2023年数据管理中的文件档案与内容管理白皮书.pdf
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1、 目目 录录 1 背景.1 2 文件、档案与内容管理的相关概念.2 2.1 文件、档案与文档.2 2.2 内容、数据与知识.2 2.3 文档管理与内容管理.3 2.4 文档生命周期与数据生命周期.4 3 数据管理框架下的文件档案与内容管理.4 4 文档与内容管理价值与效用.6 4.1 安全合规.6 4.2 提效降本.6 4.3 业务连续.7 4.4 决策支持.7 4.5 洞察创新.7 4.6 权益保障.7 4.7 资产增值.8 4.8 记忆(历史)留存.8 5 内容管理软件的应用及类型.8 5.1 应用架构视角下的内容管理软件应用.8 5.1.1 企业内容管理系统.9 5.1.2 内容协作系统
2、.10 5.1.3 网页内容管理系统.10 5.1.4 文档管理系统.10 5.1.5 影像管理系统.11 5.1.6 质量体系文件管理系统.11 5.1.7 知识管理系统.11 5.1.8 合同管理系统.12 5.2 不同行业领域中的内容管理应用类型.12 5.2.1 制造行业内容管理应用.13 5.2.2 制药行业内容管理应用.13 5.2.3 军工行业内容管理应用.14 5.2.4 金融行业内容管理应用.15 5.2.5 新能源行业内容管理应用.16 5.2.6 核电行业内容管理应用.16 5.2.7 工程设计行业内容管理应用.17 6 内容管理系统与文件档案管理系统的发展.17 6.1
3、 内容管理系统的发展过程.17 6.2 内容管理系统的发展阶段.18 6.3 文件档案管理系统的发展.20 7 文件档案与内容管理的应用问题.20 7.1 IT 视角下的应用问题.20 7.1.1 业务系统核心文件“烟囱割裂”.20 7.1.2 离散过程文件难以统一存储.21 7.1.3 海量数据带来存储扩展和安全问题.21 7.1.4 多分支机构对部署架构挑战.21 7.2 业务视角下的应用问题.21 7.2.1 用户很难发现想要的文件档案.22 7.2.2 业务文件不能及时、完整归档.22 7.2.3 文件档案未形成体系化知识.22 7.2.4 文件档案与业务融合不足.22 7.2.5 管
4、理人员综合能力依然欠缺.22 7.3 数据视角下的文档档案应用问题.23 7.3.1 文件档案核心数字资产地位未被认可.23 7.3.2 非结构化数据管理战略规划缺失.23 7.3.3 内容数据化能力不足.23 7.3.4 文件档案数据价值释放不够.24 8 数据管理中的文件档案管理框架.24 8.1 价值实现层.25 8.2 文档治理层.25 8.3 管理活动层.26 8.4 技术实现层.28 9 数据管理中文件档案与内容管理的发展趋势.28 9.1 结构化数据和非结构化数据融合发展.28 9.2 文档管理和内容管理融合发展.29 9.3 文档管理和数字化业务融合发展.30 9.4 文档管理
5、与内容模型的融合发展.31 9.5 文档管理基础建设和智能开发融合发展.32 1 1 背景背景 自 2017 年党的十九大报告中明确提出“数字中国”这一概念之后,数据作为第五大生产要素,逐渐得到了社会广泛的认可与重视。为了进一步规范数字中国建设,中国中央、国务院于 2023 年 2 月印发数字中国建设整体布局规划(以下简称规划),为构建数字中国提供了顶层设计与整体谋划。依据规划,“数字中国”的建设需要夯实数字基础设施与数据资源体系“两大基础”,数据管理对于机构的重要性愈发凸显。同时,“东数西算”国家战略体系正在全面铺开,为了构建全国一体化大数据中心体系,需要布局包括宁夏、甘肃、贵州、成渝、内蒙
6、古、京津冀、长三角与粤港澳大湾区枢纽等算力网络枢纽,辅以各地数据中心集群,最终实现东西部网络直连,对全国的数据输送与计算进行一体化调度,从而充分发挥数据要素在数字中国构建中的重要作用,赋能数据要素高效流通。然而,根据国内外多个研究机构的调查,大多数机构中非结构化数据占全部数据的 80%以上。数字环境下,大多机构的文件档案管理依赖基于非结构化数据(即本白皮书所称内容)的解决方案,文件档案与内容有着异常紧密的关系。如果说数据是一座煤矿,谁能掌握这座煤矿,谁就能为机构发展提供动能,那么文件档案与内容数据就是潜藏在煤矿深处的钻石,谁能够率先发现这些钻石,谁就能先人一步洞察和刻画机构内外的种种变化,进一
7、步将数据的价值和潜能释放出来。国际数据管理协会在其标志性出版物数据管理知识体系指南(DAMA-DMBOK2)(第二版)中将文件档案与内容管理放在了数据管理框架中显著的位置,凸显了文件档案与内容管理对于数据管理的重要性。然而,现阶段我国大多数机构管理者和相关人员对文件档案与内容管理的认识尚有不足,文件档案与内容管理在实践中并没有受到应有的重视。文件档案与内容管理的管理范式与一般的数据管理相比也存在较大差异,相关方法和技术工具尚不丰富。面对现状与问题,编写组特别编制了数据管理中的文件档案与内容管理白皮书,为行业从业人员、用户及潜在用户和社会相关人员提供文件档案与内容管理涉及的基本概念、效用价值、主
8、要技术、系统功能等通识性知识,以期加强文件档案管理领域和技术领域的对话和合作,推动文件档案管理事业与内容管理行业的共同发展,2 此次更新(2023 版)更是追随当下的非结构化数据管理发展脚步,与时俱进,为读者提供最新的行业实践与发展趋势。本白皮书的编制主要参考了中华人民共和国档案法(2020)、ISO 15489-1:2016信息与文献 文件管理-第 1 部分:概念与原则、GB/T 18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范、GB/T 36073-2018 数据管理能力成熟度评估模型、数据管理知识体系指南(DAMA-DMBOK2)(第二版)等法律法规、标准规范和文献材料。2 文件、档案
9、与内容管理的相关概念文件、档案与内容管理的相关概念 2.1 文件、档案与文档文件、档案与文档 从文件档案管理视角来看,文件(records)是指机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息,可简称为“业务凭证”。1档案(records/archives)是指形成文件的业务活动结束之后仍然具有保存价值的文件。文档是文件和档案的合称。从计算机技术视角来看,文件(file)是作为一个单元存储或处理的命名的记录集。2文档(document)主要是指非结构化数据。除非特别说明,本白皮书使用的文件、档案、文档概念均来自文件档案管理领域。2.2 内容、数据与知
10、识内容、数据与知识 从信息的角度来看,内容是指以任何形式或载体存在的有含义和背景的信息。在计算机技术领域,内容(content)一般指非结构化数据,是非结构化数据厂商提出的特定概念。在本白皮书中,数据与数字数据同义,是指以数字形式存在的信息记录。按照数据单元被定义的程度,数据一般包括结构化数据、非结构化数据以及介于两者之中的半结构化数据。其中,结构化数据是指存储在数据库里,1 中华人民共和国国家标准 GB/T 26162.1-2010/ISO 15489-1:2001 信息与文献 文件管理 第 1 部分:通则S 2 中华人民共和国国家标准 GB/T 5271.1-2000/ISO/IEC 23
11、82-1:1993 信息技术 词汇 第 1 部分:基本术语S 3 可以用二维表结构来逻辑表达实现的数据。非结构化数据是指未通过数据模型预先定义的数据。3 而知识是人们通过实践对客观事物及其运动过程和规律的认识,即被人们理解和认识并经头脑重新组织和系列化的信息,是经验、技能的总结,是组织发展竞争力的基础。在反复实践和认识的过程中,人脑通过对相关概念的判断、组合和推理,形成对事物本质的认识,构成头脑中的知识,可称为主观知识,或者称为隐性知识;如果经过各种载体记录下来,则成为客观知识,也可以被称为显性知识。2.3 文档管理与内容管理文档管理与内容管理 文档管理是一项专业工作,指对文件从生成、处理、流
12、转、归档、移交、鉴定、保存到利用、处置等全生命周期进行管控的领域。手工环境下文件形成过程中的管理和档案管理相对独立,数字环境下文档一体化是文件档案管理的基本要求。内容管理是一个 IT 产品分支,支持对非结构化数据进行采集、处理、组织、存储、查询和共享,实现从内容采集、创建、传递到内容分析等整个内容价值链的整合。从概念来看,文件档案既可能是结构化数据,也可能是非结构化数据。但是在实践中,文件档案管理系统通常采用非结构化数据管理方案,以结构化数据存在的文件或者在归档环节被转化为非结构化数据(比如版式电子发票),以便固化其内容、背景与结构并进行长期保存;或者以数据文件的方式保存在文档系统中,该数据文
13、件可能是多个业务记录的集合体。虽然内容管理方案是非结构化数据的管理方案,但对内容的管理,需要借助于描述内容的结构化数据(元数据)展开;对内容的分析、挖掘与开发,则需要将非结构化数据转化为结构化数据,这是电子文件数据化的重要任务。结构化数据和非结构化数据,存在互相转化、互相支持、相互协同的关系。3 DAMA 国际著,DAMA 中国分会翻译组 译.DAMA 数据管理知识体系指南M.北京:机械工业出版社,2020:229 4 2.4 文档生命周期与数据生命周期文档生命周期与数据生命周期 生命周期是看待和管理文档、内容和数据的重要视角,它倡导将文档、内容和数据看成一个有始有终、不断发展变化的对象,并根
14、据其不同阶段的特点实施区别化的管理。其中,文档生命周期是指文件从产生到最终销毁或作为档案永久保存的整个运动过程。从文档价值来看,文档生命周期包括现行文件、半现行文件和非现行文件等不同阶段;从管理环节来看,文档生命周期主要包括生成、鉴定、归档、分类、存储、利用、分析、保存和处置等环节。根据 DAMA 的界定,数据生命周期包括计划、设计、创建/接收、存储或处置、利用或复用、增值等环节,一方面,该定义将生命周期提前到数据实际产生之前的规划设计阶段,这与1997 年国际档案理事会把电子文件划分为设计/概念阶段、形成阶段和维护阶段异曲同工。另一方面,该定义更为强调数据的增值利用,这提醒文档管理工作人员也
15、要重视文档的复用和增值。3 数据管理框架下的文件档案与内容管理数据管理框架下的文件档案与内容管理 随着文件档案和内容的数据属性逐渐明确,价值逐渐得到认可,文件档案与内容管理已经成为数据管理的重要组成部分。在 DAMA 的数据管理功能框架中,文件档案与内容管理被认为是数据生命周期管理中数据“使用与增强”阶段的组成部分,如图 1 所示,在文字描述部分,综合了非结构化数据和文件档案专业管理的内容。在数据管理的框架下,文件档案与内容管理已经成为机构数字治理和数据资产化的关键环节,是在数据流转过程中数据价值洞察和挖掘的基础性工作。5 图 1 DAMA 数据管理功能框架 尽管 DAMA 将文件档案与内容管
16、理放到了一个比较高的位置,但是其提出的数据管理功能框架对于文件档案与内容管理的描述层次比较单薄,对文件档案与内容管理的价值认知有限。DAMA 的数据管理功能框架将文件档案与内容管理描述为数据生命周期管理中一个特定阶段,即在数据管理中的某个阶段,数据管理会表现为文件档案与内容管理。但是,文件档案与内容有着更丰富的内涵,从横向来看,文件档案与内容管理同样存在其生命周期。文件档案与内容的管理过程与其生命周期相对应,包括文件档案与内容数据的产生、捕获、分类索引、访问控制、存储、利用和重用、长期保存以及处置等。文件档案与内容管理并非是数据管理的一个特定阶段,而是贯穿于整个数据生命周期。从纵向来看,对于文
17、件档案和内容的管理也需要着眼数据治理开展规划与监管,并提供元数据管理、风险管理等基础数据管理活动的支撑。本白皮书认为:文件档案与内容管理并不只是数据管理的一个独立分支,而是渗透和融入数据管理的所有方面。文件档案管理工作因内容管理方案的应用而延展,内容管理方案也因文件档案管理的应用而专业。6 4 文档与内容文档与内容管理价值与效用管理价值与效用 图 2 文件档案与内容管理的价值 4.1 安全合规安全合规 文件档案与内容管理有利于帮助机构规避法律文件档案与内容管理有利于帮助机构规避法律风险风险。有效的文件档案与内容管理能够保障机构依法维护机构业务记录的真实性和可靠性,保障证据性记录的长期保管,避免
18、重要记录因管理不善而遗失、泄露或被篡改所带来法律风险,保障机构的合法利益。4.2 提效降本提效降本 文件档案与内容管理有利于帮助机构优化业务流程,促进机构高效透明运文件档案与内容管理有利于帮助机构优化业务流程,促进机构高效透明运转,提高机构运行效率转,提高机构运行效率。相对于结构化数据,文件档案与内容等非结构化数据更7 加细致地刻画了业务流程中的事物运行情况,是对业务流程清晰的逻辑映射。有效的文件档案与内容管理,能够帮助管理者更好地洞察机构业务情况,从而提高机构运行效率,实现机构高效透明运转。4.3 业务连续业务连续 文件档案与内容管理有利于帮助机构应对突发事件,迅速恢复异常业务,强文件档案与
19、内容管理有利于帮助机构应对突发事件,迅速恢复异常业务,强化机构业务连续性化机构业务连续性。文件档案与内容管理能够将机构运转的重要业务规则和事件予以留存和保管,当机构面对包括自然灾害、业务事故等突发事件而导致业务中断时,有效的文件档案与内容管理能够将数据取出以还原业务,从而帮助机构迅速恢复异常业务,降低突发事件所带来的经济损失。4.4 决策支持决策支持 文件档案与内容管理有利于促进信息资源共享整合,提升机构决策水平文件档案与内容管理有利于促进信息资源共享整合,提升机构决策水平。文件档案与内容管理强调数据的资源性和业务性,有效的文件档案与内容管理能够帮助机构实现跨部门的信息资源共享和整合,减少部门
20、之间因系统互操作差异等因素所带来的信息壁垒,实现对多源文件档案的内容挖掘与趋势分析,从而助力机构决策,提升机构的整体决策水平。4.5 洞察创新洞察创新 文件档案与内容管理有利于提升机构知识发现和创新能力,帮助机构洞察文件档案与内容管理有利于提升机构知识发现和创新能力,帮助机构洞察创新创新。有效的文件档案与内容管理能够实现对文件档案与内容的有效开发和利用,能够帮助机构充分挖掘和管理文件档案与内容中蕴涵的知识,从而提高机构的知识管理水平,提升机构的知识发现能力,实现机构创新发展。4.6 权益保障权益保障 8 文件档案与内容管理有利于帮助机构系统性留存合法凭证,保管客户法律文件档案与内容管理有利于帮
21、助机构系统性留存合法凭证,保管客户法律证据证据。文件档案与内容管理一方面能够留存机构自身的证据性记录,另一方面还可以帮助机构客户留存相关合法凭证,保管客户法律证据,在机构业务范围内为客户提供可靠的数据管理服务。有效的文件档案与内容管理能够一定程度上提升客户对机构的评价,有利于增强客户关系管理。4.7 资产增值资产增值 文件档案与内容管理有利于强化机构信息管控能力,实现机构的信息资产文件档案与内容管理有利于强化机构信息管控能力,实现机构的信息资产增值增值。大数据与人工智能时代,信息的资产性越来越被社会所认可。如今,数据被视为机构的无形资产,能够与实际业务场景深度融合,使得文件档案与内容更加贴近业
22、务流程,在信息流转过程中往往有多个经手人,容易造成信息资产的流失。有效的文件档案与内容管理能够有效避免相关数据泄露和遗失,强化机构对信息资产的整体管控能力,从而实现机构信息资产的保值与增值。4.8 记忆(历史)留存记忆(历史)留存 文件档案与内容管理有利于留存机构记忆,促进文化建设文件档案与内容管理有利于留存机构记忆,促进文化建设。从时间维度来看,短期来看,文件档案与内容是业务流程和事物的真实、可靠的记录,留存了机构的业务成果和过程记忆。长期来看,文件档案与内容是机构精神与文化的积淀,是机构文化记忆的载体,有助于促进机构文化的建设,丰厚机构的历史底蕴。5 内容管理软件的应用及类型内容管理软件的
23、应用及类型 5.1 应用架构应用架构视角下的内容管理软件应用视角下的内容管理软件应用 内容管理(Content Management,简称 CM)是一种以各种类型内容为主体,实现内容创建、编辑、共享流转、利用、保护、管理、业务融合、洞察分析、归档销毁的应用软件集合。内容管理涵盖了企业内容管理、文档管理系统、内容协作系统、网页内容管理、影像管理系统、数字资产管理、质量体系文件管理、知9 识管理系统、涉密电子文档管理、内容归档系统、内容安全保护和内容智能应用等软件和系统(如图 3 所示)。随着数据量的激增,机构业务也在跟随着社会环境变化和市场需求的扩张进一步精细化,针对不断丰富的实际应用场景,内容
24、管理软件也在随之变化,形成了当下百花齐放的管理软件应用发展态势。接下来针对部分典型应用系统与新兴的软件应用类型进行介绍。图 3 内容管理应用全景图 5.1.1 企业内容管理系统企业内容管理系统 企业内容管理(Enterprise Content Management,ECM)是一种战略、方法和工具,通常为平台型产品,通过内容获取、管理、存储、保护、利用等方式挖掘和释放组织流程相关的内容与文档的价值,最终促进机构数字化转型,提升运营效率,并获得业务洞察能力与长远竞争优势。ECM 已有二十多年的发展历史,在国内虽然起步较晚,但近年越来越受到各行各业的重视,在吸取国外发展经验的同时,结合本土需求,向
25、着更成熟、更智能、更实用的方向发展。ECM 的核心能力包括:各种形态内容的全生命周期管理;提供统一的非结构化数据平台;全方位的内容数据保护技术;基于内容服务平台与低代码平台,实现与业务的深度融合;用于知识创新和辅助决策的内容洞察能力等。10 5.1.2 内容协作系统内容协作系统 内容协作系统是由内容创作工具、协同编辑组件和分享功能等组成的围绕内容创作、生成、互动、传递和利用等环节的基础内容管理软件。内容创作工具包括 Office、网页超文本 Wiki、在线文档、在线流程图、思维导图、Office/CAD 创作集成组件等;协同编辑组件主要是对 Office 等文档实现基于版本控制的协同编辑或在线
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