,南疆昼夜温差较大,北疆降水较多,针对各区域气候等条件存在差异给档案保护工作带来极大挑战。3 区域性国家重点档案保护中心优化建设的策略3.1 优势机会(S O)策略 3.1.1 多元主体协同联动创新档案保护新模式保护中心对于档案保护工作不应是闭环的,应建立跨机构合作机制,在资源共享、技术交流、业务开展等方面实现全方位合作21,因此为保护中心构建“1+N”新发展模式。所谓“1”是指保护中心依档案学基础理论ARCHIVES BASIC THEORY-29-托的档案馆本身,“N”是指与保护中心关联的组织、机构、个人等主体,只有“1+N”才能达到档案保护最佳效果。首先,
20、档案馆应发挥统筹优势,将本区域内不同级别、不同层次的档案馆进行统一部署,建立密切联系,让区域内档案馆为保护中心建设贡献自身力量。其次,与图书馆、博物馆等文化机构进行档案保护领域的交流与合作。目前保护中心与图、博机构的合作匮乏,图档博领域可共同探讨文献保护课题,研究载体长久保存等问题,使前沿的科研成果在保护中心快速传播。最后,与企业开展密切合作。企业具有强大的科研实力,与保护中心合作既是利益驱动,又是国家政策促成,企业不仅是研发档案保护设备与工具的提供者,也是档案保护技术的开发者,共同承担保护档案的使命,实现“价值共创”。3.1.2 立足馆际资源禀赋为技术研究保驾护航所谓立足资源禀赋就是物尽其用
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- 基于 SWOT 分析 区域性 国家重点 档案 保护 中心 优化 建设 策略
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